結(jié)對(duì)幫扶檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范和加強(qiáng)結(jié)對(duì)幫扶工作，確保幫扶工作的精準(zhǔn)性、有效性和可持續(xù)性，全面記錄幫扶過(guò)程和成效，特制定本檔案制度。本制度旨在通過(guò)建立科學(xué)、完善的檔案管理體系，為幫扶工作提供有力的依據(jù)和支撐，推動(dòng)幫扶工作高質(zhì)量開(kāi)展，切實(shí)幫助困難群體解決實(shí)際問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展和進(jìn)步。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有參與結(jié)對(duì)幫扶工作的部門、團(tuán)隊(duì)及個(gè)人。涵蓋了與幫扶對(duì)象建立結(jié)對(duì)關(guān)系的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括幫扶計(jì)劃制定、幫扶措施實(shí)施、幫扶效果跟蹤等全過(guò)程所形成的各類文件、資料、記錄等均納入本檔案制度管理范疇。（三）基本原則1.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映幫扶工作的實(shí)際情況，確保所記錄的信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。所有幫扶活動(dòng)、措施及成效都應(yīng)基于客觀事實(shí)進(jìn)行記錄，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞相關(guān)信息。2.完整性原則全面收集和整理幫扶工作中產(chǎn)生的各類資料，涵蓋從幫扶對(duì)象確定、幫扶方案制定到幫扶過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)記錄、幫扶效果評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理和保管，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案的格式、內(nèi)容填寫(xiě)要求等應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，便于查閱和使用。4.保密性原則嚴(yán)格保護(hù)幫扶對(duì)象的個(gè)人隱私和敏感信息，對(duì)涉及幫扶對(duì)象隱私的資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。在檔案管理和使用過(guò)程中，遵循保密規(guī)定，確保幫扶對(duì)象的權(quán)益不受侵害。二、檔案內(nèi)容（一）幫扶對(duì)象基本信息檔案1.個(gè)人/家庭基本情況詳細(xì)記錄幫扶對(duì)象的姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系方式等基本信息。對(duì)于家庭幫扶對(duì)象，還需記錄家庭成員構(gòu)成、主要收入來(lái)源、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等情況。2.致貧原因分析深入剖析幫扶對(duì)象貧困的原因，包括因病、因殘、因?qū)W、缺技術(shù)、缺資金、自然條件惡劣等因素，并進(jìn)行詳細(xì)記錄。分析過(guò)程應(yīng)結(jié)合實(shí)際調(diào)查情況，確保原因準(zhǔn)確、全面。3.幫扶需求評(píng)估根據(jù)幫扶對(duì)象的實(shí)際情況和致貧原因，評(píng)估其在生活救助、就業(yè)創(chuàng)業(yè)、教育培訓(xùn)、醫(yī)療保障、住房改善等方面的具體需求。需求評(píng)估應(yīng)與幫扶對(duì)象充分溝通，確保需求真實(shí)反映其實(shí)際困難和期望。（二）幫扶計(jì)劃?rùn)n案1.幫扶目標(biāo)設(shè)定明確幫扶工作在一定時(shí)期內(nèi)要達(dá)到的具體目標(biāo)，如幫助幫扶對(duì)象實(shí)現(xiàn)脫貧、改善生活條件、提高收入水平、提升就業(yè)能力等。目標(biāo)設(shè)定應(yīng)具有可衡量性和可操作性，與幫扶對(duì)象的實(shí)際需求和公司/組織的幫扶能力相匹配。2.幫扶措施制定針對(duì)幫扶對(duì)象的需求和幫扶目標(biāo)，制定具體的幫扶措施。幫扶措施應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)效性，包括產(chǎn)業(yè)扶持、就業(yè)援助、教育培訓(xùn)、醫(yī)療救助、生活救助等方面。詳細(xì)說(shuō)明各項(xiàng)幫扶措施的具體內(nèi)容、實(shí)施方式、責(zé)任部門及責(zé)任人等。3.幫扶計(jì)劃實(shí)施時(shí)間表制定幫扶計(jì)劃的詳細(xì)實(shí)施時(shí)間表，明確各項(xiàng)幫扶措施的啟動(dòng)時(shí)間、階段性目標(biāo)和完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)。時(shí)間表應(yīng)合理安排，確保幫扶工作有序推進(jìn)，按時(shí)完成各項(xiàng)幫扶任務(wù)。（三）幫扶工作過(guò)程記錄檔案1.幫扶活動(dòng)記錄詳細(xì)記錄每次幫扶活動(dòng)的開(kāi)展情況，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容、幫扶對(duì)象反饋等信息?；顒?dòng)記錄應(yīng)真實(shí)、具體，能夠清晰反映幫扶活動(dòng)的實(shí)際過(guò)程和效果。2.幫扶措施執(zhí)行情況記錄跟蹤記錄各項(xiàng)幫扶措施的執(zhí)行情況，包括措施的落實(shí)進(jìn)度、遇到的問(wèn)題及解決辦法、對(duì)幫扶對(duì)象產(chǎn)生的影響等。對(duì)于未能按時(shí)完成或執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)偏差的幫扶措施，應(yīng)分析原因并記錄改進(jìn)措施。3.溝通協(xié)調(diào)記錄記錄幫扶過(guò)程中與幫扶對(duì)象、相關(guān)部門、社會(huì)組織等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)的情況，包括溝通時(shí)間、方式、內(nèi)容、參與人員等。溝通協(xié)調(diào)記錄有助于及時(shí)解決幫扶工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，加強(qiáng)各方之間的協(xié)作配合。（四）幫扶效果評(píng)估檔案1.定期評(píng)估記錄按照一定的時(shí)間周期（如每季度、每半年或每年）對(duì)幫扶效果進(jìn)行評(píng)估，記錄評(píng)估時(shí)間、評(píng)估方法、評(píng)估指標(biāo)、評(píng)估結(jié)果等信息。評(píng)估指標(biāo)應(yīng)涵蓋幫扶對(duì)象的生活狀況改善、收入增長(zhǎng)、就業(yè)情況、技能提升等方面，確保全面、客觀地評(píng)價(jià)幫扶工作成效。2.動(dòng)態(tài)調(diào)整記錄根據(jù)幫扶效果評(píng)估結(jié)果，及時(shí)對(duì)幫扶計(jì)劃和措施進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。記錄調(diào)整的原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整時(shí)間及調(diào)整后的實(shí)施情況等信息。動(dòng)態(tài)調(diào)整有助于確保幫扶工作始終圍繞幫扶對(duì)象的實(shí)際需求和變化情況，不斷優(yōu)化幫扶效果。3.幫扶對(duì)象滿意度調(diào)查記錄定期開(kāi)展幫扶對(duì)象滿意度調(diào)查，了解幫扶對(duì)象對(duì)幫扶工作的滿意度和意見(jiàn)建議。記錄調(diào)查時(shí)間、調(diào)查方式、調(diào)查對(duì)象、調(diào)查結(jié)果及對(duì)調(diào)查結(jié)果的分析處理情況等信息。幫扶對(duì)象滿意度調(diào)查是評(píng)估幫扶工作成效的重要參考，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并改進(jìn)工作。（五）資金與物資管理檔案1.幫扶資金管理檔案記錄幫扶資金的來(lái)源、數(shù)額、使用情況等信息。包括資金的撥付憑證、使用明細(xì)、審批手續(xù)、賬目記錄等。確保幫扶資金專款專用，嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和程序進(jìn)行使用，杜絕資金挪用、浪費(fèi)等現(xiàn)象。2.幫扶物資管理檔案對(duì)幫扶物資的采購(gòu)、發(fā)放、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。包括物資的種類、數(shù)量、采購(gòu)渠道、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、使用情況反饋等信息。物資管理檔案有助于加強(qiáng)對(duì)幫扶物資的監(jiān)管，確保物資及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放到幫扶對(duì)象手中，并發(fā)揮應(yīng)有的作用。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.責(zé)任分工明確各部門和個(gè)人在檔案收集工作中的職責(zé)。幫扶工作實(shí)施部門負(fù)責(zé)收集本部門在幫扶過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料和記錄；相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工，及時(shí)提供與幫扶工作相關(guān)的業(yè)務(wù)資料；檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案收集工作，對(duì)各部門提交的檔案進(jìn)行初步審核和整理。2.收集要求各部門和個(gè)人應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集相關(guān)檔案資料，并確保資料的完整性和真實(shí)性。對(duì)于重要的文件和記錄，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對(duì)于無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和填寫(xiě)要求進(jìn)行整理，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.定期收集建立定期檔案收集制度，規(guī)定每月或每季度進(jìn)行一次檔案集中收集。各部門和個(gè)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料提交至檔案管理部門。檔案管理部門在收到檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和編號(hào)，確保檔案資料的有序管理。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和用途，制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。幫扶對(duì)象基本信息檔案、幫扶計(jì)劃?rùn)n案、幫扶工作過(guò)程記錄檔案、幫扶效果評(píng)估檔案、資金與物資管理檔案等分別作為一級(jí)分類；在一級(jí)分類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類和細(xì)化。例如，幫扶工作過(guò)程記錄檔案可進(jìn)一步細(xì)分為幫扶活動(dòng)記錄、幫扶措施執(zhí)行情況記錄、溝通協(xié)調(diào)記錄等二級(jí)類目。2.編號(hào)規(guī)則為便于檔案的查找和管理，制定檔案編號(hào)規(guī)則。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映檔案的類別、年度、順序等信息。例如，以“BF”代表幫扶檔案，后面依次加上年份、類別代碼、順序號(hào)。如“BF202301001”表示2023年幫扶對(duì)象基本信息檔案中的第1份檔案。3.裝訂與編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案資料牢固、整齊。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p壞檔案的裝訂材料。同時(shí)，按照檔案編號(hào)順序編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。（三）檔案保管1.保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備。根據(jù)檔案的類別和保管期限，合理安排檔案存放位置，便于查找和管理。2.保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。幫扶對(duì)象基本信息檔案、幫扶計(jì)劃?rùn)n案、幫扶工作過(guò)程記錄檔案等長(zhǎng)期保管；幫扶效果評(píng)估檔案、資金與物資管理檔案等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于5年。對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。3.定期檢查建立檔案定期檢查制度，檔案管理部門定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。同時(shí)，做好檢查記錄，以備查閱。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限明確不同人員對(duì)檔案的查閱權(quán)限。公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。涉及幫扶對(duì)象隱私或重要敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，需提交正式申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。2.查閱登記建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。查閱過(guò)程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取等操作。3.借閱管理嚴(yán)格控制檔案的借閱，確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，并按時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還和檢查，確保檔案按時(shí)歸還和安全保管。四、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的幫扶檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便工作人員查閱和使用檔案資料，加強(qiáng)對(duì)幫扶工作的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)分析，為幫扶決策提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。在錄入過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的電子檔案記錄。同時(shí)，定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案資料，刪除已超過(guò)保管期限或不再使用的檔案數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。（三）檢索與查詢功能優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)的檢索與查詢功能，提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、檔案名稱、幫扶對(duì)象姓名、時(shí)間范圍等進(jìn)行檢索。通過(guò)強(qiáng)大的檢索功能，方便工作人員快速準(zhǔn)確地查找所需檔案資料。同時(shí)，設(shè)置權(quán)限管理模塊，根據(jù)不同人員的查閱權(quán)限，限制對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)范圍，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)分析與利用利用信息化管理系統(tǒng)對(duì)幫扶檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的信息和規(guī)律。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，了解幫扶工作的成效、存在的問(wèn)題及發(fā)展趨勢(shì)，為制定更加科學(xué)合理的幫扶政策和措施提供數(shù)據(jù)支持。例如，分析不同幫扶措施對(duì)幫扶對(duì)象收入增長(zhǎng)的影響、幫扶對(duì)象在不同時(shí)間段的需求變化等，以便及時(shí)調(diào)整幫扶策略，提高幫扶工作的針對(duì)性和實(shí)效性。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督成立由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門人員組成的檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)幫扶檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)審查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檢查檔案管理流程是否符合規(guī)定要求，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.外部監(jiān)督主動(dòng)接受上級(jí)主管部門、審計(jì)部門及社會(huì)公眾的監(jiān)督。積極配合上級(jí)部門的檢查和審計(jì)工作，如實(shí)提供幫扶檔案資料，接受對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。同時(shí)，通過(guò)適當(dāng)方式向社會(huì)公開(kāi)幫扶工作及檔案管理情況，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，不斷改進(jìn)工作。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)設(shè)定制定詳細(xì)的檔案管理考核指標(biāo)體系，包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性，檔案管理流程的執(zhí)行情況，檔案信息化建設(shè)水平，檔案查閱與借閱服務(wù)質(zhì)量等方面。考核指標(biāo)應(yīng)具有可量化、可操作性，能夠客觀反映檔案管理工作的實(shí)際成效。2.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行考核。定期考核每年進(jìn)行一次，由檔案管理監(jiān)督小組按照考核指標(biāo)體系對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面考核評(píng)價(jià)。不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)開(kāi)展，重點(diǎn)檢查檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和突出問(wèn)題。考核結(jié)果以評(píng)分形式進(jìn)行量化，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.結(jié)果應(yīng)用將檔案管理考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤。對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核結(jié)果不合格的部門和個(gè)人，責(zé)令限期整改，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。通過(guò)考核