農(nóng)行檔案制度建設(shè)中國農(nóng)業(yè)銀行[分行名稱]檔案制度建設(shè)方案一、總則（一）目的為加強中國農(nóng)業(yè)銀行[分行名稱]檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和農(nóng)業(yè)銀行相關(guān)制度規(guī)定，結(jié)合本行實際情況，制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于中國農(nóng)業(yè)銀行[分行名稱]各部門及所屬分支機構(gòu)在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本行檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠，不得篡改、偽造檔案。3.完整性原則：全面收集和整理各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和農(nóng)業(yè)銀行檔案管理制度，制定本行檔案管理制度和實施細則，并組織實施。2.負責本行檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導各部門及所屬分支機構(gòu)的檔案管理工作。3.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀本行的各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。4.建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理決策和歷史研究提供支持。6.負責向當?shù)貦n案行政管理部門報送檔案工作情況，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導和檢查。（二）各部門職責1.負責本部門檔案工作的組織領(lǐng)導，指定專人負責檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的及時歸檔。2.按照檔案管理制度的要求，做好本部門業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料的收集、整理、分類和保管工作，定期向綜合管理部門移交檔案。3.協(xié)助綜合管理部門開展檔案鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案的整齊有序和安全完整。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案檢索方法和利用技巧，為員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時反饋檔案利用情況。4.參與檔案鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，協(xié)助制定檔案鑒定標準和銷毀清單，做好檔案銷毀的監(jiān)督和記錄工作。5.負責檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準確無誤。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進意見和建議，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本行在各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括但不限于業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、報表、報告、請示、批復、會議記錄、紀要、工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案以及各類業(yè)務(wù)憑證等。2.本行在對外交往中形成的文件材料，如與上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)、客戶、合作伙伴等的往來文件、信函、傳真、電子郵件等。3.本行在基本建設(shè)、技術(shù)改造、科研項目等活動中形成的文件材料，包括項目立項、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、驗收報告以及技術(shù)資料等。4.本行在各類宣傳、文化、教育活動中形成的文件材料，如宣傳資料、活動方案、照片、音像資料等。5.本行在機構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷等過程中形成的文件材料，包括機構(gòu)批復、章程、組織架構(gòu)圖、人員編制等。6.本行員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如工作筆記、調(diào)研報告、學術(shù)論文等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份。3.收集的文件材料應(yīng)進行分類整理，區(qū)分不同年度、保管期限和類別，便于后續(xù)的整理和歸檔。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交綜合管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類整理，確保分類科學、合理、準確。3.同一事由的文件材料應(yīng)集中整理，不同事由的文件材料不得混淆。4.遵循檔案整理的通用標準和規(guī)范，如《歸檔文件整理規(guī)則》等，確保檔案整理的一致性和規(guī)范性。（四）整理方法1.分類：檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。年度按照文件形成的自然年度劃分；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機構(gòu)（問題）按照本行內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進行分類。2.編號：對每一份歸檔文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用“全宗號年度保管期限件號”的結(jié)構(gòu)，其中全宗號為本行檔案全宗代碼，年度為文件形成年度，保管期限用“Y”表示永久、“30”表示30年、“10”表示10年，件號為該年度、該保管期限下文件的順序號。3.編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。責任者填寫文件的制發(fā)單位或個人；文號填寫文件的發(fā)文字號；題名填寫文件的標題，如無標題應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標題；日期填寫文件的形成日期；頁數(shù)填寫文件的總頁數(shù)；備注填寫需要說明的事項。4.裝訂：歸檔文件應(yīng)去除金屬物，采用線裝或不銹鋼訂書釘?shù)确绞竭M行左側(cè)裝訂，確保文件整齊牢固，便于翻閱和保管。5.裝盒：將裝訂好并編目完成的歸檔文件裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)按照分類順序排列，在盒脊上填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等信息，以便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計、密集架等，滿足檔案保管的環(huán)境要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。密集架應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)遷移和維護，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.對于重要的實物檔案，如印章、證書、獎杯等，應(yīng)設(shè)立專門的實物檔案庫進行保管，實物檔案庫應(yīng)具備相應(yīng)的安全防護措施，確保實物檔案的安全。（三）保管期限1.檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本行實際情況確定，分為永久、定期（30年、10年）三種。2.永久保管的檔案主要包括本行的重要規(guī)章制度、年度財務(wù)決算報告、機構(gòu)沿革、人事任免文件、重大業(yè)務(wù)項目資料、法律訴訟文件等。3.保管期限為30年的檔案主要包括一般性業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、報表、報告、重要會議記錄、紀要等。4.保管期限為10年的檔案主要包括一般性文件材料、業(yè)務(wù)憑證、日常工作記錄等。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.檔案清查應(yīng)包括檔案的數(shù)量核對、實體檢查、信息核對等內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進行記錄和處理。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級主管部門報告。4.檔案清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進意見和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)堅持歷史唯物主義觀點，從本行的實際情況出發(fā)，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用需求，合理確定檔案的保管期限。3.檔案鑒定工作應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和農(nóng)業(yè)銀行檔案管理制度的規(guī)定進行，確保鑒定工作的合法性和規(guī)范性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與本行其他類似檔案進行比較分析，參考同類型檔案的保管期限和利用情況，確定該檔案的保管期限。3.效益評估法：評估檔案對本行當前和未來業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的效益，根據(jù)效益大小確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、本行分管領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保銷毀工作的徹底性和真實性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)為本、方便快捷的原則，確保檔案為業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理決策提供有效支持。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，保護檔案的安全和機密，防止檔案信息的泄露。3.充分發(fā)揮檔案的利用價值，積極主動地為員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，提高檔案的利用率。（二）利用范圍1.本行員工因工作需要查閱、借閱檔案；2.外部單位因工作需要查閱本行檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本行規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱本行檔案，本行應(yīng)積極配合，按照規(guī)定提供檔案資料。（三）利用方式1.查閱：本行員工可到綜合管理部門檔案查閱室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱：本行員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，按時歸還檔案。3.復制：對于確需復制的檔案，本行員工應(yīng)填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到綜合管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行復制，并對復制件進行核對和登記。復制件應(yīng)加蓋本行檔案專用章，與原件具有同等效力。（四）利用監(jiān)督1.綜合管理部門應(yīng)加強對檔案利用工作的監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計檔案利用情況，分析利用效果，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案利用制度，認真履行職責，確保檔案利用工作的規(guī)范有序。對于違反檔案利用制度的行為，應(yīng)及時制止并向上級主管部門報告。3.本行員工應(yīng)自覺遵守檔案利用制度，愛護檔案，合理利用檔案資源，不得利用檔案謀取私利或從事其他違法違規(guī)活動。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便員工查閱和利用檔案，為業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理決策提供及時、準確的信息支持。3.確保檔案信息的安全存儲和傳輸，防止檔案信息的泄露和丟失，保障檔案信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容，并對檔案進行分類、編目、存儲等管理操作。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進行檢索，快速準確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等信息，實現(xiàn)對檔案借閱流程的全程跟蹤和管理。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其職責和權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息；采用數(shù)據(jù)加密、備份恢復等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，及時將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確無誤，并定期對錄入數(shù)據(jù)進行核對和維護。2.對于新形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理和存儲，并及時上傳至檔案管理信息系統(tǒng)，納入檔案管理范疇。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好數(shù)據(jù)的遷移和維護工作，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全責任，規(guī)范操作流程，