四川省檔案制度一、總則（一）目的為加強四川省檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設、社會發(fā)展和各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合四川省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于四川省行政區(qū)域內(nèi)各級國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則各級檔案行政管理部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導；各單位負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。2.維護檔案的真實性、完整性和安全性原則檔案管理工作應確保檔案內(nèi)容真實可靠，全面反映單位各項活動的歷史面貌；保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性，避免散失和損壞；采取有效措施保障檔案實體和信息的安全，防止檔案被篡改、丟失、泄密等。3.便于利用原則檔案管理的各項工作應圍繞方便利用展開，優(yōu)化檔案整理和檢索體系，提高檔案利用效率，為單位決策、工作查考、歷史研究等提供及時、準確的檔案信息服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案行政管理部門1.四川省檔案局是全省檔案工作的主管部門，負責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.對全省各級各類檔案工作進行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為；組織開展檔案業(yè)務培訓、學術(shù)研究和經(jīng)驗交流活動，提高全省檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)和管理水平。3.指導、協(xié)調(diào)全省重大建設項目、重大科研項目等檔案工作，確保項目檔案的完整、準確和規(guī)范；參與重點檔案的搶救和保護工作，推動檔案信息化建設，促進檔案資源共享。（二）單位內(nèi)部檔案管理部門1.各單位應設立專門的檔案管理機構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負責本單位檔案工作的組織領(lǐng)導和具體實施。檔案管理機構(gòu)應明確分管領(lǐng)導，確保檔案工作與單位其他工作協(xié)調(diào)推進。2.制定本單位檔案管理制度和工作流程，明確各部門在檔案形成、收集、整理、移交等環(huán)節(jié)的職責，確保檔案工作有序開展。3.負責收集、整理、保管本單位各類檔案，建立健全檔案檢索體系，積極開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案利用服務；定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平；加強與上級主管部門、同級檔案部門以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與交流，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像材料等均應納入檔案收集范圍。具體包括但不限于以下幾類：行政管理類：上級文件、本單位發(fā)文、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務檔案、印章管理檔案等。業(yè)務工作類：各類業(yè)務項目的立項審批文件、合同協(xié)議、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、成果報告、業(yè)務報表等?；窘ㄔO類：建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收文件等。設備儀器類：設備采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護保養(yǎng)檔案、報廢處置文件等?？蒲许椖款悾嚎蒲姓n題立項申請書、研究方案、實驗記錄、研究成果報告、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料，用于記錄單位重要活動、重大事件、工作場景等。2.各單位應根據(jù)自身業(yè)務特點和檔案管理實際，進一步細化檔案收集范圍，確保全面、準確地收集各類檔案。（二）收集要求1.檔案形成部門和人員應及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2.歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，簽署完備，載體和格式符合要求。對于電子文件，應確保其元數(shù)據(jù)完整、真實，能夠準確反映文件的內(nèi)容和背景信息。3.收集過程中應注意對檔案的原件進行收集，如遇特殊情況需收集復印件的，應注明原件保存處，并確保復印件與原件內(nèi)容一致。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，按照一定的分類標準進行整理。2.分類方法應科學合理、便于管理和利用，一般可采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。即先按年度將檔案分開，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)（問題）進行分類，最后根據(jù)檔案的保存價值確定保管期限。3.對每份文件進行編號、編目，編制卷內(nèi)文件目錄，注明文件的題名、日期、文號、責任者等信息，便于查找和利用；同時，對檔案進行裝訂、裝盒，并在盒脊上標注相關(guān)信息，確保檔案整理規(guī)范、有序。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。可配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，定期進行監(jiān)測和記錄。3.檔案庫房應遠離易燃、易爆物品存放地，與食堂、衛(wèi)生間等容易產(chǎn)生水汽、異味的區(qū)域保持一定距離；庫房內(nèi)應安裝防火、防盜報警裝置，并配備必要的消防器材，確保安全。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。2.檔案裝具應堅固耐用，具有良好的承重能力和穩(wěn)定性；材質(zhì)應環(huán)保、無有害氣體釋放，避免對檔案造成損害。3.對不同類型和保管期限的檔案應進行分區(qū)存放，并在裝具上標明檔案類別、年度、保管期限等信息；同時，建立檔案存放位置索引，方便快速查找檔案。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。2.對涉及單位核心業(yè)務、重要決策、歷史沿革、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案應列為永久保管；對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可根據(jù)實際情況確定為30年或10年保管期限。3.各單位應定期對檔案保管期限進行鑒定，根據(jù)檔案的現(xiàn)實利用情況和歷史價值變化，及時調(diào)整保管期限，確保檔案資源的科學管理和有效利用。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責任，加強對檔案工作人員的安全教育和培訓。2.對檔案庫房實行專人管理，嚴格限制無關(guān)人員進入；檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如紙張霉變、字跡褪色、設備故障等。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失；對電子檔案的存儲介質(zhì)應定期進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.制定檔案應急預案，針對火災、水災、地震等自然災害以及突發(fā)事件，明確應急處置流程和責任分工，定期組織演練，提高應對檔案安全事故的能力。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用活動合法、合規(guī)。2.服務優(yōu)先原則以服務單位各項工作為出發(fā)點和落腳點，積極主動地為利用者提供檔案信息服務，滿足其合理的利用需求。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應確保檔案實體和信息的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，維護國家和單位的利益。（二）利用方式1.查閱利用單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)；查閱重要檔案或涉及敏感信息的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案安全。2.借閱利用因特殊情況需要借閱檔案的，應按照查閱利用的審批程序辦理借閱手續(xù)，并明確借閱期限；借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，到期應及時歸還。檔案管理人員應對借閱檔案進行跟蹤催還，確保檔案按時歸還。3.復制利用利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制；復制的檔案應與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期、份數(shù)等信息。4.出具證明檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，依據(jù)檔案內(nèi)容出具檔案證明；出具的檔案證明應客觀、準確，加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制、出具證明等利用活動進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、利用目的、審批情況等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)；統(tǒng)計數(shù)據(jù)應及時上報上級主管部門和同級檔案行政管理部門。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.各單位應成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務部門人員參加。鑒定工作小組負責對本單位到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。2.檔案鑒定工作小組應定期開展鑒定工作，一般每5年進行一次全面鑒定；根據(jù)實際情況，也可對特定類別或特定時期的檔案進行專項鑒定。（二）鑒定標準與方法1.依據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值、歷史意義等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。對已超過保管期限且確無保存必要的檔案，可予以銷毀；對仍有一定利用價值的檔案，應延長保管期限或進行妥善處理。2.鑒定過程中，應認真審查檔案內(nèi)容，查閱相關(guān)文件資料，聽取業(yè)務部門意見，確保鑒定結(jié)果準確、客觀。對涉及重要事項、敏感信息或存在爭議的檔案，應進行重點研究和論證，慎重作出鑒定結(jié)論。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的題名、日期、文號、責任者、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報單位分管領(lǐng)導審批。2.檔案銷毀清冊經(jīng)批準后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門指定專人負責銷毀工作。銷毀檔案時，應確保檔案實體和信息徹底銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進行；銷毀過程中應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀完畢后，檔案管理部門應對銷毀情況進行記錄，并將銷毀清冊與相關(guān)審批文件等資料一并歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立覆蓋全省各級各類檔案機構(gòu)的檔案信息化管理體系，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化傳輸和智能化管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.通過檔案信息化建設，推動檔案信息資源共享，為政府決策、社會發(fā)展、民生服務等提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）基礎設施建設1.各單位應根據(jù)檔案信息化建設需求，配備必要的計算機、服務器、存儲設備、網(wǎng)絡設備等硬件設施，確保檔案信息化系統(tǒng)的正常運行。2.建設安全可靠的檔案信息化網(wǎng)絡環(huán)境，實現(xiàn)檔案管理部門與各業(yè)務部門之間的互聯(lián)互通；加強網(wǎng)絡安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，保障檔案信息網(wǎng)絡安全。（三）檔案數(shù)字化1.按照國家和四川省檔案數(shù)字化相關(guān)標準和規(guī)范，對館藏檔案進行數(shù)字化處理。數(shù)字化過程中應確保檔案圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確無誤，元數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。2.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系，對數(shù)字化工作進行全程質(zhì)量控制，定期進行抽檢和驗收，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求；同時，做好數(shù)字化檔案的備份存儲工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案信息化系統(tǒng)建設1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理需求；系統(tǒng)應具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)檢索查詢、統(tǒng)計分析、在線利用等功能模塊。2.加強檔案信息化系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系統(tǒng)升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行；建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和恢復機制，制定應急預案，應對系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，保障檔案信息化工作的連續(xù)性。（五）人員培訓1.加強檔案工作人員的信息化技能培訓，提高其計算機操作水平、檔案數(shù)字化處理能力和檔案信息化系統(tǒng)應用能力；定期組織開展業(yè)務培訓和技術(shù)交流活動，不斷提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)。2.鼓勵檔案工作人員積極參與檔案信息化建設相關(guān)的科研項目和技術(shù)創(chuàng)新活動，推動檔案信息化技術(shù)的應用和發(fā)展。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.四川省檔案局負責對全省各級各類檔案工作進行監(jiān)督檢查，依法履行檔案行政管理職能，確保檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。2.各單位內(nèi)部的檔案管理部門應定期對本單位檔案工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案管理工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案管理機構(gòu)和人員配備情況，檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)和培訓情況。3.檔案庫房建設和設施設備配備情況，檔案保管條件是否符合要求。4.檔案信息化建設情況，包括基礎設施建設、檔案數(shù)字化、信息化系統(tǒng)應用等方面的工作進展和成效。5.檔案安全管理情況，包括檔案實體安全和信息安全措施的落實情況，應急預案的制定和演練情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查四川省檔案局和各單位內(nèi)部檔案管理部門應定期組織開展檔案工作專項檢查，對檔案管理情況進行全面評估；檢查周期一般為每年一次，可根據(jù)實際情況進行調(diào)整。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對特定單位或特定檔案管理環(huán)節(jié)進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中存在的問題；抽查結(jié)果應及時反饋被檢查單位，并督促其整改落實。3.專項督查針對檔案工作中的重點、難點問題或重大項目檔案管理情況，開展專項