旅游檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司旅游業(yè)務(wù)檔案管理，確保旅游業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料得到妥善保管和有效利用，維護(hù)公司旅游業(yè)務(wù)的正常開展和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及旅游業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)人員在旅游業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映旅游業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理旅游業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司旅游檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好旅游檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司旅游業(yè)務(wù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。5.為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門旅游業(yè)務(wù)活動(dòng)中各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管好本部門的檔案資料，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。三、檔案收集（一）收集范圍1.旅游業(yè)務(wù)合同：包括與客戶簽訂的旅游服務(wù)合同、合作協(xié)議等。2.客戶資料：客戶基本信息、聯(lián)系方式、旅游需求等。3.行程安排：旅游線路規(guī)劃、行程計(jì)劃、交通預(yù)訂、酒店預(yù)訂等相關(guān)文件。4.導(dǎo)游資料：導(dǎo)游人員的基本信息、導(dǎo)游證復(fù)印件、帶團(tuán)記錄等。5.財(cái)務(wù)資料：旅游業(yè)務(wù)的費(fèi)用收支明細(xì)、發(fā)票、報(bào)銷憑證等。6.質(zhì)量反饋：客戶對(duì)旅游服務(wù)的評(píng)價(jià)、意見(jiàn)和建議，以及處理結(jié)果。7.其他與旅游業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如宣傳資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在旅游業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)完整、真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照旅游業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，分為合同類、客戶類、行程類、導(dǎo)游類、財(cái)務(wù)類、質(zhì)量反饋類等。2.每一類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如合同類可分為國(guó)內(nèi)旅游合同、出境旅游合同等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)，確保每份文件都有唯一的標(biāo)識(shí)。2.去除文件材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，保持文件的整潔。3.對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件內(nèi)容清晰可讀。4.按照檔案裝訂要求，將文件材料進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案，填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、移交日期等信息。2.將檔案移交清單及檔案一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。4.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（二）歸檔期限各類旅游業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管期限1.旅游業(yè)務(wù)合同等重要檔案的保管期限為[X]年。2.客戶資料、行程安排等一般性檔案的保管期限為[X]年。3.財(cái)務(wù)資料的保管期限按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)法規(guī)執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。七、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人需在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定流程1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。（二）銷毀流程1.對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。九、檔案信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)1.利用信息技術(shù)手段，建立公司旅游檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確。（二）信息化管理要求1.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的檢索、查詢功能，方便用戶快速查找所需檔案信息。