人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工的各類相關(guān)材料，確保檔案資料的完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著員工工作經(jīng)歷的變化和公司管理的需要，及時更新和完善人事檔案內(nèi)容。二、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷：包括員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位：記錄員工的最高學(xué)歷、學(xué)位證書編號、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間等信息。3.身份證明：員工的身份證復(fù)印件。（二）入職相關(guān)材料1.入職申請表：員工入職時填寫的個人基本情況、工作經(jīng)歷、求職意向等信息。2.勞動合同：公司與員工簽訂的勞動合同文本。3.入職體檢報告：員工入職時的體檢合格證明。（三）培訓(xùn)與發(fā)展材料1.培訓(xùn)記錄：員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)成績等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書。3.晉升與調(diào)崗材料：員工晉升、調(diào)崗的相關(guān)審批文件、考核評價材料等。（四）績效考核材料1.績效考核表：員工月度、季度、年度績效考核的結(jié)果記錄。2.績效改進(jìn)計(jì)劃：員工績效考核結(jié)果不理想時制定的績效改進(jìn)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄。（五）薪酬福利材料1.工資條：員工每月的工資發(fā)放明細(xì)。2.福利申請與審批材料：員工申請各類福利（如社保、公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等）的相關(guān)材料及審批記錄。（六）獎懲材料1.獎勵證書：員工獲得公司內(nèi)部或外部獎勵的證書及相關(guān)表彰文件。2.違紀(jì)處分決定：員工違反公司規(guī)章制度受到違紀(jì)處分的相關(guān)決定文件。（七）職業(yè)資格證書與技能證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書：員工取得的各類專業(yè)技術(shù)資格證書，如工程師、會計(jì)師、經(jīng)濟(jì)師等。2.職業(yè)技能等級證書：員工獲得的職業(yè)技能等級證書，如高級工、技師、高級技師等。（八）離職材料1.離職申請表：員工離職時填寫的離職原因、離職時間等信息。2.離職交接清單：員工離職時與公司各部門進(jìn)行工作交接的清單及交接情況記錄。3.離職證明：公司為離職員工開具的離職證明文件。三、人事檔案的收集與整理（一）收集渠道1.員工本人提交：員工應(yīng)按照公司要求及時提交個人相關(guān)材料，如學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)證明等。2.部門收集：各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的績效考核材料、獎懲材料等，并及時移交人事檔案管理部門。3.外部獲?。喝耸聶n案管理部門通過與教育部門、人才市場、勞動保障部門等相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，獲取員工的學(xué)歷認(rèn)證、社保信息等外部材料。（二）整理要求1.分類清晰：按照人事檔案的內(nèi)容分類，將各類材料分別歸入相應(yīng)的類別中，確保檔案資料有序排列。2.材料齊全：對收集到的材料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保每份材料完整無缺，如有缺失應(yīng)及時要求員工補(bǔ)充。3.材料規(guī)范：對不符合要求的材料，如字跡模糊、復(fù)印件未加蓋公章等，應(yīng)要求員工重新提供規(guī)范的材料。4.裝訂整齊：將整理好的材料按照一定順序裝訂成冊，做到牢固、整齊、美觀。四、人事檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。（二）保管期限1.永久保存：員工的重要人事檔案材料，如入黨、入團(tuán)材料，重大獎勵與處分材料等，應(yīng)永久保存。2.定期保存：其他人事檔案材料根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定保存期限，一般為[X]年，到期后經(jīng)鑒定可銷毀或繼續(xù)保存。（三）檔案借閱1.借閱申請：因工作需要查閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間、借閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱登記：人事檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求：借閱人必須愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時歸還檔案，人事檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（四）檔案保密1.保密措施：人事檔案管理部門應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，對檔案保管場所進(jìn)行定期檢查，確保檔案安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.人員限制：非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案保管室，檔案管理人員不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。3.違規(guī)處理：對違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如造成嚴(yán)重后果的，將依法追究法律責(zé)任。五、人事檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部查閱：公司人力資源部門、員工所在部門負(fù)責(zé)人在工作需要時，可查閱員工的人事檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法需要查閱公司員工人事檔案的，必須出具相關(guān)證明文件，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。公司應(yīng)在不違反法律法規(guī)的前提下，協(xié)助提供必要的檔案材料。（二）使用規(guī)定1.僅限工作用途：人事檔案的查閱和使用應(yīng)僅限于與公司人力資源管理相關(guān)的工作需要，不得用于其他任何目的。2.不得擅自公開：未經(jīng)員工本人同意，不得擅自將人事檔案內(nèi)容公開或泄露給其他人員。3.建立查閱記錄：每次查閱人事檔案都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱原因等，以備查考。六、人事檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.年度更新：人事檔案管理部門應(yīng)每年對員工人事檔案進(jìn)行一次全面檢查和更新，確保檔案內(nèi)容的時效性和準(zhǔn)確性。2.動態(tài)更新：隨著員工工作經(jīng)歷的變化、績效考核結(jié)果的產(chǎn)生、獎懲情況的發(fā)生等，人事檔案管理部門應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息與員工實(shí)際情況保持一致。（二）維護(hù)措施1.材料補(bǔ)充：對于檔案中缺失的重要材料，人事檔案管理部門應(yīng)及時通知員工補(bǔ)充，并跟蹤補(bǔ)充情況。2.信息核對：定期與員工本人核對檔案中的基本信息，如發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)及時更正。3.檔案修復(fù)：對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行及時修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。七、人事檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立人事檔案鑒定小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對到期或失去保存價值的人事檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.失去保存價值：檔案內(nèi)容已過時、與公司管理無關(guān)或已無參考價值的材料。2.重復(fù)材料：同一內(nèi)容的材料有多份且無保存必要的。3.保管期限已滿：按照保管期限規(guī)定，到期的檔案材料。（三）銷毀程序1.提出申請：人事檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.審批簽字：《人事檔案銷毀申請表》經(jīng)鑒定小組審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.組織銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后