檔案室應急制度一、總則（一）目的為有效預防、及時控制和消除檔案室可能發(fā)生的各類突發(fā)事件，保障檔案的安全與完整，維護檔案工作的正常秩序，特制定本應急制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室在應對火災、水災、盜竊、系統(tǒng)故障、自然災害等各類突發(fā)事件時的應急處置工作。（三）工作原則1.預防為主建立健全檔案安全防范體系，加強日常管理和監(jiān)督檢查，提高全員檔案安全意識，預防突發(fā)事件的發(fā)生。定期開展檔案安全培訓和應急演練，增強應對突發(fā)事件的能力。2.快速反應一旦發(fā)生突發(fā)事件，應立即啟動應急響應機制，迅速采取有效措施進行處置，最大限度地減少損失。確保信息傳遞暢通，及時向上級報告事件情況，不得瞞報、漏報、遲報。3.科學處置依據(jù)突發(fā)事件的性質、特點和危害程度，科學制定應急處置方案，合理調配資源，確保處置工作科學、有序、高效。充分利用現(xiàn)代信息技術和專業(yè)救援力量，提高應急處置的科學性和專業(yè)性。4.保障安全在應急處置過程中，始終將保障檔案安全和人員生命安全放在首位，采取必要的防護措施，避免造成二次損失。妥善保護現(xiàn)場，為后續(xù)調查和恢復工作提供依據(jù)。二、應急組織機構及職責（一）應急指揮中心成立以公司/組織分管領導為組長，檔案室負責人為副組長，相關部門負責人為成員的應急指揮中心（以下簡稱“指揮中心”）。指揮中心負責全面領導和指揮檔案室突發(fā)事件應急處置工作，協(xié)調各方資源，做出重大決策。（二）指揮中心職責1.制定和修訂檔案室應急制度及預案，審核應急處置方案。2.組織協(xié)調應急處置工作，調配人力、物力、財力等資源。3.及時向上級主管部門和相關政府部門報告事件情況，傳達上級指示和要求。4.組織開展應急演練，評估應急處置效果，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善應急工作機制。5.負責與外部救援力量、相關單位和部門的溝通協(xié)調，保障應急處置工作順利進行。（三）應急工作小組1.搶險救援組由檔案室工作人員和安保人員組成，負責在突發(fā)事件現(xiàn)場實施搶險救援工作，如滅火、搶救檔案、疏散人員等。熟悉檔案存放位置和應急救援設備的使用方法，具備一定的應急處置技能。2.安全保衛(wèi)組由安保部門人員組成，負責維護現(xiàn)場秩序，設置警戒區(qū)域，防止無關人員進入，保護現(xiàn)場證據(jù)。加強對檔案室周邊區(qū)域的巡查，確保安全。3.檔案搶救組由檔案管理人員組成，負責對受損檔案進行搶救和修復工作。具備檔案整理、修復等專業(yè)知識和技能，熟悉檔案搶救流程和方法。4.后勤保障組由行政部門人員組成，負責提供應急處置所需的物資、設備和生活保障。確保應急物資儲備充足、完好，及時調配物資和設備到指定地點。5.信息聯(lián)絡組由辦公室人員組成，負責收集、匯總、上報事件信息，傳達指揮中心的指令，保持與各工作小組及外部相關單位的聯(lián)絡暢通。做好信息記錄和整理工作，為后續(xù)分析和總結提供依據(jù)。（四）各工作小組職責1.搶險救援組職責第一時間到達現(xiàn)場，按照應急處置方案開展搶險救援工作。迅速采取措施控制事態(tài)發(fā)展，如滅火、轉移檔案等，避免損失擴大。在救援過程中注意保護自身安全，正確使用救援設備。2.安全保衛(wèi)組職責立即趕赴現(xiàn)場，設置警戒標志，劃定警戒區(qū)域，阻止無關人員進入。維護現(xiàn)場秩序，防止發(fā)生混亂和次生災害。協(xié)助搶險救援組開展工作，保護現(xiàn)場證據(jù)，配合后續(xù)調查工作。3.檔案搶救組職責及時對受損檔案進行分類清理和登記，評估受損程度。采用科學合理的方法對檔案進行搶救和修復，如干燥、消毒、裱糊等，最大限度地恢復檔案的完整性和可讀性。對搶救過程和結果進行詳細記錄，為檔案后續(xù)管理提供參考。4.后勤保障組職責迅速調配應急物資和設備，確保搶險救援、檔案搶救等工作的順利進行。提供必要的生活保障，如食品、飲用水、醫(yī)療用品等，滿足現(xiàn)場人員的需求。負責應急物資的采購、儲存、管理和更新，確保物資儲備充足、完好。5.信息聯(lián)絡組職責實時收集、匯總事件信息，包括事件發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、損失情況等，及時向指揮中心報告。傳達指揮中心的指令和決策，協(xié)調各工作小組之間的行動。與外部相關單位和部門保持密切聯(lián)絡，及時溝通信息，保障應急處置工作的順利進行。三、預防與預警（一）預防措施1.檔案安全管理建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。加強檔案庫房建設，按照檔案保管要求，合理規(guī)劃庫房布局，設置防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全與完整。2.設施設備維護定期對檔案室的消防、通風、空調、電氣等設施設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。安裝火災自動報警系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全防范設備，并定期進行檢測和調試，保證設備性能良好。配備必要的應急救援設備，如滅火器、消防水帶、應急照明設備、疏散指示標志等，并定期進行檢查和維護，確保設備隨時可用。3.人員培訓教育加強檔案工作人員的安全意識教育，定期組織安全培訓和學習活動，提高全員檔案安全意識和應急處置能力。開展檔案安全知識培訓，使檔案工作人員熟悉檔案安全法規(guī)、制度和操作規(guī)程，掌握應急處置技能。對新入職檔案工作人員進行專門的安全培訓，確保其熟悉工作環(huán)境和安全要求。4.環(huán)境安全管理檔案室周邊環(huán)境應保持整潔、安全，避免存在易燃、易爆、易腐蝕等危險物品。加強對檔案室周邊區(qū)域的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理可能影響檔案安全的隱患。關注氣象、地質等自然災害預警信息，提前做好防范措施。（二）預警機制1.監(jiān)測與信息收集建立檔案安全監(jiān)測體系，對檔案庫房的溫濕度、消防設備狀態(tài)、電氣系統(tǒng)運行等情況進行實時監(jiān)測。加強與相關部門的信息溝通，及時收集可能影響檔案安全的各類信息，如火災隱患、水災預警、盜竊案件等。鼓勵全體員工積極參與檔案安全監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。2.預警分級與發(fā)布根據(jù)監(jiān)測和收集到的信息，對可能發(fā)生的突發(fā)事件進行評估，確定預警級別。預警級別分為一般（Ⅳ級）、較重（Ⅲ級）、嚴重（Ⅱ級）和特別嚴重（Ⅰ級）四級，分別用藍色、黃色、橙色和紅色表示。按照預警級別，及時發(fā)布預警信息。預警信息應包括事件類型、預警級別、可能影響范圍、應采取的措施等內容。通過內部辦公系統(tǒng)、短信平臺、公告欄等多種渠道發(fā)布預警信息，確保全體員工及時收到。3.預警響應當發(fā)布預警信息后，各部門和人員應立即進入預警狀態(tài)，按照預警要求采取相應的防范措施。搶險救援組、安全保衛(wèi)組、檔案搶救組、后勤保障組等應急工作小組應做好應急準備，隨時待命。指揮中心密切關注事件發(fā)展態(tài)勢，根據(jù)情況及時調整預警級別和應對措施。四、應急處置（一）突發(fā)事件報告1.突發(fā)事件發(fā)生后，現(xiàn)場人員應立即向檔案室負責人報告，檔案室負責人接到報告后應在[X]分鐘內報告指揮中心。2.報告內容應包括事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、初步損失情況、已采取的措施及現(xiàn)場人員情況等。3.指揮中心接到報告后，應立即向上級主管部門和相關政府部門報告事件情況，并按照要求及時續(xù)報事件處置進展。（二）應急響應啟動1.指揮中心接到突發(fā)事件報告后，應立即啟動相應級別的應急響應機制。2.應急響應啟動后，各應急工作小組應迅速集結，按照各自職責開展應急處置工作。3.指揮中心負責統(tǒng)一指揮和協(xié)調應急處置工作，根據(jù)事件發(fā)展態(tài)勢及時調整處置方案。（三）現(xiàn)場處置措施1.火災事故處置立即啟動火災應急預案，組織搶險救援組使用滅火器、消防水帶等消防設備進行滅火。安全保衛(wèi)組迅速設置警戒區(qū)域，疏散周邊人員，防止火災蔓延。檔案搶救組及時將重要檔案轉移至安全區(qū)域，對受損檔案進行搶救。后勤保障組提供消防用水、應急照明等物資保障，確保滅火工作順利進行?；馂膿錅绾螅Ｗo好現(xiàn)場，配合消防部門進行火災原因調查。2.水災事故處置迅速切斷檔案室電源，防止觸電事故發(fā)生。組織搶險救援組和檔案搶救組對檔案進行轉移和搶救，盡量減少檔案損失。安全保衛(wèi)組負責維護現(xiàn)場秩序，防止無關人員進入。后勤保障組調配排水設備，對檔案室進行排水，降低水位。對受水災浸泡的檔案進行清理和消毒，采取干燥、裱糊等措施進行修復。3.盜竊事故處置發(fā)現(xiàn)盜竊事件后，安全保衛(wèi)組立即封鎖現(xiàn)場，保護好證據(jù)，防止盜竊者破壞現(xiàn)場或銷毀證據(jù)。及時報警，并向指揮中心報告事件情況。協(xié)助公安機關開展調查工作，提供相關線索和信息。對受損檔案進行清查和登記，評估損失情況。4.系統(tǒng)故障處置信息聯(lián)絡組及時通知技術人員對檔案管理系統(tǒng)進行檢查和修復，盡快恢復系統(tǒng)正常運行。在系統(tǒng)故障期間，檔案搶救組和其他相關人員可采用手工方式對檔案進行整理和保護，確保檔案工作不受影響。技術人員對系統(tǒng)故障原因進行分析和總結，采取措施防止類似故障再次發(fā)生。5.自然災害處置關注自然災害預警信息，提前做好防范措施，如對檔案庫房門窗進行加固封閉等。自然災害發(fā)生后，按照相應的應急預案進行處置。如發(fā)生地震，組織人員迅速疏散到安全區(qū)域；如遇暴雨、洪水等，及時轉移檔案，防止檔案被水浸泡。對受損檔案進行搶救和修復，評估災害損失情況，向上級報告。（四）應急處置終止1.當突發(fā)事件得到有效控制，危害消除，檔案安全得到保障，應急處置工作結束后，由指揮中心決定終止應急響應。2.應急處置終止后，各應急工作小組應做好工作總結和后續(xù)工作。搶險救援組、檔案搶救組等應對處置過程進行詳細記錄，后勤保障組對應急物資進行清理和補充，信息聯(lián)絡組對事件信息進行整理歸檔。3.對在應急處置工作中表現(xiàn)突出的單位和個人進行表彰和獎勵，對因工作不力導致?lián)p失擴大的單位和個人進行責任追究。五、后期處置（一）損失評估1.應急處置工作結束后，由檔案搶救組會同相關部門對檔案損失情況進行評估。2.損失評估應包括檔案的數(shù)量、種類、受損程度、價值等方面，形成詳細的損失評估報告。3.損失評估報告應報指揮中心審核，并作為后續(xù)賠償、恢復和重建工作的依據(jù)。（二）賠償與保險理賠1.根據(jù)損失評估結果，按照相關規(guī)定和合同約定，對因突發(fā)事件造成的檔案損失進行賠償。2.及時向保險公司報案，提供相關證明材料，配合保險公司進行保險理賠工作。3.做好賠償和保險理賠的記錄和檔案管理工作。（三）檔案恢復與重建1.依據(jù)檔案搶救組的建議和損失評估報告，制定檔案恢復與重建方案。2.組織檔案搶救組和相關專業(yè)人員對受損檔案進行恢復和重建工作，盡量恢復檔案的原貌和完整性。3.對恢復和重建后的檔案進行質量檢查和驗收，確保檔案符合管理要求。（四）調查與總結1.成立突發(fā)事件調查小組，對事件發(fā)生的原因、經(jīng)過、處置過程及結果進行全面調查。2.通過查閱資料、現(xiàn)場勘查、詢問當事人等方式，收集相關證據(jù)和信息，分析事件發(fā)生的原因和存在的問題。3.總結應急處置工作的經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，形成突發(fā)事件調查報告。4.將調查報告提交指揮中心審議，指揮中心根據(jù)報告內容研究制定改進方案，完善應急制度和預案，提高應急處置能力。六、應急保障（一）物資保障1.建立應急物資儲備庫，儲備足夠數(shù)量的消防器材、應急照明設備、疏散指示標志、排水設備以及檔案搶救和修復所需的工具、材料等物資。2.定期對應急物資進行檢查、維護和更新，確保物資完好、有效，能夠隨時投入使用。3.明確應急物資的采購、儲存、保管、發(fā)放等管理流程，建立物資臺賬，做好物資出入庫記錄。（二）人員保障1.加強應急隊伍建設，定期組織應急培訓和演練，提高應急人員的業(yè)務素質和應急處置能力。2.確保應急人員數(shù)量充足，明確各應急工作小組的人員組成和職責分工，保證應急處置工作的順利開展。3.鼓勵員工積極參與應急工作，對應急工作表現(xiàn)突出的員工給予表彰和獎勵。（三）經(jīng)費保障1.設立應急專項經(jīng)費，用于應急物資采購、設備維護、人員培訓、演練以及突發(fā)事件處置等方面的支出。2.應急專項經(jīng)費應專款專用，嚴格按照財務管理制度進行管理和使用，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)。3.定期對應急專項經(jīng)費的使用情況進行審計和監(jiān)督，提高經(jīng)費使用效益。（四）技術保障1.加強檔案管理信息化建設，采用先進的信息技術手段，提高檔案管理的安全性和可靠性。