企業(yè)檔案考評(píng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，特制定本企業(yè)檔案考評(píng)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的考核與評(píng)價(jià)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以客觀事實(shí)為依據(jù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面、公正的評(píng)價(jià)，確?？己私Y(jié)果真實(shí)可靠。3.注重實(shí)效原則：注重檔案管理工作的實(shí)際效果，以檔案的完整性、準(zhǔn)確性、利用價(jià)值等為考核重點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。4.激勵(lì)改進(jìn)原則：通過(guò)考核評(píng)價(jià)，激勵(lì)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作不斷改進(jìn)和完善。二、檔案管理職責(zé)與要求（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和保管工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，積極提供檔案利用線索。（三）檔案管理人員要求1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真細(xì)致，能夠保守檔案機(jī)密。3.定期參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件材料。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、文件、報(bào)表、圖紙等。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.公司員工人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等過(guò)程中形成的技術(shù)文件、產(chǎn)品檔案等。7.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等檔案。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，不得積壓或遺失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。3.檔案編號(hào)應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度、類別、順序號(hào)等組合方式。4.檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確清晰，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。四、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，同時(shí)做好防磁、防潮、防火等工作。（二）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程，年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般保管期限為10年至50年，包括公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、合同、協(xié)議等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，如一般性的文件、報(bào)表等。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面鑒定。2.對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案利用與服務(wù)（一）檔案利用范圍1.為公司內(nèi)部各項(xiàng)工作提供查閱、借閱服務(wù)，包括行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、業(yè)務(wù)拓展等方面。2.為公司對(duì)外提供檔案證明、資料查詢等服務(wù)，如辦理資質(zhì)證書年檢、合同糾紛處理等。3.為公司員工提供個(gè)人檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足員工了解個(gè)人檔案信息的需求。（二）檔案利用流程1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱登記工作。3.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案內(nèi)容。4.公司外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好登記工作。（三）檔案利用服務(wù)要求1.檔案管理部門應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄密事件的發(fā)生。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計(jì)分析。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全與保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建：建立檔案管理網(wǎng)站或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱和共享。4.安全保障體系建設(shè)：建立完善的檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化建設(shè)實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.組織開展檔案數(shù)字化工作，按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類掃描和數(shù)據(jù)錄入。3.選擇或開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試和上線運(yùn)行。4.建立檔案管理網(wǎng)站或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線發(fā)布和利用。5.加強(qiáng)檔案信息安全管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保檔案信息的安全。八、檔案考評(píng)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案管理組織與制度建設(shè)（20分）1.檔案管理部門設(shè)置合理，人員配備齊全，職責(zé)明確（5分）。2.檔案管理制度完善，符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，且有效執(zhí)行（10分）。3.定期對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂和完善，適應(yīng)公司發(fā)展需要（5分）。（二）檔案收集與整理（30分）1.檔案收集及時(shí)、齊全、完整，無(wú)遺漏重要文件材料（10分）。2.檔案整理規(guī)范，分類科學(xué)合理，編號(hào)統(tǒng)一，編目準(zhǔn)確清晰（10分）。3.檔案裝訂整齊、牢固，符合檔案保管要求（5分）。4.按時(shí)向檔案管理部門移交檔案，移交手續(xù)齊全（5分）。（三）檔案保管與保護(hù)（25分）1.檔案庫(kù)房設(shè)施齊全，保管條件良好，符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（10分）。2.檔案存放有序，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用（5分）。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，無(wú)檔案丟失、損壞現(xiàn)象（5分）。4.檔案保護(hù)措施到位，對(duì)破損、褪色檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制（5分）。（四）檔案鑒定與銷毀（15分）1.檔案鑒定工作組織健全，鑒定標(biāo)準(zhǔn)明確，程序規(guī)范（5分）。2.對(duì)到期檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定，鑒定結(jié)果準(zhǔn)確，銷毀手續(xù)完備（10分）。（五）檔案利用與服務(wù)（10分）1.檔案利用制度完善，服務(wù)熱情周到，能及時(shí)滿足公司內(nèi)部和外部的檔案利用需求（5分）。2.檔案利用登記詳細(xì)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，能為檔案管理工作提供有效數(shù)據(jù)支持（5分）。九、檔案考評(píng)方式與周期（一）考評(píng)方式1.檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行自查，形成自查報(bào)告。2.公司每年組織一次檔案管理工作專項(xiàng)考評(píng)，考評(píng)組由檔案管理部門人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。3.考評(píng)采用聽取匯報(bào)、查閱檔案資料、實(shí)地檢查等方式進(jìn)行，全面了解各部門檔案管理工作情況。（二）考評(píng)周期檔案管理工作考評(píng)每年進(jìn)行一次，時(shí)間為每年年底。十、檔案考評(píng)結(jié)果與應(yīng)用（一）考評(píng)結(jié)果評(píng)定1.根據(jù)考評(píng)得分，將檔案管理工作考評(píng)結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（75分至89分）、合格（60分至74分）、不合格（60分以下）四個(gè)等級(jí)。2.對(duì)考評(píng)結(jié)果為優(yōu)秀的部門，予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)考評(píng)結(jié)果為不合格的部門，責(zé)令限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）結(jié)果