檔案制度匯編作用一、總則（一）目的本檔案制度匯編旨在規(guī)范公司/組織的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織運營、決策、歷史研究等方面的重要作用。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案進行集中統(tǒng)一收集、整理、保管和利用。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集和保存公司/組織在各個階段形成的各類檔案，確保檔案的種類齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。（二）部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定進行分類、編號、編目等工作。3.檔案保管提供安全、適宜的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進行妥善保管，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.檔案利用服務(wù)建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理，確保檔案數(shù)量合理、質(zhì)量優(yōu)化。6.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和信息化水平。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)對公司/組織內(nèi)各部門檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。8.監(jiān)督檢查對公司/組織各部門檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序進行。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等重要文件，行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利、績效考核、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等相關(guān)檔案。3.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等各類財務(wù)文件。4.業(yè)務(wù)檔案按照公司/組織的業(yè)務(wù)類型進行分類，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)項目檔案等，涵蓋業(yè)務(wù)活動中的合同協(xié)議、訂單、報告、記錄等相關(guān)資料。5.基建檔案工程項目立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的各類文件，包括項目審批文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工圖等。6.設(shè)備檔案設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修檔案、報廢記錄等與設(shè)備相關(guān)的文件。7.聲像檔案照片、錄音、錄像等資料，如公司/組織重大活動、會議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的影像記錄。8.電子檔案以電子形式存儲的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件、電子文檔等。（二）編號規(guī)則1.編號結(jié)構(gòu)采用層次編碼法，由全宗號、類別號、年度號、保管期限號、件號或卷號等組成。2.全宗號公司/組織的檔案全宗號，用于區(qū)分不同來源的檔案，可根據(jù)公司/組織實際情況統(tǒng)一編制。3.類別號根據(jù)檔案分類方案，對各類檔案賦予相應(yīng)的類別代碼，如行政檔案用“XZ”表示，人事檔案用“RS”表示等。4.年度號以公元紀(jì)年表示檔案形成的年度，如“2023”表示2023年形成的檔案。5.保管期限號按照檔案保管期限的不同，分別用“永久”“長期”“短期”等代碼表示，如“YJ”表示永久保管，“CQ”表示長期保管（一般為30年），“DQ”表示短期保管（一般為10年）。6.件號或卷號對于以件為單位整理的檔案，賦予件號；對于以卷為單位整理的檔案，賦予卷號，按照流水號依次編制。例如，一份2023年形成的行政檔案，永久保管，其編號為：全宗號XZ2023YJ001。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理制度規(guī)定的收集范圍，及時將本部門形成的各類檔案移交檔案管理部門。2.定期收集檔案管理部門定期向各部門發(fā)出檔案收集通知，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將檔案整理好移交。對于重要緊急的檔案，應(yīng)隨時收集。3.確保檔案完整收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、草稿、附件等，確保檔案內(nèi)容的完整性。（二）整理方法1.分類整理按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類，同類檔案再按照時間順序、重要程度等進行排列。2.裝訂編目對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物等影響檔案保存的物品，同時編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。3.電子檔案整理對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照檔案編號規(guī)則進行命名，同時編制電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)一致。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制庫房內(nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.安全防護設(shè)施安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，定期進行維護和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。（二）檔案裝具1.檔案架選用堅固耐用、符合檔案保管要求的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。（三）檔案保管期限1.永久保管涉及公司/組織核心機密、重要權(quán)益、歷史沿革等具有長遠保存價值的檔案，實行永久保管。2.長期保管對公司/組織重要業(yè)務(wù)活動、經(jīng)營管理、財務(wù)核算等方面的檔案，保存期限為30年左右，實行長期保管。3.短期保管一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性資料等檔案，保存期限為10年左右，實行短期保管。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管期限進行鑒定，對已到期的檔案按照規(guī)定程序進行處理。（四）檔案保管檢查1.定期檢查檔案管理部門每月對檔案庫房進行一次全面檢查，檢查檔案的存放狀況、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對部分檔案進行抽查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等情況，確保檔案質(zhì)量。六、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案，用于業(yè)務(wù)開展、決策參考、工作研究等。2.外部利用因法律法規(guī)要求、司法訴訟、審計檢查等特殊情況，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可向外部單位或個人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案，并做好利用登記工作。2.外部利用需提交正式的申請函，說明利用目的、范圍、用途等情況，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并對檔案利用情況進行全程跟蹤。（三）利用期限1.內(nèi)部利用查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得帶出；借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部利用借閱檔案的期限根據(jù)具體情況由公司/組織與利用方協(xié)商確定，并在申請函中明確，如需延期，需重新辦理審批手續(xù)。（四）利用反饋檔案利用結(jié)束后，利用部門或個人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并填寫利用反饋表，對檔案利用的效果、存在的問題等進行反饋，檔案管理部門應(yīng)做好記錄和整理工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、財務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)法律法規(guī)根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確定檔案的保存價值。2.考慮歷史價值對于反映公司/組織發(fā)展歷程、重要事件、重大決策等具有歷史意義的檔案，應(yīng)予以重點考慮。3.結(jié)合現(xiàn)實利用評估檔案在當(dāng)前和未來業(yè)務(wù)活動、工作研究等方面的利用價值，對已無利用價值的檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門按照保管期限和類別，對庫存檔案進行初步篩選，列出擬鑒定的檔案清單。2.小組鑒定檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進行逐卷、逐件審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.編制鑒定報告檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報告，詳細(xì)記錄鑒定的檔案范圍、存毀意見及理由等。4.審批備案鑒定報告經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案，并按照規(guī)定進行銷毀處理。（四）銷毀處理1.銷毀方式對確定銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，形成銷毀清冊，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后存檔。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)及時將形成的電子檔案移交檔案管理部門，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，便于長期保存和利用。2.整理方法按照電子檔案分類方案，對收集到的電子檔案進行分類存儲，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，并按照檔案編號規(guī)則進行命名。同時，編制電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)。（二）電子檔案的存儲與備份1.存儲設(shè)備選用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，對電子檔案進行集中存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。2.備份策略制定電子檔案備份策略，采用異地備份、定期備份等方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與主存儲設(shè)備不同的物理位置，并定期進行數(shù)據(jù)完整性檢查。（三）電子檔案的利用與安全管理1.利用系統(tǒng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的在線查詢、借閱、下載等功能。利用系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管