計量技術檔案制度一、總則（一）目的為加強公司計量技術檔案的管理，確保計量技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮計量技術檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及計量技術工作的部門、崗位及相關活動中形成的計量技術檔案的管理。（三）相關職責1.檔案管理部門負責制定和完善計量技術檔案管理制度；指導、監(jiān)督和檢查各部門計量技術檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作；集中統(tǒng)一管理公司計量技術檔案，建立計量技術檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的安全和有效利用。2.各部門負責本部門計量技術檔案的形成、積累、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交；指定專人負責本部門計量技術檔案的日常管理，確保檔案的完整和安全；積極配合檔案管理部門做好計量技術檔案的查閱、借閱等工作。3.計量技術人員在工作過程中及時形成、收集和整理與計量技術相關的文件資料，并按要求提交給本部門檔案管理人員；對涉及本人工作的計量技術檔案的準確性和完整性負責；協(xié)助檔案管理部門做好計量技術檔案的鑒定、銷毀等工作。二、計量技術檔案的范圍（一）計量器具檔案1.計量器具購置申請、審批文件及采購合同。2.計量器具的出廠合格證、質(zhì)量檢驗報告、使用說明書等技術資料。3.計量器具的驗收記錄，包括驗收項目、驗收結(jié)果、驗收人員簽字等。4.計量器具的校準/檢定證書、校準/檢定記錄及標識。5.計量器具的使用記錄，包括使用時間、使用人員、使用環(huán)境等。6.計量器具的維護保養(yǎng)記錄，如維護保養(yǎng)時間、內(nèi)容、維修更換部件記錄等。7.計量器具的報廢申請、審批文件及報廢處理記錄。（二）計量標準檔案1.計量標準建立的申請、論證報告及審批文件。2.計量標準裝置的設計圖紙、技術文件、操作規(guī)程等。3.計量標準考核證書及復查記錄。4.計量標準的校準/檢定證書、校準/檢定記錄及溯源證書。5.計量標準的使用記錄，包括使用時間、使用人員、測量數(shù)據(jù)等。6.計量標準的維護保養(yǎng)記錄，如維護保養(yǎng)時間、內(nèi)容、維修更換部件記錄等。7.計量標準的比對、驗證記錄及結(jié)果分析報告。（三）計量技術文件檔案1.國家和地方有關計量的法律法規(guī)、規(guī)章、標準、規(guī)范等文件。2.公司內(nèi)部制定的計量管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導書等文件。3.計量技術研究報告、技術總結(jié)、技術改進方案及實施記錄等。4.計量技術培訓教材、培訓記錄及考核成績等。5.計量技術會議文件、紀要、決議等。6.與外部機構(gòu)簽訂的計量技術合作協(xié)議、合同等文件。（四）計量檢測數(shù)據(jù)檔案1.各類計量檢測原始記錄，包括檢測項目、檢測方法、檢測數(shù)據(jù)、檢測環(huán)境條件等。2.計量檢測報告，包括報告編號、委托單位、檢測項目、檢測結(jié)果、報告日期、報告編制人、審核人、批準人等信息。3.計量檢測數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析報告，如數(shù)據(jù)分布、趨勢分析、誤差分析等。三、計量技術檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確計量技術檔案的收集范圍和責任人，確保檔案形成過程中的各類文件資料及時、完整地收集。2.計量技術人員在工作完成后，應及時將相關文件資料提交給本部門檔案管理人員，不得私自留存。3.對于外來的計量技術文件資料，如法律法規(guī)、標準規(guī)范、合作協(xié)議等，由相關部門負責收集，并交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。（二）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系和歷史順序。2.分類科學、組卷合理，便于保管和利用。3.每份文件資料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備。（三）整理方法1.計量器具檔案按每臺計量器具為一個單元進行整理，將相關的文件資料依次排列，如購置文件在前，技術資料次之，驗收記錄、校準/檢定證書、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、報廢記錄等按時間順序排列。2.計量標準檔案以每個計量標準為一個單元進行整理，整理順序與計量器具檔案類似，同時將計量標準考核證書、比對驗證記錄等單獨分類存放。3.計量技術文件檔案按文件的類別進行分類，如法律法規(guī)類、內(nèi)部制度類、技術研究類、培訓教材類等，每類再按時間順序或重要程度排列。4.計量檢測數(shù)據(jù)檔案按檢測項目或檢測批次進行整理，將原始記錄和檢測報告一一對應，按時間順序排列。四、計量技術檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集整理好的計量技術檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.審核通過后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，審核無誤后進行編號、編目、上架歸檔。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。3.對電子計量技術檔案，應進行備份存儲，并采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲設備，定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.計量器具檔案計量器具的購置文件、技術資料、驗收記錄等長期保存。校準/檢定證書、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄等保存至計量器具報廢后[X]年。報廢記錄長期保存。2.計量標準檔案計量標準建立的申請、論證報告、考核證書等長期保存。校準/檢定證書、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、比對驗證記錄等保存至計量標準停用后[X]年。3.計量技術文件檔案國家和地方有關計量的法律法規(guī)、規(guī)章、標準規(guī)范等文件長期保存。公司內(nèi)部制定的計量管理制度、操作規(guī)程等文件保存至文件修訂或廢止后[X]年。計量技術研究報告、技術總結(jié)等文件根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于[X]年。4.計量檢測數(shù)據(jù)檔案計量檢測原始記錄保存至該檢測項目有效期結(jié)束后[X]年。計量檢測報告根據(jù)所涉及業(yè)務的要求確定保管期限，一般不少于[X]年。五、計量技術檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱計量技術檔案，應填寫《計量技術檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱計量技術檔案，應填寫《計量技術檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門應對查閱和借閱情況進行登記，記錄查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱及編號等信息。4.查閱和借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或擅自復印，如需復印，應經(jīng)檔案管理部門同意。查閱和借閱結(jié)束后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人員查詢。（二）復制與摘錄1.因工作需要復制計量技術檔案，應填寫《計量技術檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途、復制份數(shù)等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理部門指定專人負責復制。2.復制的計量技術檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣。3.如需摘錄計量技術檔案內(nèi)容，應填寫《計量技術檔案摘錄申請表》，經(jīng)批準后，由檔案管理人員協(xié)助摘錄，并對摘錄內(nèi)容進行審核。摘錄內(nèi)容應保持檔案原意，不得斷章取義。（三）檔案信息的提供1.檔案管理部門應根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術創(chuàng)新等工作的需要，積極主動地為各部門提供計量技術檔案信息服務。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案信息，應嚴格按照公司相關保密制度進行管理，限制查閱和使用范圍。六、計量技術檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立計量技術檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關技術專家和業(yè)務骨干組成。鑒定小組負責對到期的計量技術檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準確性，包括文件資料是否齊全、字跡是否清晰、簽署是否完備等。2.檔案的保管價值，根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、對公司的重要程度等因素，判斷檔案是否仍具有保存價值。3.檔案的密級，確定檔案是否涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等，是否需要繼續(xù)保密。（三）銷毀程序1.鑒定小組對計量技術檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《計量技術檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀