檔案涉密解密制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案涉密與解密工作，確保公司/組織機密信息的安全及合理利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案涉密與解密工作的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、行政部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標準中關(guān)于保密和信息管理的規(guī)定，確保檔案涉密與解密工作合法合規(guī)。2.最小化原則根據(jù)工作實際需求，嚴格限定接觸和知悉涉密檔案的人員范圍，確保信息知曉范圍最小化。3.全程管控原則對檔案從形成、存儲、使用到解密或銷毀的全過程進行嚴格管理和監(jiān)控，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化及保密需求，適時調(diào)整檔案的密級和保密期限，實現(xiàn)動態(tài)管理。二、檔案涉密管理（一）涉密檔案界定1.商業(yè)秘密類公司/組織未公開的產(chǎn)品研發(fā)資料，包括技術(shù)方案、工藝流程、實驗數(shù)據(jù)等?？蛻粜畔?，如客戶名單、聯(lián)系方式、交易記錄、需求偏好等。市場營銷策略，如市場推廣計劃、定價策略、促銷活動方案等。2.財務(wù)信息類未公開的財務(wù)報表、財務(wù)預(yù)算、成本核算資料等。公司/組織的資金運作情況、投資計劃、融資方案等。3.人事信息類員工個人隱私信息，如身份證號碼、工資明細、健康狀況等。公司/組織的人事任免計劃、績效考核方案、薪酬調(diào)整策略等未公開信息。4.其他類涉及公司/組織重大決策且尚未公開的文件、會議紀要等。與合作伙伴簽訂的含有保密條款的合作協(xié)議、合同等。（二）密級劃分1.絕密級一旦泄露會使公司/組織的核心利益遭受特別嚴重損害的檔案信息，如公司/組織的核心技術(shù)秘密、重大戰(zhàn)略決策等。涉及國家安全、重大經(jīng)濟利益且具有高度敏感性的檔案信息。2.機密級泄露后會使公司/組織的重要利益受到嚴重損害的檔案信息，如關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、重要客戶資源等。對公司/組織聲譽有重大影響且需嚴格保密的信息。3.秘密級泄露后會使公司/組織的一般利益受到損害的檔案信息，如一般性的市場調(diào)研數(shù)據(jù)、普通業(yè)務(wù)文件等。（三）標識與存儲1.標識對涉密檔案應(yīng)在封面、首頁及存儲介質(zhì)顯著位置標注密級標識，如“絕密”“機密”“秘密”字樣，并注明保密期限。密級標識應(yīng)采用易于識別且不易褪色、涂改的方式標注。2.存儲涉密檔案應(yīng)存儲于專門的保密場所，如專用檔案室、保險柜等，確保存儲環(huán)境安全可靠，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。存儲介質(zhì)應(yīng)進行加密處理，并定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。（四）借閱與使用1.借閱審批因工作需要借閱涉密檔案的，需填寫《涉密檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、內(nèi)容、期限等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核、檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。審批應(yīng)嚴格把關(guān)，確保借閱需求合理、必要。2.借閱登記借閱人應(yīng)在檔案管理部門進行借閱登記，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、密級、借閱日期、預(yù)計歸還日期等。檔案管理部門應(yīng)建立借閱臺賬，對借閱情況進行詳細記錄，以便跟蹤和查詢。3.使用要求借閱人只能在規(guī)定的借閱期限內(nèi)，在指定的場所使用涉密檔案，不得擅自將檔案帶出規(guī)定場所或轉(zhuǎn)借他人。使用過程中應(yīng)妥善保管涉密檔案，不得擅自復(fù)制、摘抄、拍照、掃描等，確需復(fù)制的，應(yīng)按照本制度規(guī)定另行辦理審批手續(xù)。使用完畢后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損、未被泄露。（五）人員管理1.人員審查涉及接觸涉密檔案的人員應(yīng)進行嚴格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識，無違法違紀記錄。新入職員工涉及接觸涉密檔案的，應(yīng)在入職前簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.培訓(xùn)教育定期組織接觸涉密檔案的人員參加保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、涉密檔案管理要求等。通過案例分析及實際操作演練等方式，提高人員的保密意識和技能，確保其熟悉涉密檔案管理流程和要求。3.監(jiān)督考核建立對接觸涉密檔案人員的監(jiān)督考核機制，定期檢查其保密工作執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。將保密工作表現(xiàn)納入個人績效考核體系，對違反保密規(guī)定的人員進行嚴肅處理，直至解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。三、檔案解密管理（一）解密條件1.保密期限屆滿檔案的保密期限已到，且在保密期限內(nèi)未出現(xiàn)需要延長保密期限的情況，該檔案自動解密。2.信息公開檔案所涉及的信息已通過合法途徑向社會公開或不再具有保密價值，經(jīng)審核批準后可進行解密。3.工作需要變更因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整或工作需要，原涉密檔案的保密需求已不存在，經(jīng)相關(guān)部門評估和審批后可解密。（二）解密申請與審批1.申請符合解密條件的檔案，由檔案形成部門或使用部門填寫《涉密檔案解密申請表》，詳細說明解密原因、檔案基本情況等信息。2.初審申請表提交至檔案管理部門進行初審，檔案管理部門對申請解密檔案的密級、保密期限、形成過程及相關(guān)情況進行核實，確保申請解密理由充分、依據(jù)可靠。3.復(fù)審初審?fù)ㄟ^后，檔案管理部門將申請表提交至公司/組織保密委員會進行復(fù)審。保密委員會成員應(yīng)包括公司/組織高層管理人員、各相關(guān)部門負責(zé)人等，對申請解密檔案進行全面評估，綜合考慮公司/組織利益、信息安全風(fēng)險及法律法規(guī)要求等因素，做出是否解密的決定。4.審批經(jīng)保密委員會復(fù)審?fù)ㄟ^的解密申請，報公司/組織主要負責(zé)人審批。審批通過后，由檔案管理部門負責(zé)辦理解密手續(xù)。（三）解密實施1.標識變更對批準解密的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時變更其密級標識，去除原保密期限標注，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案密級狀態(tài)。2.存儲調(diào)整解密后的檔案應(yīng)從專門的保密存儲場所移出，按照公司/組織普通檔案管理規(guī)定進行存儲，確保存儲環(huán)境安全、有序。3.信息共享根據(jù)工作需要，解密后的檔案可在公司/組織內(nèi)部進行有限度的共享，但應(yīng)遵循公司/組織內(nèi)部信息共享管理規(guī)定，明確共享范圍、使用要求等，防止信息再次被不當使用或泄露。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對涉密檔案的管理情況進行檢查，包括檔案存儲環(huán)境、標識標注、借閱登記、使用情況等，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.不定期抽查公司/組織保密管理部門應(yīng)不定期對各部門涉密檔案管理情況進行抽查，重點檢查保密制度執(zhí)行情況、人員保密意識及操作規(guī)范等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部審計1.委托審計定期委托專業(yè)的審計機構(gòu)對公司/組織檔案涉密與解密工作進行審計，審計內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性、信息安全防護等方面。2.審計報告與整改審計機構(gòu)出具審計報告后，公司/組織應(yīng)根據(jù)審計意見及時進行整改，完善檔案涉密與解密管理制度和流程，加強信息安全管理措施。（三）違規(guī)處理1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)對于在檔案涉密與解密管理工作中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如檔案泄露、擅自復(fù)制或摘抄涉密檔案、未按規(guī)定進行借閱審批等，應(yīng)及時進行調(diào)查核實。2.責(zé)任追究根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行責(zé)任追究，包括批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分，情節(jié)嚴重構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。3.整改措施針對違規(guī)行為暴露的問題，及時制定整改措施，完善制度漏洞，加強管理環(huán)節(jié)，防止類似問題再次發(fā)生。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負責(zé)解釋。在執(zhí)行