檔案館制度建設(shè)一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館的管理，有效保護和利用檔案資源，保障檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項工作。（三）基本原則1.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確地反映公司/組織的歷史和業(yè)務(wù)活動。2.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織相關(guān)的各類檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.保密性原則：對涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案館管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責檔案館的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等。3.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。4.負責檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司/組織的各項工作提供檔案支持和服務(wù)。5.對各部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門檔案工作職責1.負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整和準確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至檔案館。3.配合檔案館做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理職責，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能。3.負責檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作的規(guī)范有序進行。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和反思，不斷改進工作方法和流程。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報表等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等。5.本公司/組織人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案、科研成果、榮譽證書等。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，及時將本部門產(chǎn)生的檔案材料進行整理和歸檔。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時、準確的原則，確保檔案材料的完整性和真實性。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)實行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對電子文件的收集和保存，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。（三）收集程序1.各部門檔案收集人員定期對本部門的檔案材料進行清理和篩選，將具有保存價值的檔案材料進行分類整理。2.填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。3.將整理好的檔案材料連同檔案移交清單一并移交至檔案館。4.檔案館接收人員對移交的檔案進行核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類，可采用年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法等。2.編號：對分類后的檔案進行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細記錄檔案的基本信息和內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件。（三）整理流程1.檔案整理人員對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性和準確性。2.根據(jù)檔案的分類原則，對檔案進行分類整理，確定檔案的類別和編號。3.對檔案進行編號、編目等工作，形成完整的檔案目錄。4.將整理好的檔案按照類別和編號順序上架存放，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映公司/組織一般活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映公司/組織局部活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案館應(yīng)定期對檔案進行清查，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織外部單位因合法事由查閱檔案。3.個人因與公司/組織相關(guān)的合法權(quán)益查閱檔案。（二）利用程序1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報檔案館負責人審批。3.查閱：檔案館根據(jù)審批結(jié)果，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館。4.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案館負責人審批后，由檔案館工作人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案館印章。5.歸還：利用者查閱或復(fù)制檔案完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案館，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和利用。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案利用者不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。七、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定為依據(jù)。2.從公司/組織的實際情況出發(fā)，全面分析檔案的價值。3.堅持歷史唯物主義觀點，準確判定檔案的保存價值和保管期限。（二）鑒定組織檔案館應(yīng)成立檔案鑒定小組，負責檔案鑒定工作的組織和實施。鑒定小組由檔案館負責人、檔案業(yè)務(wù)人員和相關(guān)部門負責人組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值和保管期限。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的主題、來源、時間、形式等因素，分析檔案的重要性和利用價值。3.參考檔案目錄：通過查閱檔案目錄，了解檔案的基本情況，為鑒定工作提供參考。（四）鑒定流程1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行鑒定。2.鑒定人員對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.鑒定小組根據(jù)鑒定意見，確定檔案的存毀，并形成鑒定報告。4.鑒定報告經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案館根據(jù)鑒定報告，編制檔案銷毀清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：銷毀清單經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.銷毀：檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，由專人負責監(jiān)銷。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等。4.記錄：銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀情況記錄在案。（三）銷毀監(jiān)督公司/組織紀檢監(jiān)察部門應(yīng)對檔案銷毀工作進行監(jiān)督，確保銷毀工作的合規(guī)、公正。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化，提高檔案管理的效率和水平。2.建立檔案信息資源共享平臺，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：搭建檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、下載等功能。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認證等方面的措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）建設(shè)步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)、步驟和保障措施。