檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案庫房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：加強檔案庫房的安全防范措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案庫房環(huán)境管理（一）庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。（二）庫房布局1.庫房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持合理的間距，便于操作和管理。2.檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別、年度等進行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。（三）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)測庫房溫濕度情況，并采取相應(yīng)的調(diào)控措施。（四）清潔衛(wèi)生1.定期對庫房進行清潔，保持庫房內(nèi)整潔干凈，無灰塵、無雜物。2.檔案架、檔案箱等應(yīng)定期擦拭，防止灰塵積累。（五）防火防盜1.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。2.安裝防火、防盜報警裝置，確保庫房安全。3.庫房門窗應(yīng)堅固耐用，具備良好的密封性，并安裝防盜鎖。三、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時將本部門形成的檔案整理收集齊全，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，電子檔案應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）檔案驗收1.檔案管理部門對整理好的檔案進行驗收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.驗收合格的檔案方可辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的檔案應(yīng)退回原部門進行整改。（四）檔案入庫1.檔案管理人員按照檔案存放規(guī)則，將驗收合格的檔案存入相應(yīng)的庫房位置，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案的入庫信息。2.檔案入庫時應(yīng)注意輕拿輕放防止檔案受損。四、檔案保管管理（一）檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案箱內(nèi)，避免直接接觸地面和墻壁。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。（二）檔案標(biāo)識1.在檔案架、檔案箱等存放位置應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒上應(yīng)標(biāo)明檔案的名稱、編號、日期等內(nèi)容。（三）檔案清點1.定期對庫房檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.清點過程中如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并進行處理。（四）檔案維護1.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。2.定期對電子檔案進行維護，檢查存儲設(shè)備的運行情況，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱利用管理（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.外部單位查閱檔案，需提前與公司檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，注明查閱檔案的范圍、目的、時間等內(nèi)容，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱審批1.檔案管理部門對查閱申請進行審核，根據(jù)檔案的密級和管理規(guī)定，確定是否批準(zhǔn)查閱。2.對于涉及機密、絕密的檔案，查閱申請需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱登記1.批準(zhǔn)查閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)進行查閱登記，記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱檔案的名稱等信息。2.查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）查閱服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，為查閱人員提供必要的檔案查閱服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找、復(fù)印相關(guān)檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行復(fù)印。（五）歸還注銷1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上注明歸還時間。2.檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究查閱人員的責(zé)任。3.查閱申請注銷后，檔案管理人員應(yīng)將相關(guān)信息在檔案管理系統(tǒng)中進行更新。六、檔案借閱管理（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、目的、時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.外部單位借閱檔案，需提前與公司檔案管理部門聯(lián)系，提交借閱申請函，注明借閱檔案的范圍、目的、時間等內(nèi)容，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.檔案管理部門對借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的密級和管理規(guī)定確定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及機密絕密的檔案借閱申請需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱登記1.批準(zhǔn)借閱的檔案檔案管理人員應(yīng)進行借閱登記記錄借閱人員的姓名、單位、借閱時間、借閱檔案的名稱等信息。2.借閱人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。2.特殊情況需要長期借閱的檔案，需經(jīng)公司檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）歸還注銷1.借閱期滿后借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員并在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間。2.檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。3.借閱申請注銷后檔案管理人員應(yīng)將相關(guān)信息在檔案管理系統(tǒng)中進行更新。七、檔案保密管理（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱人員的保密職責(zé)。2.對涉及公司機密、絕密的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。（二）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識，簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守檔案保密制度。2.對查閱、借閱檔案的人員進行保密教育，要求其遵守保密規(guī)定。（三）環(huán)境管理1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.查閱區(qū)域應(yīng)與外界保持一定的隔離，防止檔案信息泄露。（四）技術(shù)措施1.對電子檔案采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)措施，確保檔案信息安全。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。八、檔案統(tǒng)計管理（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計報表1.檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計報表，如《檔案收進移出統(tǒng)計表》《檔案利用情況統(tǒng)計表》等。2.統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并按時報送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。（三）數(shù)據(jù)分析1.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。2.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進檔案管理工作的建議和措施。九、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光的原則。2.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.檔案鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組通過審查檔案內(nèi)容、分析檔案價值等方法，對檔案進行鑒定。2.對于涉及公司重要業(yè)務(wù)、歷史沿革等方面的檔案，應(yīng)重點進行鑒定。（四）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對于涉及機密、絕密的檔案，銷毀申請需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀實施1.在指定的地點對批準(zhǔn)銷毀的檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信