檔案清查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案清查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工形成的各類檔案。（三）基本原則1.全面清查原則：對(duì)公司/組織所有檔案進(jìn)行全面清查，確保無遺漏。2.實(shí)事求是原則：清查過程中應(yīng)如實(shí)記錄檔案的實(shí)際情況，不得隱瞞或虛報(bào)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案清查工作中的職責(zé)，確保清查工作順利進(jìn)行。4.及時(shí)整改原則：對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善檔案管理工作。二、檔案清查的組織與分工（一）成立檔案清查工作領(lǐng)導(dǎo)小組由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案清查工作，制定清查工作方案，審定清查結(jié)果，對(duì)清查工作中的重大問題進(jìn)行決策。（二）明確各部門職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案清查工作計(jì)劃和清查標(biāo)準(zhǔn)。組織實(shí)施檔案清查工作，對(duì)清查人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。匯總、整理清查結(jié)果，編制檔案清查報(bào)告。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門檔案的自查工作，按照檔案清查標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行逐一核對(duì)。配合檔案管理部門開展檔案清查工作，提供相關(guān)資料和信息。對(duì)本部門檔案清查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改，確保檔案的規(guī)范管理。3.其他相關(guān)部門根據(jù)檔案清查工作需要，配合檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門做好相關(guān)工作，如提供技術(shù)支持、協(xié)助查閱檔案等。三、檔案清查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案的完整性1.檢查檔案是否齊全，是否涵蓋了公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料。2.核對(duì)檔案的成套性，確保相關(guān)文件材料完整無缺，如項(xiàng)目檔案應(yīng)包括立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件。（二）檔案的準(zhǔn)確性1.審查檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，文字表述是否清晰。2.檢查檔案中的文件材料是否與實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)相符，有無篡改、偽造等情況。（三）檔案的系統(tǒng)性1.查看檔案分類是否科學(xué)合理，是否符合公司/組織檔案分類方案的要求。2.檢查檔案編號(hào)是否連續(xù)、規(guī)范，檔號(hào)編制是否準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和保管位置。3.核對(duì)檔案目錄與檔案實(shí)體是否一致，目錄是否完整、準(zhǔn)確地反映檔案的基本信息。（四）檔案的安全性1.檢查檔案保管場(chǎng)所是否符合安全要求，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.查看檔案載體是否完好，有無破損、褪色、霉變等情況。3.審查檔案的借閱、利用等管理制度是否健全，是否存在違規(guī)操作導(dǎo)致檔案丟失、損壞等問題。（五）檔案清查標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化1.文書檔案清查標(biāo)準(zhǔn)文件材料的收集是否齊全，是否按照規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行整理。文件的起草、審核、簽發(fā)等手續(xù)是否完備，簽署是否清晰。文件的日期、文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、抄送單位等信息是否準(zhǔn)確無誤。檔案的裝訂是否整齊、牢固，紙張規(guī)格是否統(tǒng)一。2.科技檔案清查標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目檔案是否與項(xiàng)目建設(shè)同步形成，是否完整記錄項(xiàng)目的全過程。圖紙的繪制是否規(guī)范，圖面是否清晰，標(biāo)注是否準(zhǔn)確。技術(shù)文件的內(nèi)容是否完整，是否符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。項(xiàng)目檔案的分類、編號(hào)是否符合項(xiàng)目檔案管理的要求。3.會(huì)計(jì)檔案清查標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)憑證的編制是否規(guī)范，記賬憑證與原始憑證是否相符，附件是否齊全。會(huì)計(jì)賬簿的登記是否及時(shí)、準(zhǔn)確，賬頁是否完整，賬目是否清晰。財(cái)務(wù)報(bào)表的數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確，勾稽關(guān)系是否正確。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否按照要求進(jìn)行整理和裝訂。4.人事檔案清查標(biāo)準(zhǔn)員工檔案材料是否齊全，包括履歷、學(xué)歷、職稱、考核、獎(jiǎng)懲等材料。檔案材料的填寫是否規(guī)范，內(nèi)容是否真實(shí)，簽字蓋章是否齊全。檔案的整理是否符合人事檔案管理的要求，分類是否清晰，編號(hào)是否準(zhǔn)確。人事檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)是否完備。四、檔案清查的方法與步驟（一）清查方法1.直接核對(duì)法：對(duì)檔案實(shí)體與檔案目錄進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.抽樣檢查法：按照一定的比例從檔案總體中抽取樣本進(jìn)行檢查，以推斷檔案整體的質(zhì)量情況。抽樣比例應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量、重要程度等因素合理確定。3.實(shí)地查看法：到檔案保管場(chǎng)所實(shí)地查看檔案的保管環(huán)境、載體狀況等，檢查檔案的安全性。（二）清查步驟1.準(zhǔn)備階段制定檔案清查工作方案，明確清查的范圍、內(nèi)容、方法、步驟和時(shí)間安排。組建清查工作小組，明確小組成員的職責(zé)分工。收集、整理檔案清查所需的各種表格、工具等。對(duì)清查人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案清查的標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.自查階段各業(yè)務(wù)部門按照檔案清查標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本部門的檔案進(jìn)行自查，填寫檔案清查登記表，詳細(xì)記錄檔案的清查情況。自查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并在登記表中注明整改情況。3.復(fù)查階段檔案管理部門對(duì)各業(yè)務(wù)部門的自查情況進(jìn)行復(fù)查，重點(diǎn)檢查自查工作是否認(rèn)真、全面，發(fā)現(xiàn)的問題是否整改到位。復(fù)查過程中可采用抽樣檢查的方式，對(duì)部分檔案進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)。對(duì)復(fù)查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，要求進(jìn)一步整改。4.總結(jié)階段檔案管理部門匯總、整理檔案清查結(jié)果，編制檔案清查報(bào)告。報(bào)告應(yīng)包括清查工作的基本情況、清查發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況、對(duì)檔案管理工作的建議等內(nèi)容。將檔案清查報(bào)告提交給檔案清查工作領(lǐng)導(dǎo)小組審定。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)小組的審定意見，對(duì)檔案清查工作進(jìn)行總結(jié)，表彰先進(jìn)部門和個(gè)人，對(duì)存在的問題進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。五、檔案清查結(jié)果的處理（一）問題記錄與分析1.對(duì)檔案清查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括問題的類型、所在部門、檔案名稱、具體情況等。2.分析問題產(chǎn)生的原因，如管理制度不完善、人員操作失誤、檔案形成過程不規(guī)范等。（二）整改措施制定1.根據(jù)問題分析結(jié)果，針對(duì)不同類型的問題制定相應(yīng)的整改措施。整改措施應(yīng)具有針對(duì)性、可操作性和時(shí)效性。2.明確整改責(zé)任部門和責(zé)任人，規(guī)定整改的期限和要求。（三）整改實(shí)施與跟蹤1.整改責(zé)任部門按照整改措施認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保問題得到有效解決。2.檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期了解整改工作進(jìn)展情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決整改過程中遇到的問題。（四）結(jié)果反饋與存檔1.整改完成后，整改責(zé)任部門應(yīng)將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行審核，確認(rèn)問題已整改到位后，將整改情況記錄存檔，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案清查的周期與監(jiān)督（一）清查周期公司/組織應(yīng)定期開展檔案清查工作，原則上每年進(jìn)行一次全面清查，特殊情況可根據(jù)需要適時(shí)增加清查次數(shù)。（二）監(jiān)督檢查1.檔案清查工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案清查工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保清查工作按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.對(duì)在檔案清查工作中敷衍了事、弄虛作假的部門和個(gè)人，要進(jìn)行嚴(yán)肅批評(píng)