企業(yè)檔案庫房制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)檔案庫房的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。3.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為企業(yè)各部門和人員提供方便快捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)檔案庫房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.負(fù)責(zé)對檔案庫房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保管。5.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架等。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，定期檢查檔案庫房的門窗、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.企業(yè)各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門移交的檔案材料進(jìn)行檢查，對不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.對于企業(yè)外部接收的檔案材料，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真審核，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和合法性。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)檔案管理規(guī)定，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.檔案整理應(yīng)包括檔案的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量和種類，合理劃分檔案存放區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，不得隨意堆放。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括企業(yè)重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.長期保管的檔案主要包括企業(yè)一般文件、業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括企業(yè)臨時(shí)性文件、一般性業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為1年至10年。（四）檔案定期檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案的保管狀況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行修復(fù)和防治。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和種類準(zhǔn)確無誤。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)工作，保持檔案的整潔和衛(wèi)生。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）檔案借閱1.企業(yè)內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱時(shí)間、借閱期限、借閱人等信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出企業(yè)或泄露檔案內(nèi)容。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲等。3.檔案查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自離崗、脫崗，確保檔案的安全保管。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對于已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理