工廠檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指工廠在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、文化建設(shè)等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則工廠檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映工廠各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理工廠在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則對(duì)涉及工廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，方便員工和相關(guān)人員利用檔案資源。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門綜合管理部門設(shè)立檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)工廠檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的檢索和查詢。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案損壞、丟失。4.檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。6.檔案利用負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，跟蹤檔案的去向，確保檔案的安全和合理利用。7.檔案信息化建設(shè)積極推進(jìn)檔案信息化管理工作，利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。（三）各部門職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作各部門應(yīng)明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案移交至綜合管理部門檔案管理崗位。2.確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確各部門檔案兼職管理員要認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行及時(shí)收集、分類整理，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確，不得擅自銷毀或隱匿檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案管理工作各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求，提供必要的檔案信息和資料，協(xié)助檔案管理部門開展檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類包括工廠的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等方面的檔案。2.生產(chǎn)管理類涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)、物資管理等與生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的檔案。3.技術(shù)研發(fā)類主要有產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)創(chuàng)新成果等檔案。4.市場營銷類包含市場調(diào)研、銷售合同、客戶信息、廣告宣傳、售后服務(wù)等方面的檔案。5.財(cái)務(wù)管理類涉及財(cái)務(wù)預(yù)算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。6.人力資源類包括員工招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利、勞動(dòng)關(guān)系等方面的檔案。7.企業(yè)文化類如企業(yè)宣傳資料、文化活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書、員工風(fēng)采等檔案。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)原則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，便于檔案的分類管理和檢索查詢。2.編號(hào)方法采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式，具體如下：年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。類別代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位字母表示各類檔案的類別，如“XG”表示行政管理類，“SC”表示生產(chǎn)管理類等。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示每類檔案的流水編號(hào)，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號(hào)為“2023XG0001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，全面收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.收集時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交至綜合管理部門檔案管理崗位。對(duì)于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)收集并移交。3.收集要求檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，具有保存價(jià)值。電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。聲像資料應(yīng)圖像清晰、聲音完整，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、唯一。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檢索和查詢。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，確保檔案的安全保管。2.庫房布局庫房內(nèi)應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)域，設(shè)置檔案架、檔案柜等保管設(shè)備，并留出必要的通道，便于檔案的搬運(yùn)和查閱。3.庫房環(huán)境要求溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，存放在檔案架或檔案柜中，并在檔案盒上標(biāo)明檔案信息。2.電子檔案存儲(chǔ)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。3.聲像檔案存儲(chǔ)聲像檔案應(yīng)按照類別、年度等順序進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映工廠主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)工廠和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管：保管期限為30年的檔案為長期保管檔案，主要包括重要的業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。短期保管：保管期限為10年的檔案為短期保管檔案，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的資料等。2.保管期限確定檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和價(jià)值，按照檔案保管期限表的規(guī)定，確定檔案的保管期限。對(duì)于保管期限難以確定的檔案，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行鑒定，必要時(shí)可征求上級(jí)主管部門或檔案行政管理部門的意見。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定周期檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定，平時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行局部鑒定。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。3.鑒定方法鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限和存毀意見。對(duì)于重要檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案銷毀1.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。2.銷毀方式紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，電子檔案應(yīng)采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱范圍本工廠員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外部單位或個(gè)人查閱檔案，須經(jīng)工廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱程序查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中檢索相關(guān)檔案，并提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字確認(rèn)。3.查閱要求查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和整理。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍因工作需要確需借閱檔案的，須經(jīng)工廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱程序借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中檢索相關(guān)檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記薄上簽字確認(rèn)。3.借閱要求借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱人次、借閱人次等。2.統(tǒng)計(jì)方法檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行記錄，并定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）檔案移交1.移交范圍工廠因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組、企業(yè)改制等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和檔案管理部門的要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.移交程序移交單位應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息。檔案移交清冊(cè)經(jīng)移