檔案安全問(wèn)責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，有效預(yù)防和處理檔案安全事故，特制定本問(wèn)責(zé)制度。本制度旨在明確檔案安全責(zé)任，規(guī)范檔案管理行為，保障公司檔案信息資源的正常利用，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案管理工作的部門(mén)、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案管理人員、文件資料收集與整理人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的規(guī)章制度，確保檔案安全問(wèn)責(zé)工作有法可依、有章可循。2.責(zé)任明確原則明確劃分檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)責(zé)任不清、推諉扯皮的現(xiàn)象。3.預(yù)防為主原則強(qiáng)調(diào)檔案安全預(yù)防工作的重要性，通過(guò)建立健全各項(xiàng)安全管理制度、加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)、完善安全防范措施等手段，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。4.實(shí)事求是原則在進(jìn)行檔案安全問(wèn)責(zé)時(shí)，以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地認(rèn)定責(zé)任，確保問(wèn)責(zé)結(jié)果準(zhǔn)確合理。二、檔案安全責(zé)任主體及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.制定檔案安全管理制度負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，明確檔案管理流程、安全標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范等內(nèi)容，并確保制度的有效執(zhí)行。2.檔案保管環(huán)境維護(hù)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括溫濕度控制、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防光、防污染等安全防護(hù)措施的落實(shí)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案存儲(chǔ)與保管按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和存儲(chǔ)方式，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)合理的存儲(chǔ)與保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。4.檔案安全檢查與隱患排查定期組織開(kāi)展檔案安全檢查和隱患排查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并做好記錄。對(duì)重大安全隱患要及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并采取有效的臨時(shí)防范措施。5.檔案數(shù)字化管理負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作的組織與實(shí)施，確保數(shù)字化過(guò)程中的檔案安全，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行妥善存儲(chǔ)和管理。6.人員培訓(xùn)與教育組織開(kāi)展檔案安全知識(shí)培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高檔案管理人員及相關(guān)人員的安全意識(shí)和操作技能。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.文件資料收集與整理負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保文件資料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.檔案安全自查定期對(duì)本部門(mén)保管的檔案進(jìn)行安全自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向檔案管理部門(mén)報(bào)告。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)工作積極協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全管理工作，配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案清查、核對(duì)等工作。（三）檔案管理人員1.檔案日常管理操作嚴(yán)格按照檔案安全管理制度和操作規(guī)范，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、借閱、歸還等日常管理操作，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.安全設(shè)備操作與維護(hù)熟悉并正確操作檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的安全設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.安全信息報(bào)告及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告檔案管理過(guò)程中的安全問(wèn)題和異常情況，配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。4.保密工作嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，防止檔案信息泄露。（四）公司管理層1.決策與領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制定公司檔案安全管理工作的方針、政策和目標(biāo)，為檔案安全管理工作提供必要的資源支持和組織保障。2.監(jiān)督與檢查定期對(duì)公司檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)檔案安全管理工作中的重大問(wèn)題進(jìn)行決策和協(xié)調(diào)解決。3.問(wèn)責(zé)決定根據(jù)檔案安全事故的調(diào)查結(jié)果，做出相應(yīng)的問(wèn)責(zé)決定，并監(jiān)督問(wèn)責(zé)措施的執(zhí)行情況。三、檔案安全事故的定義與分類（一）定義檔案安全事故是指由于自然災(zāi)害、人為疏忽、管理不善、技術(shù)故障等原因，導(dǎo)致公司檔案遭受損壞、丟失、泄露等情況，對(duì)公司的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展造成不利影響的事件。（二）分類1.火災(zāi)事故因火災(zāi)導(dǎo)致檔案庫(kù)房及檔案受損。2.水災(zāi)事故由于洪水、暴雨、水管爆裂等原因造成檔案被水浸泡、損壞。3.盜竊事故檔案被盜竊或丟失。4.泄密事故檔案信息被非法獲取、泄露，造成公司商業(yè)秘密、敏感信息等泄露。5.技術(shù)故障事故因檔案管理系統(tǒng)故障、存儲(chǔ)設(shè)備損壞等技術(shù)原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失或無(wú)法正常訪問(wèn)。6.其他事故除上述事故類型外，其他因不可抗力或意外事件導(dǎo)致的檔案安全事故。四、檔案安全事故的預(yù)防與應(yīng)急處置（一）預(yù)防措施1.制度建設(shè)與執(zhí)行建立健全檔案安全管理制度，明確各崗位的安全職責(zé)和操作流程，加強(qiáng)制度的培訓(xùn)與宣傳，確保全體員工嚴(yán)格遵守制度規(guī)定。2.人員培訓(xùn)與教育定期組織檔案安全知識(shí)培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、火災(zāi)逃生、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面。3.設(shè)施設(shè)備維護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的建設(shè)與維護(hù)，配備必要的消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.檔案整理與存儲(chǔ)規(guī)范按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目和存儲(chǔ)，確保檔案的有序存放和易于查找。同時(shí)，對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，并采用異地存儲(chǔ)等方式，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案丟失。5.安全檢查與隱患排查定期開(kāi)展檔案安全檢查和隱患排查工作，建立安全檢查臺(tái)賬，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。對(duì)重大安全隱患要實(shí)行掛牌督辦，確保隱患得到徹底消除。6.保密管理加強(qiáng)檔案保密工作，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和審批程序，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案要采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。（二）應(yīng)急處置1.事故報(bào)告檔案安全事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場(chǎng)人員應(yīng)立即報(bào)告本部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)，同時(shí)采取必要的應(yīng)急措施，防止事故擴(kuò)大。部門(mén)負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.應(yīng)急響應(yīng)公司啟動(dòng)檔案安全事故應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，成立應(yīng)急處置小組，負(fù)責(zé)事故的應(yīng)急處置工作。應(yīng)急處置小組應(yīng)迅速趕赴事故現(xiàn)場(chǎng)，了解事故情況，制定應(yīng)急處置方案，并組織實(shí)施。3.現(xiàn)場(chǎng)救援與處置根據(jù)事故類型和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的現(xiàn)場(chǎng)救援和處置措施。如火災(zāi)事故應(yīng)立即組織滅火、疏散人員；水災(zāi)事故應(yīng)及時(shí)排水、搶救檔案；盜竊事故應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查等。在救援過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案的安全，盡量減少損失。4.調(diào)查與評(píng)估事故處置結(jié)束后，由公司相關(guān)部門(mén)組成調(diào)查組，對(duì)事故原因、經(jīng)過(guò)、損失等進(jìn)行調(diào)查，并撰寫(xiě)事故調(diào)查報(bào)告。同時(shí)，對(duì)事故造成的影響進(jìn)行評(píng)估，分析事故發(fā)生的原因和存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議。5.恢復(fù)與重建根據(jù)事故調(diào)查結(jié)果和評(píng)估意見(jiàn)，組織開(kāi)展檔案的恢復(fù)與重建工作。對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或重新整理，確保檔案的完整與可用。同時(shí)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行修復(fù)或更換，恢復(fù)檔案管理工作的正常運(yùn)行。6.責(zé)任追究根據(jù)事故調(diào)查結(jié)果，對(duì)事故責(zé)任單位和責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究，按照本制度的相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。五、檔案安全問(wèn)責(zé)的情形與方式（一）問(wèn)責(zé)情形1.因工作失誤導(dǎo)致檔案丟失、損壞的檔案管理人員或相關(guān)人員在檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保管等過(guò)程中，因疏忽大意、操作不當(dāng)?shù)仍?，?dǎo)致檔案丟失、損壞的。2.違反檔案安全管理制度的未按照檔案安全管理制度規(guī)定的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檔案管理工作，如擅自更改檔案存儲(chǔ)位置、違規(guī)借閱檔案、未按時(shí)進(jìn)行檔案清查等。3.未履行檔案安全職責(zé)的檔案管理部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)人員未履行本制度規(guī)定的檔案安全職責(zé)，對(duì)檔案安全工作敷衍塞責(zé)，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的。4.因失職、瀆職導(dǎo)致檔案泄密的由于檔案管理人員或其他相關(guān)人員的失職、瀆職行為，如違反保密規(guī)定、泄露檔案借閱信息等，導(dǎo)致檔案信息泄露的。5.對(duì)檔案安全事故隱瞞不報(bào)或謊報(bào)的發(fā)生檔案安全事故后，相關(guān)人員故意隱瞞事故情況或謊報(bào)事故信息，延誤事故處理時(shí)機(jī)的。6.其他違反檔案安全管理規(guī)定的行為除上述情形外，其他違反檔案安全管理規(guī)定，對(duì)公司檔案安全造成危害的行為。（二）問(wèn)責(zé)方式1.警告對(duì)情節(jié)較輕的檔案安全違規(guī)行為給予警告處分，責(zé)令其立即改正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育。2.罰款根據(jù)檔案安全事故造成的損失和影響程度，對(duì)責(zé)任單位或責(zé)任人處以一定金額的罰款。罰款金額根據(jù)具體情況確定，但最高不超過(guò)責(zé)任人上一年度工資總額的[X]%。3.降職或免職對(duì)因嚴(yán)重失職、瀆職導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生，造成較大損失或惡劣影響的責(zé)任人，給予降職或免職處分。4.解除勞動(dòng)合同對(duì)因故意違反檔案安全管理制度，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生，給公司造成重大損失的責(zé)任人，公司有權(quán)解除其勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。5.法律責(zé)任追究對(duì)于因檔案安全事故構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。六、檔案安全問(wèn)責(zé)的程序（一）啟動(dòng)問(wèn)責(zé)1.事故報(bào)告與初步調(diào)查檔案安全事故發(fā)生后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)事故情況進(jìn)行初步調(diào)查，形成事故報(bào)告，明確事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、損失等情況，并初步認(rèn)定事故責(zé)任。2.問(wèn)責(zé)建議提出根據(jù)事故報(bào)告和初步調(diào)查結(jié)果，由檔案管理部門(mén)或相關(guān)部門(mén)提出問(wèn)責(zé)建議，明確問(wèn)責(zé)對(duì)象、問(wèn)責(zé)情形、問(wèn)責(zé)方式等內(nèi)容，并提交公司管理層審核。（二）調(diào)查核實(shí)1.成立調(diào)查組公司管理層批準(zhǔn)問(wèn)責(zé)建議后，成立專門(mén)的調(diào)查組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案安全事故及相關(guān)責(zé)任進(jìn)行全面調(diào)查核實(shí)。調(diào)查組成員應(yīng)包括檔案管理部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員，確保調(diào)查工作的公正性和專業(yè)性。2.調(diào)查取證調(diào)查組通過(guò)查閱文件資料、詢問(wèn)相關(guān)人員、現(xiàn)場(chǎng)勘查等方式進(jìn)行調(diào)查取證，收集與事故有關(guān)的各種證據(jù)材料，包括事故現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料、證人證言、檔案管理記錄等。3.責(zé)任認(rèn)定調(diào)查組根據(jù)調(diào)查取證情況，對(duì)檔案安全事故的責(zé)任進(jìn)行準(zhǔn)確認(rèn)定，明確事故責(zé)任單位和責(zé)任人，以及各責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任比例。（三）問(wèn)責(zé)決定1.審議與決策調(diào)查組將調(diào)查結(jié)果和責(zé)任認(rèn)定情況提交公司管理層進(jìn)行審議，公司管理層根據(jù)審議結(jié)果做出問(wèn)責(zé)決定。問(wèn)責(zé)決定應(yīng)明確問(wèn)責(zé)對(duì)象、問(wèn)責(zé)情形、問(wèn)責(zé)方式以及執(zhí)行期限等內(nèi)容。2.通知與送達(dá)公司以書(shū)面形式將問(wèn)責(zé)決定通知問(wèn)責(zé)對(duì)象，并送達(dá)相關(guān)部門(mén)和人員。問(wèn)責(zé)對(duì)象有權(quán)進(jìn)行陳述和申辯，公司應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取其意見(jiàn)，并對(duì)合理意見(jiàn)進(jìn)行采納。（四）問(wèn)責(zé)執(zhí)行1.執(zhí)行監(jiān)督公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)問(wèn)責(zé)決定的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保問(wèn)責(zé)措施得到有效落實(shí)。問(wèn)責(zé)對(duì)象應(yīng)按照問(wèn)責(zé)決定的要求，認(rèn)真履行整改責(zé)任，積極采取措施改進(jìn)工作，避免類似事故再次發(fā)生。2.整改報(bào)告問(wèn)責(zé)對(duì)象應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交整改報(bào)告，匯報(bào)整改措施的落實(shí)情況和整改效果。整改報(bào)告經(jīng)檔案管理部門(mén)審核后，報(bào)公司管理層備案。（五）申訴與復(fù)查1.申訴程序問(wèn)責(zé)對(duì)象對(duì)問(wèn)責(zé)決定不服的，可以在接到問(wèn)責(zé)決定之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，向公司管理層提出書(shū)面申訴。申訴書(shū)應(yīng)說(shuō)明申訴理由和事實(shí)依據(jù)