檔案管理歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及員工應(yīng)將工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地歸檔，保證檔案能夠全面反映公司的歷史和現(xiàn)狀。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于查閱、檢索和利用的原則，合理分類、編號(hào)和排列，建立健全檔案檢索工具，提高檔案利用效率。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照的申辦、變更、年檢資料。2.公司行政會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.公司規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。4.公司發(fā)布的各類公文，包括通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。5.公司工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.公司印章管理文件，如印章使用登記記錄、印章保管制度等。7.公司辦公設(shè)施設(shè)備管理文件，如采購(gòu)合同、使用說明書、維修記錄等。8.公司安全保衛(wèi)文件，如安全制度、應(yīng)急預(yù)案、消防設(shè)施檢查記錄等。9.公司人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。10.公司行政事務(wù)性文件，如辦公用品采購(gòu)清單、車輛使用記錄、接待安排等。（二）財(cái)務(wù)管理類1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.公司財(cái)務(wù)管理制度、辦法。3.公司會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。4.公司稅務(wù)申報(bào)資料，如納稅申報(bào)表、完稅證明等。5.公司財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等。6.公司資金管理文件，如資金計(jì)劃、資金使用審批記錄等。7.公司財(cái)務(wù)往來文件，如合同、協(xié)議、發(fā)票等。8.公司財(cái)務(wù)檔案銷毀記錄。（三）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類1.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.公司市場(chǎng)調(diào)研資料，如市場(chǎng)分析報(bào)告、客戶需求調(diào)查等。3.公司產(chǎn)品研發(fā)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、研發(fā)報(bào)告等。4.公司生產(chǎn)管理文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制記錄等。5.公司銷售管理文件，如銷售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)、客戶信息管理、銷售渠道拓展記錄等。6.公司采購(gòu)管理文件，如采購(gòu)訂單、供應(yīng)商評(píng)估記錄、采購(gòu)成本分析等。7.公司物流管理文件，如發(fā)貨記錄、運(yùn)輸合同、倉儲(chǔ)管理記錄等。8.公司售后服務(wù)文件，如客戶投訴處理記錄、維修記錄、回訪記錄等。（四）項(xiàng)目管理類1.公司各類項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.項(xiàng)目合同、協(xié)議，包括項(xiàng)目委托合同、合作協(xié)議等。3.項(xiàng)目計(jì)劃、方案、進(jìn)度報(bào)告等。4.項(xiàng)目預(yù)算、決算文件。5.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書等。6.項(xiàng)目文檔資料，如項(xiàng)目文檔清單、文檔整理記錄等。（五）黨群工作類1.公司黨組織建設(shè)文件，如黨組織設(shè)置、黨員發(fā)展、黨組織活動(dòng)記錄等。2.公司工會(huì)工作文件，如工會(huì)組織建設(shè)、工會(huì)活動(dòng)記錄、職工權(quán)益維護(hù)等。3.公司共青團(tuán)工作文件，如團(tuán)組織建設(shè)、青年活動(dòng)記錄等。4.公司企業(yè)文化建設(shè)文件，如企業(yè)精神、價(jià)值觀、文化活動(dòng)記錄等。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.員工在工作活動(dòng)中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)交本部門文件收集人員，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并交綜合管理部統(tǒng)一歸檔。（二）文件材料的整理1.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.歸檔文件材料應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。4.歸檔文件材料應(yīng)編制頁碼，以便于查閱和管理。（三）文件材料的裝訂1.歸檔文件材料應(yīng)采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂時(shí)應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，如線繩、膠水等。（四）文件材料的編目1.歸檔文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或用鋼筆填寫，字跡應(yīng)工整、清晰。3.歸檔文件材料應(yīng)編制卷皮，卷皮應(yīng)包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限、密級(jí)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。4.卷皮應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行填寫，字跡應(yīng)工整、清晰。（五）文件材料的裝盒1.歸檔文件材料應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)符合檔案管理要求，具有一定的強(qiáng)度和耐久性。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限、密級(jí)等信息。3.檔案盒內(nèi)的文件材料應(yīng)排列整齊，不得隨意堆放。四、歸檔時(shí)間（一）行政管理類文件應(yīng)在文件形成后的次年上半年歸檔。（二）財(cái)務(wù)管理類文件應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后的次年上半年歸檔。（三）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類文件應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的次年上半年歸檔。（四）項(xiàng)目管理類文件應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后的次年上半年歸檔。（五）黨群工作類文件應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后的次年上半年歸檔。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司重要規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件，公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件，公司重大項(xiàng)目立項(xiàng)、驗(yàn)收等文件，公司黨群工作重要文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司行政會(huì)議文件，公司一般性規(guī)章制度、辦法文件，公司財(cái)務(wù)管理制度、辦法文件，公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，公司一般性項(xiàng)目文件等。保管期限為10年50年。4.短期保管的檔案主要包括公司行政事務(wù)性文件，公司財(cái)務(wù)往來文件，公司一般性業(yè)務(wù)文件等。保管期限為1年10年。（三）檔案定期檢查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檔案檢查應(yīng)形成記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)于超過保管期限的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)。2.檔案鑒定應(yīng)成立鑒定小組，鑒定小組應(yīng)由綜合管理部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及檔案管理人員組成。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值和保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)于超過保管期限且已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等項(xiàng)目。3.檔案銷毀應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交綜合管理部辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。（三）利用登記1