檔案室歷制度檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：遵循方便、快捷、高效的原則，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點、核對，確保檔案的安全和完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。7.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。8.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，解答相關(guān)咨詢。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時整理、歸檔，確保檔案的齊全、完整。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得違規(guī)查閱、借閱檔案。5.積極配合檔案室做好檔案管理的各項工作，如檔案清查、統(tǒng)計、鑒定等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目、保管、查閱、借閱登記等。4.對檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、投標(biāo)書等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等。5.公司的財務(wù)報表、憑證、賬簿等財務(wù)檔案。6.公司的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)材料。7.公司的科技檔案，如科研項目立項報告、研究成果、技術(shù)文件等。8.公司的業(yè)務(wù)檔案，如市場營銷活動資料、客戶信息、項目文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集齊全，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行初步整理。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、完整、準(zhǔn)確的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集紙質(zhì)文件或打印出紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.對收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行分類登記，注明文件名稱、來源、形成時間、保管期限等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，符合文檔一體化管理要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。先將文件按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項目分類，每個項目下再按階段、專業(yè)等進(jìn)行細(xì)分，如項目立項文件、研究實驗文件、成果鑒定文件等。3.財務(wù)檔案：按照會計年度，將憑證、賬簿、報表等分別整理歸檔。4.人事檔案：按照員工個人進(jìn)行整理，分為履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、政審、黨團(tuán)、獎勵、處分、工資、任免等十大類。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型，如市場營銷、項目管理等，按照業(yè)務(wù)流程和時間順序進(jìn)行整理。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)注明案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等信息。4.目錄應(yīng)打印或書寫清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。3.財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室。4.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個月內(nèi)整理歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，及時整理歸檔，確保檔案的時效性。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.將檔案移交至檔案室，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立以來的重要文件、重大合同協(xié)議、財務(wù)決算等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、年度工作計劃總結(jié)等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。如臨時性的通知、簡報等。（四）保管要求1.庫房建設(shè)：檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案裝具：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。3.溫濕度控制：庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。4.安全防護(hù)：配備必要的消防器材、防盜報警裝置等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。5.定期檢查：檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。6.電子檔案保管：對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱機(jī)密檔案、重要檔案等，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點進(jìn)行，查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期間如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱機(jī)密檔案、重要檔案等，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行借閱和使用。5.借閱人員歸還檔案時，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如過期的文件、無利用價值的資料等，進(jìn)行鑒定銷毀。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價值，提出鑒定意見。3.形成檔案鑒定報告，明確鑒定結(jié)果，包括哪些檔案繼續(xù)保存，哪些檔案予以銷毀等。4.檔案鑒定報告經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（四）銷毀程序1.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保和安全要求的方式進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，請相關(guān)人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.將《檔案銷毀清單》與檔案鑒定報告等相關(guān)材料一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于200dpi。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子目錄。4.掛接存儲：將處理后的電子檔案與對應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中，并定期進(jìn)行備份。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按題名、文號、責(zé)任者、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。2.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程信息化管理，記錄借閱情況。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。