單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。單位檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則。全面收集、整理單位工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是單位檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀單位各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。4.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向綜合檔案室移交。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類和裝訂。2.妥善保管本部門的檔案，確保檔案的安全與完整，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室開展檔案管理工作，提供有關(guān)檔案的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本單位形成的各種文件材料，包括：行政文件：如請示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知、會議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)文件：如工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)文件、合同協(xié)議等。財(cái)務(wù)文件：如預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)憑證等。人事文件：如干部任免、工資調(diào)整、考核獎懲、培訓(xùn)記錄等。聲像檔案：如照片、錄音、錄像等反映單位重要活動和工作場景的資料。實(shí)物檔案：如單位獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等。3.下級單位報(bào)送的重要文件、報(bào)表、總結(jié)等。4.與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類。按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理等類別，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級、三級分類。2.編號。對每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全保管。同時(shí)，應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整與安全。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案因溫濕度變化而受損。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案丟失或損壞。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對借出的檔案要及時(shí)催還，確保檔案按時(shí)歸還。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保有保存價(jià)值的檔案得到妥善保管，無保存價(jià)值的檔案及時(shí)銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其對單位工作、歷史研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒等方面的價(jià)值。2.考慮檔案的來源、形成時(shí)間、形式等因素，綜合評估其保存價(jià)值。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的題名、編號、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.本單位員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱。員工可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱服務(wù)工作。2.借閱。因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱檔案，并按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。（四）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、查閱日期、查閱內(nèi)容、借閱人姓名、借閱日期、歸還日期等信息，并定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便掌握檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。選用適合本單位的檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全管理。加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.加