檔案崗位規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為公司各項工作提供有力的支持和保障，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等各個方面的資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，滿足公司各項工作的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司各類檔案。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.在日常工作中，各部門應(yīng)妥善保管本部門產(chǎn)生的檔案資料，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類整理，并定期移交檔案管理部門。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的數(shù)據(jù)和資料，協(xié)助做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的賬物相符。4.積極開展檔案的編研工作，為公司提供有價值的檔案信息和資料。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保檔案信息的安全和準(zhǔn)確。6.協(xié)助各部門做好檔案的查詢、借閱和歸還工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司行政管理制度、工作計劃、總結(jié)、報告等；公司各類會議紀(jì)要、記錄等；公司人事檔案、員工培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。2.經(jīng)營管理類：包括公司市場營銷策略、市場調(diào)研報告、客戶資料等；公司生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件等；公司財務(wù)管理文件、財務(wù)報表、審計報告等；公司采購合同、銷售合同、租賃合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。3.項目管理類：包括公司各類項目的立項申請、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)等；項目實施過程中的各類文件、資料、圖紙等；項目驗收文件、項目成果報告等。4.技術(shù)研發(fā)類：包括公司技術(shù)研發(fā)規(guī)劃、技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)等；公司新產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)專利文件、科研成果報告等；公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、工藝流程圖等。5.黨群工作類：包括公司黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件；公司工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件；公司企業(yè)文化建設(shè)、精神文明建設(shè)等方面的文件。6.其他類：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)文件；公司與外部單位的往來信函、傳真、電子郵件等；公司其他不屬于上述分類的文件和資料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編制。具體規(guī)則如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，例如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示各類檔案的類別，具體如下：行政管理類：XZ經(jīng)營管理類：JY項目管理類：XM技術(shù)研發(fā)類：JS黨群工作類：DQ其他類：QT3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。例如，2023年形成的第一份行政管理類檔案編號為“2023XZ0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案材料。具體收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要等。3.本公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.本公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、項目管理等活動中形成的各類文件、資料、報表、圖紙等。5.本公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案（包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試成績等）、績效考核檔案等。6.本公司獲得的各類榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等。7.本公司開展黨群工作形成的各類文件、資料、記錄等。8.其他與本公司有關(guān)的具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)定期對本部門的檔案材料進(jìn)行清理和收集，防止檔案材料的散失。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行收集，并確保其真實性和準(zhǔn)確性。4.在檔案收集過程中，應(yīng)注意收集不同載體的檔案材料，如紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等，并確保各種載體檔案材料的一致性。（三）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分或遺漏。對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如時間順序、重要程度等。4.對每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。5.電子文件應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上，同時建立相應(yīng)的電子文件目錄。五、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品等，以保證檔案的質(zhì)量不受影響。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（四）檔案清查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬物相符。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并做好記錄。（五）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播公司機密檔案。3.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對借閱人員的身份和用途進(jìn)行登記，確保檔案的安全。4.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）保管期限劃分公司檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值。具體鑒定方法包括：1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其重要程度和保存價值。3.效益評估法：評估檔案對公司當(dāng)前和未來工作的利用效益，確定其保存價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案銷毀清冊，確保銷毀的檔案準(zhǔn)確無誤。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍公司檔案的利用范圍包括公司內(nèi)部各部門及員工在工作中查閱、借閱檔案，以及向外部單位提供檔案資料等。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案時，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費用。4.外借：向外部單位提供檔案資料時，應(yīng)填寫《檔案外借申請表》，注明外借單位、外借內(nèi)容、外借期限等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理外借手續(xù)。外借檔案應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行管理，確保檔案的安全。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆