施工資料檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司施工資料檔案管理，確保施工資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有效支持工程建設(shè)、維護(hù)、運(yùn)營(yíng)及管理工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目的施工資料檔案管理，包括但不限于工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等各類與施工相關(guān)的資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：施工資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類資料，確保資料無(wú)缺失。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的流程和內(nèi)在邏輯，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類、整理和歸檔，便于查詢和利用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善施工資料檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門和項(xiàng)目組的施工資料檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)施工資料檔案的集中統(tǒng)一管理，包括收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。4.定期對(duì)施工資料檔案進(jìn)行檢查、評(píng)估和鑒定，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目施工資料的收集、整理和初步歸檔工作，確保資料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交項(xiàng)目施工資料。3.配合檔案管理部門做好施工資料檔案的檢查、評(píng)估和鑒定等工作。4.明確項(xiàng)目?jī)?nèi)部資料管理人員，負(fù)責(zé)具體的資料管理工作，并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。（三）各部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門：負(fù)責(zé)提供施工過(guò)程中的技術(shù)文件、圖紙、變更通知等資料，并確保其符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.質(zhì)量安全部門：負(fù)責(zé)收集、整理工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄等資料，確保工程質(zhì)量和安全資料的完整性。3.物資采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)提供物資采購(gòu)合同、物資清單、質(zhì)量證明文件等資料，保證物資資料的準(zhǔn)確性。4.財(cái)務(wù)管理部門：負(fù)責(zé)提供工程費(fèi)用支付憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等資料，為工程成本核算和審計(jì)提供依據(jù)。三、施工資料的分類與歸檔（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.建設(shè)用地文件：如土地出讓合同、土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證等。3.工程勘察設(shè)計(jì)文件：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。4.招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。5.工程合同文件：工程總承包合同、專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同等各類合同。（二）施工過(guò)程文件1.施工管理文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等。工程開工報(bào)告、復(fù)工報(bào)告、停工報(bào)告等。施工進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表等。工程協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要等。2.施工技術(shù)文件技術(shù)交底記錄。圖紙會(huì)審記錄。設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄等。施工日志。施工技術(shù)總結(jié)。3.工程質(zhì)量文件原材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告。分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄。隱蔽工程驗(yàn)收記錄。工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄。4.工程安全文件安全生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)責(zé)任制等。安全技術(shù)交底記錄。安全檢查記錄、隱患整改記錄。安全事故報(bào)告及處理記錄。5.施工物資資料物資采購(gòu)計(jì)劃。物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄。物資臺(tái)賬。物資發(fā)放記錄。（三）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.工程竣工決算報(bào)告。3.工程質(zhì)量保修書。4.工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖）。5.竣工驗(yàn)收備案表及相關(guān)備案文件。（四）歸檔要求1.資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，簽字蓋章手續(xù)齊全。2.文字材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，圖樣應(yīng)清晰準(zhǔn)確。3.資料應(yīng)按照分類順序進(jìn)行整理，編制頁(yè)碼，并填寫卷內(nèi)目錄。4.不同載體的資料應(yīng)分別歸檔，如紙質(zhì)資料、電子資料等。電子資料應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致。5.歸檔資料應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案索引，便于查詢和利用。四、施工資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門和項(xiàng)目組應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的施工資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于外部單位提供的資料，如設(shè)計(jì)單位的圖紙、供應(yīng)商的質(zhì)量證明文件等，應(yīng)進(jìn)行審核和簽收，確保資料符合要求。3.項(xiàng)目組應(yīng)定期對(duì)施工資料進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)缺失或不完整的資料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充和完善。（二）整理要求1.施工資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同類資料應(yīng)集中存放，并按照時(shí)間順序或邏輯順序排列。2.對(duì)于紙張大小不一致的資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其符合A4紙張規(guī)格。3.資料中的簽字、蓋章應(yīng)清晰可辨，如有缺失或不規(guī)范的情況，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)正。4.電子資料應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和查找。五、施工資料的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.施工資料檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序存放，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（二）利用要求1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱施工資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍和審批程序，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.外單位因特殊原因需要查閱公司施工資料檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度。六、施工資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)施工資料檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和價(jià)值。4.保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要是關(guān)系到公司長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和具有重要?dú)v史價(jià)值的資料；長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年以上；短期保管的檔案為110年。（二）銷毀要求1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、保密與安全（一）保密要求1.施工資料檔案涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息，所有參與施工資料檔案管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、被盜或被篡改。3.在檔案查閱、利用過(guò)程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。4.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，確保信息安全。（二）安全要求1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案安全操作規(guī)程，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，確保檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全。4.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)要求1.檔案管理部門應(yīng)定期組織施工資料檔案管理培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、業(yè)務(wù)流程等方面的知識(shí)。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。4.各部門和項(xiàng)目組應(yīng)積極組織本部門人員參加檔案管理培訓(xùn)，提高全員的檔案管理意識(shí)。（二）考核要求1.建立施工資料檔案管理考核制度，對(duì)各部門和項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行定期考核