保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及保險(xiǎn)行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司及所屬各分支機(jī)構(gòu)在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義本制度所稱保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案，是指公司在辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，記錄和反映保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料。（四）管理原則保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)全公司保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的具體收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，并接受公司總部的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)批單等，是證明保險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始依據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記錄保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要，是登記賬簿的直接依據(jù)。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置，全面、系統(tǒng)地記錄保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的總括情況，反映資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)等要素的增減變動(dòng)及其結(jié)果。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄各類保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的具體情況，如各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的收支明細(xì)、客戶信息明細(xì)、資產(chǎn)負(fù)債明細(xì)等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記，反映現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、低值易耗品明細(xì)賬、往來(lái)賬款明細(xì)賬等，用于詳細(xì)記錄特定保險(xiǎn)業(yè)務(wù)或資產(chǎn)負(fù)債項(xiàng)目的情況。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：反映公司月度保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：在月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的基礎(chǔ)上，對(duì)公司季度保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行更全面的總結(jié)和分析，報(bào)告內(nèi)容與月度報(bào)告基本相同，但分析更為詳細(xì)。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：對(duì)公司上半年保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等進(jìn)行綜合反映和分析，除包含月度和季度報(bào)告的內(nèi)容外，還可能增加一些中期財(cái)務(wù)指標(biāo)的分析和對(duì)比。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：是公司年度保險(xiǎn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)情況的全面總結(jié)，包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等，對(duì)全年保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)成果、財(cái)務(wù)狀況和現(xiàn)金流量進(jìn)行詳細(xì)分析和評(píng)價(jià)，并提供相關(guān)的財(cái)務(wù)指標(biāo)和數(shù)據(jù)。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：定期編制，用于核對(duì)公司銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異，確保銀行存款賬目準(zhǔn)確無(wú)誤。2.銀行對(duì)賬單：由銀行提供，反映公司銀行賬戶的收支明細(xì)和余額情況，是核對(duì)銀行存款賬目和資金往來(lái)的重要依據(jù)。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案從形成部門(mén)向檔案管理部門(mén)移交的詳細(xì)情況，包括檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交人、接收人等信息。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：詳細(xì)記錄公司保管的各類會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息，便于對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理和查詢。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)：記錄公司銷毀會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)情況，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀原因、銷毀人、監(jiān)銷人等信息，確保會(huì)計(jì)檔案銷毀工作符合規(guī)定和程序。6.其他與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告等，這些資料對(duì)于全面了解公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和風(fēng)險(xiǎn)情況具有重要參考價(jià)值。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)在辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理、歸檔，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后及時(shí)整理裝訂，確保憑證編號(hào)連續(xù)、附件齊全、簽章完備。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后及時(shí)打印裝訂，對(duì)于實(shí)行電算化記賬的單位，應(yīng)定期將電子賬簿備份并打印紙質(zhì)賬簿，確保賬簿信息的安全和完整。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送相關(guān)部門(mén)，并及時(shí)整理歸檔。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理：拆除憑證上的金屬物，對(duì)大張的附件進(jìn)行折疊，使其與記賬憑證大小一致，并在裝訂線處加封簽。按照記賬憑證編號(hào)順序，檢查憑證日期、編號(hào)、摘要、金額、附件張數(shù)等是否齊全，記賬憑證與原始憑證是否相符。將整理好的憑證按順序排列，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等信息。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理：將打印好的賬簿按總賬、明細(xì)賬、日記賬等分類順序排列，檢查賬簿頁(yè)碼是否連續(xù)、內(nèi)容是否完整。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)在年度終了后將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并在賬頁(yè)上加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”章；對(duì)于卡片式賬簿，應(yīng)將卡片穿孔固定，加裝封面和封底，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、編號(hào)等信息。在賬簿封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并在賬簿扉頁(yè)上填寫(xiě)“賬簿啟用表”，注明賬簿啟用日期、經(jīng)管人員、交接記錄等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理：將月度、季度、半年度和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按時(shí)間順序排列，檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、簽章是否齊全。在報(bào)告封面注明單位名稱、報(bào)告期間、報(bào)告種類等信息，并在報(bào)告扉頁(yè)上填寫(xiě)“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制說(shuō)明”，注明報(bào)告編制依據(jù)、編制方法、重要事項(xiàng)說(shuō)明等內(nèi)容。將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按類別分別裝訂成冊(cè)，對(duì)于篇幅較大的報(bào)告，可分冊(cè)裝訂，并在封面上注明分冊(cè)編號(hào)。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按月或按季整理，與相關(guān)記賬憑證或賬簿記錄核對(duì)一致后，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、期間、資料名稱等信息。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫(xiě)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，并在清冊(cè)上加蓋單位公章和相關(guān)人員印章。其他與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行分類整理，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等應(yīng)分別裝訂成冊(cè)，并在封面上注明資料名稱、期間、編制單位等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以防止會(huì)計(jì)檔案因環(huán)境因素受損。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別分別建立檔案柜或檔案架，并在柜（架）上標(biāo)明檔案類別、年度、月份等信息，便于查找和管理。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限順序排列，同一保管期限的檔案應(yīng)集中存放，以便于對(duì)不同保管期限的檔案進(jìn)行管理和查閱。3.對(duì)于重要的會(huì)計(jì)檔案，如涉及重大保險(xiǎn)業(yè)務(wù)決策、重大財(cái)務(wù)收支、重大資產(chǎn)處置等相關(guān)的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)單獨(dú)保管，并采取加密存儲(chǔ)、專人負(fù)責(zé)等措施，確保檔案的安全性和保密性。4.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，并記錄相關(guān)情況。5.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自出借、銷毀、涂改會(huì)計(jì)檔案，不得泄露會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和信息。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.司法機(jī)關(guān)等依法查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。公司應(yīng)積極配合司法機(jī)關(guān)的工作，提供必要的會(huì)計(jì)檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定程序查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所或進(jìn)行其他違規(guī)操作。3.查閱人員應(yīng)在查閱登記本上記錄查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，并在查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。4.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要會(huì)計(jì)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）復(fù)制規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息。2.外部單位復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)公司總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定簽訂保密協(xié)議。復(fù)制時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件一致，并在復(fù)制件上加蓋單位公章。3.司法機(jī)關(guān)等依法復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。公司應(yīng)積極配合司法機(jī)關(guān)的工作，提供必要的會(huì)計(jì)檔案復(fù)制件。4.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量和清晰度。復(fù)制完畢后，應(yīng)及時(shí)將復(fù)制件歸檔，并在檔案保管部門(mén)進(jìn)行登記。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司檔案管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。3.公司應(yīng)成立會(huì)計(jì)檔案銷毀工作小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作。銷毀工作小組應(yīng)由公司檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成。4.在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，銷毀工作小組應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷毀的會(huì)計(jì)檔案與清冊(cè)一致。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，