案件檔案查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織案件檔案的查閱行為，確保檔案信息的安全與合理利用，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部員工、外部有權(quán)機(jī)關(guān)及經(jīng)公司/組織授權(quán)的其他單位或個人對案件檔案的查閱活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：案件檔案查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息不被泄露、篡改或非法使用，維護(hù)檔案的完整性和保密性。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員對案件檔案的查閱權(quán)限，防止越權(quán)查閱。4.規(guī)范有序原則：查閱流程應(yīng)規(guī)范、有序，便于操作和管理。二、案件檔案定義與分類（一）定義本制度所稱案件檔案，是指公司/組織在處理各類案件過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括但不限于案件受理材料、調(diào)查取證資料、處理決定、相關(guān)文書等。（二）分類1.民事案件檔案：涵蓋各類合同糾紛、侵權(quán)糾紛、婚姻家庭糾紛等民事案件的相關(guān)檔案。2.刑事案件檔案：涉及公司/組織內(nèi)部或與外部相關(guān)的刑事犯罪案件的檔案資料。3.行政案件檔案：有關(guān)行政處罰、行政復(fù)議、行政訴訟等行政案件的記錄。4.其他案件檔案：除上述三類外的其他特殊案件檔案。三、查閱權(quán)限（一）內(nèi)部員工查閱權(quán)限1.案件承辦人員：負(fù)責(zé)具體案件辦理的員工，有權(quán)查閱其承辦案件的全部檔案資料，以便開展工作、補(bǔ)充證據(jù)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：因工作需要，在其職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的案件檔案，以了解案件進(jìn)展對業(yè)務(wù)的影響，指導(dǎo)后續(xù)工作。3.法務(wù)部門人員：法務(wù)人員有權(quán)查閱各類案件檔案，用于法律研究、風(fēng)險(xiǎn)評估、提供法律支持等工作。4.審計(jì)部門人員：審計(jì)人員可根據(jù)審計(jì)工作需要，查閱涉及財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)責(zé)任等相關(guān)案件檔案，以核實(shí)情況、發(fā)現(xiàn)問題。（二）外部有權(quán)機(jī)關(guān)查閱權(quán)限1.司法機(jī)關(guān)：如人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)等，因案件偵查、起訴、審判等需要，憑有效法律文書和工作證件，可查閱相關(guān)案件檔案。2.行政機(jī)關(guān)：依據(jù)行政管理職責(zé)，在法定權(quán)限范圍內(nèi)，持相關(guān)證明文件，有權(quán)查閱涉及本部門管理事項(xiàng)的案件檔案。（三）其他單位或個人查閱權(quán)限經(jīng)公司/組織書面授權(quán)的其他單位或個人，在授權(quán)范圍內(nèi)，可查閱指定的案件檔案。授權(quán)應(yīng)明確查閱的目的、范圍、期限等內(nèi)容。四、查閱流程（一）內(nèi)部員工查閱流程1.申請：查閱人填寫《案件檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱案件的名稱、查閱目的、所需檔案內(nèi)容等信息，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的工作職責(zé)和申請內(nèi)容，判斷是否符合查閱權(quán)限，審核通過后簽字批準(zhǔn)，并注明查閱期限。3.檔案管理部門受理：查閱人持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的申請表，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門對申請表進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱案件名稱、查閱日期等信息。4.查閱檔案：檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表，提供相應(yīng)的案件檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。5.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）外部有權(quán)機(jī)關(guān)查閱流程1.來函申請：司法機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)等外部有權(quán)機(jī)關(guān)應(yīng)提前向公司/組織發(fā)送查閱函，說明查閱的案件名稱、查閱依據(jù)、查閱范圍等內(nèi)容，并加蓋公章。2.公司/組織審核：公司/組織收到查閱函后，由法務(wù)部門或相關(guān)職能部門對來函進(jìn)行審核，核實(shí)其合法性、真實(shí)性及查閱權(quán)限。審核通過后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.通知檔案管理部門：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由法務(wù)部門或相關(guān)職能部門通知檔案管理部門準(zhǔn)備查閱所需的案件檔案。4.查閱現(xiàn)場監(jiān)督：外部有權(quán)機(jī)關(guān)查閱檔案時，公司/組織應(yīng)安排專人在場監(jiān)督，確保查閱活動符合法律法規(guī)及本制度規(guī)定。查閱完畢后，外部有權(quán)機(jī)關(guān)應(yīng)在查閱記錄上簽字確認(rèn)。5.檔案管理部門記錄：檔案管理部門對外部有權(quán)機(jī)關(guān)的查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱機(jī)關(guān)名稱、查閱日期、查閱人員、查閱檔案內(nèi)容等信息。（三）其他單位或個人查閱流程1.授權(quán)申請：其他單位或個人向公司/組織提交書面授權(quán)申請，說明查閱的案件檔案名稱、查閱目的、查閱期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。申請應(yīng)同時附上公司/組織要求的相關(guān)證明材料。2.公司/組織審批：公司/組織收到授權(quán)申請后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門進(jìn)行審核，評估查閱對公司/組織的影響。審核通過后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.簽訂授權(quán)協(xié)議：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，公司/組織與申請查閱的單位或個人簽訂《案件檔案查閱授權(quán)協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、查閱范圍、保密責(zé)任等內(nèi)容。4.查閱流程與內(nèi)部員工查閱流程相同：按照內(nèi)部員工查閱流程，申請查閱人持授權(quán)協(xié)議和《案件檔案查閱申請表》辦理查閱手續(xù)，檔案管理部門提供檔案并監(jiān)督查閱過程。五、檔案保密與安全（一）保密措施1.查閱人保密義務(wù)：所有查閱案件檔案的人員，包括內(nèi)部員工、外部有權(quán)機(jī)關(guān)及其他單位或個人，均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。查閱人在查閱過程中，應(yīng)對檔案信息予以妥善保管，防止丟失或損壞。2.檔案管理部門保密責(zé)任：檔案管理部門工作人員應(yīng)加強(qiáng)對案件檔案的管理，確保檔案存儲環(huán)境安全，防止檔案信息被非法獲取。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的案件檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、加密存儲等。3.保密協(xié)議與培訓(xùn)：公司/組織可與查閱人簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。同時，定期對涉及檔案查閱的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。（二）安全保障1.查閱場所安全：檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的查閱場所，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等，確保查閱環(huán)境安全。查閱場所應(yīng)保持整潔、安靜，便于查閱人和檔案管理部門工作人員開展工作。2.檔案存儲安全：案件檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式和要求進(jìn)行保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。對電子檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.應(yīng)急處理機(jī)制：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠最大限度地保護(hù)案件檔案的安全。六、檔案利用與限制（一）檔案利用1.內(nèi)部研究與決策支持：公司/組織內(nèi)部員工可根據(jù)工作需要，對查閱的案件檔案進(jìn)行分析研究，為業(yè)務(wù)決策、風(fēng)險(xiǎn)防控、制度完善等提供支持。研究成果應(yīng)在公司/組織內(nèi)部合理范圍內(nèi)使用，不得泄露給無關(guān)人員。2.外部合作與交流：在經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的情況下，查閱人可將案件檔案中的部分信息用于與外部單位的合作與交流，但必須確保信息的合法使用和保密。涉及商業(yè)秘密或敏感信息的，應(yīng)事先與對方簽訂保密協(xié)議。（二）利用限制1.不得用于非法目的：查閱案件檔案的人員不得將檔案信息用于任何非法目的，如謀取私利、損害公司/組織利益或他人合法權(quán)益等。2.不得擅自復(fù)制或傳播：未經(jīng)檔案管理部門書面許可，查閱人不得擅自復(fù)制、拍照、錄像、傳播案件檔案內(nèi)容。確需復(fù)制的，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并注明復(fù)制用途和范圍。3.不得擅自更改檔案內(nèi)容：查閱人在查閱過程中，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行任何形式的更改、涂抹、添加等操作。如發(fā)現(xiàn)檔案存在錯誤或需要補(bǔ)充信息，應(yīng)及時告知檔案管理部門，由檔案管理部門按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門應(yīng)定期對案件檔案查閱情況進(jìn)行自查，檢查查閱流程是否規(guī)范、檔案保管是否安全、查閱記錄是否完整等。對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并記錄整改情況。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)：審計(jì)部門應(yīng)定期對案件檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查查閱權(quán)限是否合規(guī)、查閱流程是否符合規(guī)定、檔案保密措施是否有效等。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受有權(quán)機(jī)關(guān)監(jiān)督：公司/組織應(yīng)接受司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部有權(quán)機(jī)關(guān)對案件檔案查閱活動的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。對外部有權(quán)機(jī)關(guān)提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時整改。2.社會監(jiān)督：鼓勵公司/組織內(nèi)部員工及社會公眾對案件檔案查閱活動中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。對舉報(bào)屬實(shí)的，公司/組織應(yīng)給予舉報(bào)人適當(dāng)獎勵，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.越權(quán)查閱：未經(jīng)批準(zhǔn)，超出規(guī)定的查閱權(quán)限范圍查閱案件檔案。2.泄露檔案信息：將案件檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，或違反保密規(guī)定使用檔案信息。3.擅自復(fù)制、傳播檔案：未經(jīng)許可擅自復(fù)制、拍照、錄像、傳播案件檔案內(nèi)容。4.更改檔案內(nèi)容：對檔案內(nèi)容進(jìn)行擅自更改、涂抹、添加等操作。5.其他違規(guī)行為：違反本制度規(guī)定的其他查閱案件檔案的行為。（二）處理措施1.警告：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，責(zé)令其立即改正違規(guī)行為，并記錄在個人檔案中。2.罰款：對違規(guī)行為造成一定損失或影響的人員，視情節(jié)輕重處以一定金額的罰款。罰款金額應(yīng)根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)和后果確定。3.解除勞動合同：對于嚴(yán)重違規(guī)，如泄露公司/組織核心商業(yè)秘密、給公司/組織造成重大損失的人員，公司/組織有權(quán)解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。4.追究法律責(zé)任：對于違反法律法規(guī)規(guī)