檔案嚴格保密制度一、總則1.目的本制度旨在確保公司/組織檔案信息的安全性、完整性和保密性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護公司/組織的合法權(quán)益和正常運營秩序。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理人員、文件起草人員、審批人員、使用人員等。3.定義檔案：指公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。保密檔案：指涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案。檔案管理人員：指負責公司/組織檔案的收集、整理、保管、利用等工作的人員。4.基本原則依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。保密原則：對檔案信息嚴格保密，采取必要的保密措施，防止信息泄露。安全原則：確保檔案的安全存儲和使用，防止檔案損壞、丟失或被盜。便捷利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，合理提供檔案利用服務(wù)，滿足公司/組織業(yè)務(wù)需求。二、檔案管理職責分工1.檔案管理部門職責制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案查詢和利用效率。定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整性和準確性。對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和保密意識。負責保密檔案的集中保管，嚴格控制檔案的查閱和借閱。2.文件起草部門職責負責本部門文件的起草、審核、簽發(fā)等工作，并確保文件內(nèi)容符合公司/組織的政策和規(guī)定。按照檔案管理要求，及時將本部門形成的具有保存價值的文件整理歸檔，移交檔案管理部門。在文件起草過程中，明確文件的密級和保密期限，并采取相應(yīng)的保密措施。配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作，提供必要的數(shù)據(jù)和資料。3.審批人員職責對文件進行嚴格審批，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、真實有效，并符合公司/組織的利益。明確文件的密級和保密期限，對涉及保密事項的文件簽署保密意見。監(jiān)督文件的執(zhí)行情況，對違反保密規(guī)定的行為及時進行糾正。4.使用人員職責按照規(guī)定的程序和權(quán)限查閱、借閱檔案，不得擅自擴大查閱和借閱范圍。對查閱和借閱的檔案妥善保管，不得私自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。使用完畢后，及時歸還檔案，不得逾期占用。發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或安全隱患時，及時向檔案管理部門報告。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于合同協(xié)議、財務(wù)報表、技術(shù)文檔、會議記錄、人事檔案等。上級主管部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知、指示等。公司/組織對外報送的文件、報表、資料等。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負責文件的收集工作，確保文件的及時、完整收集。收集的文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲路徑進行保存。3.整理原則遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分文件的不同類別、年度、保管期限等，進行科學分類和編號。對文件進行編目、裝訂，確保文件的整齊、規(guī)范。4.整理方法分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等類別。編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于查詢和管理。編號應(yīng)包含檔案類別、年度、保管期限等信息。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。裝訂時應(yīng)注意保護文件的原貌，不得遮擋文件內(nèi)容。四、檔案的保管與存儲1.保管場所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全存儲。檔案庫房應(yīng)實行專人管理，無關(guān)人員不得擅自進入。2.存儲方式紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性。對于重要的檔案，應(yīng)采取加密存儲等措施，提高檔案的保密性。3.保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財務(wù)報告等重要文件。長期保管的檔案一般為10年以上，包括重要的合同協(xié)議、技術(shù)文檔、人事檔案等。短期保管的檔案為10年以下，包括一般性的文件、資料等。4.檔案清查與盤點檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀態(tài)符合要求。清查和盤點工作應(yīng)制定詳細的計劃，明確清查范圍、方法、時間等。清查結(jié)果應(yīng)形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。每年至少進行一次全面的檔案清查和盤點工作，對檔案的完整性、準確性進行核實，對檔案的存儲環(huán)境進行檢查。五、檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)其工作需要和職責權(quán)限，按照規(guī)定的程序進行申請和審批。查閱保密檔案，必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并嚴格履行登記手續(xù)。涉及公司/組織核心機密的檔案，僅限特定人員查閱，查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書。2.查閱程序查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)查閱權(quán)限進行審批，批準后安排查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保查閱人員遵守保密規(guī)定。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。3.借閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并嚴格履行借閱手續(xù)。借閱保密檔案，必須經(jīng)公司/組織保密委員會批準，并簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱程序借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、內(nèi)容、目的、借閱時間、歸還時間等信息，并提交所在部門負責人審核。部門負責人審核通過后簽批意見，將申請表提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)借閱權(quán)限進行審批，批準后辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門向借閱人員提供檔案，并在《檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱情況，包括借閱人姓名、部門名稱、檔案名稱、借閱時間、歸還時間等。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。六、檔案的保密措施1.人員保密管理對檔案管理人員及涉及檔案管理工作的人員進行定期保密培訓，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、檔案管理知識等。與檔案管理人員及涉及檔案管理工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責任等內(nèi)容。對離職的檔案管理人員及涉及檔案管理工作的人員進行離職審計，確保其在離職前妥善交接檔案，并對其在工作期間接觸的檔案信息進行保密。2.物理保密措施檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進入。門禁系統(tǒng)應(yīng)采用密碼、指紋、刷卡等多種驗證方式，確保人員身份的真實性。監(jiān)控設(shè)備應(yīng)覆蓋檔案庫房的各個區(qū)域，實時記錄人員進出情況和檔案管理操作過程。檔案存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護，并定期更換密碼。對于重要的檔案存儲設(shè)備，應(yīng)采取加密存儲措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。消防器材應(yīng)定期檢查和維護，確保其性能良好。溫濕度控制設(shè)備應(yīng)定期校準，保持檔案庫房內(nèi)溫濕度適宜。防蟲藥品應(yīng)定期更換，防止檔案被蟲蛀。3.技術(shù)保密措施對電子檔案進行加密存儲，采用先進的加密算法對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。建立檔案信息訪問控制系統(tǒng)，對不同級別的檔案設(shè)置不同的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案信息。訪問控制系統(tǒng)應(yīng)記錄所有的訪問操作，包括訪問時間、訪問人員、訪問內(nèi)容等，以便進行審計和追蹤。對檔案管理系統(tǒng)進行安全防護措施，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。定期對檔案管理系統(tǒng)進行漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。4.保密監(jiān)督與檢查公司/組織應(yīng)設(shè)立保密監(jiān)督機構(gòu)，定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括人員保密管理、物理保密措施、技術(shù)保密措施等方面。對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。對保密工作成績突出的部門和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵，激勵全體員工積極參與保密工作。七、檔案的銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。經(jīng)鑒定確屬不需要保存的檔案。因其他原因需要銷毀的檔案。2.銷毀程序檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員共同進行。將需要銷毀的檔案清單提交公司/組織主管領(lǐng)導審批。主管領(lǐng)導應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、保密性等因素進行綜合考慮，批準銷毀申請。檔案管理部門負責組織檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、規(guī)范進行。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。對銷毀的檔案進行登記，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并將銷毀記錄存檔保存。3.特殊檔案銷毀對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊檔案的銷毀，應(yīng)