電子檔案保存制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的電子檔案的管理。（三）定義1.電子檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧稀?.電子檔案管理：指對(duì)電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司電子檔案管理工作由公司辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)本部門電子檔案的管理，并接受公司辦公室的監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)原則。確保電子檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保持電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。3.便于利用原則。電子檔案的管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及員工查詢和利用，同時(shí)符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。二、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門及員工在工作中應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)范的電子文檔格式進(jìn)行文件的起草、編輯和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可處理性。2.電子文件應(yīng)具備明確的標(biāo)識(shí)，包括文件名稱、日期、作者、版本等信息，以便于識(shí)別和管理。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)采用備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）收集范圍1.公司各類公文、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。2.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。3.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.公司技術(shù)檔案，如研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)圖紙、工藝文件等。7.其他具有保存價(jià)值的電子文件。（三）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)定期將本部門形成的電子文件進(jìn)行整理、分類，并提交給公司辦公室。2.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的電子文件進(jìn)行審核、匯總，確保收集的電子文件齊全、完整。三、電子檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于電子檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，同一年度的文件集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類法：按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)下的文件歸為一類。3.問題分類法：按照文件所反映的問題進(jìn)行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理等。（三）分類方案1.行政管理類：包括公司的各類規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政事務(wù)處理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)部門的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如市場(chǎng)營(yíng)銷類、生產(chǎn)管理類、質(zhì)量管理類等，每個(gè)類別下再按照具體業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分類。3.財(cái)務(wù)管理類：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.人事管理類：包含員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同等方面的文件。5.技術(shù)管理類：涉及公司的研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件、技術(shù)改造資料等。（四）編號(hào)規(guī)則1.電子檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+類別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)代碼：根據(jù)公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)代碼確定，由兩位字母或數(shù)字組成。4.類別代碼：按照上述分類方案，用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理類，“YW”表示業(yè)務(wù)管理類等。5.順序號(hào)：由三位數(shù)字組成，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年公司辦公室形成的行政管理類文件，其編號(hào)為“2023BGXG001”。四、電子檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，對(duì)電子檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。2.全面分析電子檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，確定其保存價(jià)值。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：由公司辦公室組織相關(guān)人員對(duì)電子檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)其重要性、時(shí)效性、完整性等因素確定保管期限。2.定期鑒定：每年定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行清理。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子檔案，列為永久保管。如公司的重要規(guī)章制度、重大決策文件、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表等。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為15年至50年的電子檔案。主要包括公司的一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、重要項(xiàng)目文檔等。3.短期保管：保管期限為5年以下的電子檔案。如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五、電子檔案的存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)設(shè)備選擇1.應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶庫(kù)、磁盤陣列、光盤庫(kù)等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)容量，并根據(jù)電子檔案的增長(zhǎng)情況適時(shí)進(jìn)行擴(kuò)展。（二）存儲(chǔ)方式1.按照電子檔案的分類方案進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行物理存儲(chǔ)和邏輯存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。（三）備份制度1.定期備份：每周或每月對(duì)電子檔案進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)設(shè)備中。2.實(shí)時(shí)備份：對(duì)于重要的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)交易數(shù)據(jù)等，采用實(shí)時(shí)備份技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和完整性。3.備份數(shù)據(jù)的驗(yàn)證：定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)能夠正?；謴?fù)使用。（四）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合設(shè)備要求。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全措施，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。六、電子檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保電子檔案的安全。2.方便公司內(nèi)部各部門及員工的查詢和利用，提高工作效率。（二）利用方式1.在線查詢：公司內(nèi)部員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問電子檔案管理系統(tǒng)，查詢所需的電子檔案。2.下載打?。航?jīng)授權(quán)后，員工可將電子檔案下載到本地或進(jìn)行打印，但應(yīng)確保不泄露電子檔案的內(nèi)容和信息。3.借閱：因工作需要借閱電子檔案的，應(yīng)填寫《電子檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司辦公室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用記錄1.對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等。2.利用記錄應(yīng)保存[X]年，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。七、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)采取措施，減少損失。（二）安全措施1.用戶認(rèn)證與授權(quán)：采用用戶名和密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，對(duì)訪問電子檔案管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，并根據(jù)用戶的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行授權(quán)。2.數(shù)據(jù)加密：對(duì)重要的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.防火墻與入侵檢測(cè)系統(tǒng)：在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，防止外部非法入侵。同時(shí)，安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)安全狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全事件。4.病毒防護(hù)：安裝正版殺毒軟件，定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺，防止病毒感染。（三）保密管理1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密、訪問控制等措施，防止信息泄露。2.對(duì)接觸和處理敏感電子檔案的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。八、電子檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.公司辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)電子檔案的數(shù)量、存儲(chǔ)情況、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門，為公司的決策提供依據(jù)。（二）移交規(guī)定1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要對(duì)電子檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。2.移交電子檔案時(shí)，應(yīng)編制《電子檔案移交清單》，詳細(xì)記錄電子檔