科技檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司科技檔案的管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于科技檔案的有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在科技活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準(zhǔn)確原則科技檔案應(yīng)如實(shí)反映科技活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.便于利用原則科技檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確?？萍紮n案的安全，防止檔案信息的泄露。二、科技檔案的形成與收集（一）科技文件材料的形成1.各部門在科技項(xiàng)目立項(xiàng)后，應(yīng)明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目文件材料的形成工作。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目研究、開發(fā)、生產(chǎn)的進(jìn)程，及時收集、整理項(xiàng)目文件材料，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）科技文件材料的收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、合同協(xié)議等。2.研究與開發(fā)文件包括實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、圖紙、圖表等。3.產(chǎn)品生產(chǎn)文件包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)文件、生產(chǎn)記錄等。4.設(shè)備儀器文件包括設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。5.其他相關(guān)文件包括項(xiàng)目驗(yàn)收文件、成果鑒定文件、獲獎證書等。（三）收集要求1.及時性項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時收集項(xiàng)目文件材料，確保文件材料與項(xiàng)目進(jìn)程同步。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠反映項(xiàng)目的全貌。3.準(zhǔn)確性文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。三、科技檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、編號規(guī)范、排列有序。（二）整理方法1.分類根據(jù)科技檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照項(xiàng)目、專業(yè)、時間等進(jìn)行分類。2.組卷將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成一卷或若干卷，每卷厚度適中，便于保管和查閱。3.編號對每卷科技檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.排列有序按照分類和編號順序，將科技檔案排列整齊，便于查找和利用。（三）歸檔要求1.歸檔時間項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的科技檔案移交公司檔案管理部門歸檔。2.歸檔手續(xù)移交時，應(yīng)填寫科技檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.歸檔質(zhì)量歸檔的科技檔案應(yīng)符合整理要求，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，裝訂整齊，編目規(guī)范。四、科技檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確?？萍紮n案的安全保管。（二）保管要求1.分類存放按照科技檔案的分類和編號順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案柜中，便于查找和管理。2.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對科技檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.數(shù)字化管理為了提高科技檔案利用效率，公司應(yīng)逐步推進(jìn)科技檔案的數(shù)字化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）保護(hù)措施1.防火檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并制定防火制度，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防潮檔案庫房應(yīng)保持適宜的濕度，可采用除濕設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)，防止檔案受潮發(fā)霉。3.防蟲檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行防蟲檢查，可采用防蟲藥品或物理方法進(jìn)行防蟲處理，防止檔案被蟲蛀。4.防盜檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施，防止檔案被盜。五、科技檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則科技檔案的利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定。2.服務(wù)科研生產(chǎn)原則科技檔案的利用應(yīng)緊密圍繞公司的科研生產(chǎn)活動，為公司的發(fā)展提供支持。3.嚴(yán)格審批原則利用科技檔案應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案的安全和合理利用。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱科技檔案，可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱科技檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)注、污損等。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制科技檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用審批程序1.查閱審批查閱科技檔案時，查閱人應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱審批借閱科技檔案時，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案的密級、重要程度等情況進(jìn)行審批，必要時可報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.復(fù)制審批復(fù)制科技檔案時，復(fù)制人應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案的密級、重要程度等情況進(jìn)行審批，必要時可報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則公司應(yīng)定期對科技檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.科學(xué)鑒定原則鑒定工作應(yīng)遵循科學(xué)的方法和標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格審批原則鑒定結(jié)果應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案的銷毀符合規(guī)定。（二）鑒定組織公司成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門、技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對科技檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性檢查檔案是否齊全完整，是否能夠反映科技活動的全過程。2.檔案的準(zhǔn)確性檢查檔案內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的有效性檢查檔案是否仍具有保存價值，是否已失去利用價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單鑒定小組對失去保存價值的科技檔案編制銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.審批銷毀清單銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.實(shí)施銷毀經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理