學(xué)校業(yè)務(wù)檔案制度一、總則1.目的為加強(qiáng)學(xué)校業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門在教學(xué)、科研、管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校業(yè)務(wù)檔案由學(xué)校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改或偽造。完整性原則：全面收集、整理學(xué)校業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校業(yè)務(wù)檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)學(xué)校業(yè)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用學(xué)校各部門移交的業(yè)務(wù)檔案。指導(dǎo)學(xué)校各部門的檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，監(jiān)督、檢查各部門檔案管理情況。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。參與學(xué)校業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及檔案管理的相關(guān)工作，為學(xué)校決策提供檔案信息支持。2.各部門檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期向?qū)W校檔案管理部門移交業(yè)務(wù)檔案，并辦理交接手續(xù)。負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和維護(hù)，確保檔案的安全。積極配合學(xué)校檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理1.收集范圍教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。科研檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料等。管理檔案：包括學(xué)校各類規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。學(xué)生檔案：包括學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)實(shí)習(xí)材料、就業(yè)材料等。其他業(yè)務(wù)檔案：如學(xué)校舉辦的各類活動(dòng)檔案、對(duì)外交流合作檔案等。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其電子版本，并確保其格式的通用性和可讀性。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。4.整理方法分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將學(xué)校業(yè)務(wù)檔案分為教學(xué)、科研、管理、學(xué)生等幾大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，每卷厚度適中，一般不超過2厘米。排列：卷內(nèi)文件按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，編號(hào)清晰。編號(hào)：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。四、檔案的歸檔與移交1.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的業(yè)務(wù)檔案整理歸檔完畢。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。2.歸檔要求歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，裝訂整齊，編目準(zhǔn)確。填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止時(shí)間等信息。3.移交手續(xù)各部門檔案管理人員將整理好的檔案向?qū)W校檔案管理部門移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。學(xué)校檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。五、檔案的保管1.保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案整理與上架學(xué)校檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，按照分類編號(hào)順序上架存放。建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。4.檔案安全管理制定檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案的利用1.利用范圍學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的業(yè)務(wù)檔案。外單位因工作需要查閱學(xué)校業(yè)務(wù)檔案的，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。個(gè)人因特殊原因需要查閱本人檔案的，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.利用方式查閱：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。借閱：借閱檔案須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[規(guī)定期限]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。3.鑒定方法檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價(jià)值。對(duì)保存價(jià)值不大的檔案，提出銷毀意見；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，繼續(xù)保存。4.銷毀程序經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交學(xué)校財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。八、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。2.信息化建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化：對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全可靠。3.電子檔案管理電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類