企劃?rùn)n案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企劃?rùn)n案管理，確保企劃?rùn)n案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及企劃工作產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于企劃方案、市場(chǎng)調(diào)研資料、創(chuàng)意設(shè)計(jì)文檔、項(xiàng)目策劃書等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企劃?rùn)n案由公司指定的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案泄露、損毀和丟失。二、檔案分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.企劃方案類：包括年度企劃方案、專項(xiàng)企劃方案等。2.市場(chǎng)調(diào)研類：涵蓋市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告等。3.創(chuàng)意設(shè)計(jì)類：如平面設(shè)計(jì)稿、創(chuàng)意文案、視頻腳本等。4.項(xiàng)目策劃類：項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃等。5.其他類：不屬于以上分類的其他企劃相關(guān)檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)結(jié)構(gòu)為：[類別代碼][年份][流水號(hào)]。類別代碼：用大寫字母表示，如“QH”表示企劃方案類，“CY”表示創(chuàng)意設(shè)計(jì)類等。年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。流水號(hào)：按照檔案產(chǎn)生的順序依次編排，從“001”開始。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門在企劃工作開展過程中，應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)保證存儲(chǔ)介質(zhì)的可靠性，并定期進(jìn)行備份。（二）整理流程1.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。3.檢查檔案資料的完整性，如有缺失或不清晰的地方，及時(shí)與相關(guān)部門溝通補(bǔ)充。4.將整理好的檔案資料裝入檔案盒或文件夾，并在盒/夾上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年份等信息。四、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔期限1.企劃方案類檔案應(yīng)在方案定稿后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.市場(chǎng)調(diào)研類檔案在調(diào)研工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.創(chuàng)意設(shè)計(jì)類檔案在設(shè)計(jì)成果確認(rèn)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.項(xiàng)目策劃類檔案在項(xiàng)目策劃完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。5.其他類檔案根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案庫房，按照類別和年份順序排列上架。2.電子檔案存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器存儲(chǔ)區(qū)域，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存放。同時(shí)，定期將電子檔案刻錄成光盤進(jìn)行備份，備份光盤存放在異地存儲(chǔ)庫。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱企劃?rùn)n案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司核心機(jī)密的企劃?rùn)n案，查閱申請(qǐng)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、查閱目的等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽字確認(rèn)同意查閱。3.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱企劃?rùn)n案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.申請(qǐng)人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的類別、編號(hào)、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。2.部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人依次進(jìn)行審批，簽字同意借閱。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，將檔案資料交付借閱人，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失。如發(fā)生檔案資料丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，歸還時(shí)檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料完整無損。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的企劃?rùn)n案進(jìn)行保密管理。2.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱和借閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限和密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)、消防器材等。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)損壞或數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和時(shí)效性，定期對(duì)企劃?rùn)n案進(jìn)行鑒定。2.保存價(jià)值低、已過保管期限且無繼續(xù)利用價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。3.涉及公司重大歷史事件、重要決策等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。（二）鑒定流程1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.填寫《檔案鑒定意見書》，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、形成時(shí)間、存毀意見及理由等信息。4.《檔案鑒定意見書》經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀工作完成后填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的類別、