檔案管理編號(hào)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案的有序存放、便捷檢索和有效利用，特制定本編號(hào)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及各類檔案資料的編號(hào)管理，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)檔案編號(hào)在公司/組織內(nèi)部具有唯一性，確保不會(huì)出現(xiàn)編號(hào)重復(fù)的情況。2.系統(tǒng)性原則：編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性，能夠清晰地反映檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于分類管理和檢索。3.穩(wěn)定性原則：編號(hào)一旦確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)，以維護(hù)檔案管理的連續(xù)性和一致性。4.可擴(kuò)展性原則：編號(hào)方案應(yīng)具備一定的可擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)公司/組織未來檔案數(shù)量的增加和管理需求的變化。二、編號(hào)體系結(jié)構(gòu)（一）編號(hào)組成檔案編號(hào)由[X]位數(shù)字和字母組成，具體結(jié)構(gòu)如下：[具體編號(hào)結(jié)構(gòu)，例如：ABCYYYYZZXX，其中ABC代表檔案類別代碼，YYYY代表檔案形成年度，ZZ代表保管期限代碼，XX代表流水號(hào)]（二）各部分含義1.檔案類別代碼（ABC）A文書檔案：涵蓋公司/組織各類行政文件、通知、報(bào)告、決議等。B人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等檔案。C財(cái)務(wù)檔案：涉及會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。D業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案等。E科技檔案：有關(guān)科研項(xiàng)目、技術(shù)研發(fā)、工程建設(shè)等方面的檔案。其他類別：如有其他特殊類型的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)定代碼，但應(yīng)在制度中明確說明。2.檔案形成年度（YYYY）：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”代表檔案形成于2023年。3.保管期限代碼（ZZ）10永久：具有長(zhǎng)期保存價(jià)值，需永久保管的檔案。30長(zhǎng)期：保管期限為30年的檔案。10短期：保管期限為10年的檔案。4.流水號(hào)（XX）：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“01”開始，無上限。三、編號(hào)規(guī)則（一）文書檔案編號(hào)規(guī)則1.按照文件的來源、性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確定檔案類別代碼“A”。2.以文件形成年度作為編號(hào)的“YYYY”部分。3.根據(jù)文件的保管期限確定“ZZ”代碼，如永久保存的文件代碼為“10”，長(zhǎng)期保存的為“30”，短期保存的為“10”。4.流水號(hào)“XX”從該類別檔案的第一份文件開始依次編排，如“A20231001”表示2023年形成的、永久保管的第一份文書檔案。（二）人事檔案編號(hào)規(guī)則1.檔案類別代碼為“B”。2.以員工入職年度作為“YYYY”部分。3.保管期限統(tǒng)一設(shè)定為“永久”，代碼為“10”。4.流水號(hào)“XX”按照員工入職順序編排，例如“B20201001”代表2020年入職的第一位員工的人事檔案。（三）財(cái)務(wù)檔案編號(hào)規(guī)則1.確定檔案類別代碼“C”。2.以會(huì)計(jì)年度作為“YYYY”部分。3.根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的保管期限確定“ZZ”代碼，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表等永久保管的檔案代碼為“10”，會(huì)計(jì)憑證等保管30年的檔案代碼為“30”。4.流水號(hào)“XX”根據(jù)檔案整理順序編排，如“C20223001”表示2022年會(huì)計(jì)年度、保管30年的第一份財(cái)務(wù)檔案。（四）業(yè)務(wù)檔案編號(hào)規(guī)則1.根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型確定檔案類別代碼“D”，如銷售業(yè)務(wù)檔案代碼為“D1”，采購業(yè)務(wù)檔案代碼為“D2”等。2.以業(yè)務(wù)發(fā)生年度作為“YYYY”部分。3.保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的重要性和相關(guān)規(guī)定確定“ZZ”代碼。4.流水號(hào)“XX”按照業(yè)務(wù)檔案的生成順序編排，例如“D120211001”表示2021年發(fā)生的銷售業(yè)務(wù)中，符合相應(yīng)保管期限規(guī)定的第一份業(yè)務(wù)檔案。（五）科技檔案編號(hào)規(guī)則1.檔案類別代碼為“E”。2.以科研項(xiàng)目立項(xiàng)年度或工程建設(shè)開工年度作為“YYYY”部分。3.根據(jù)科技檔案的性質(zhì)和保管要求確定“ZZ”代碼。4.流水號(hào)“XX”按照科技檔案的歸檔順序編排，如“E20223001”表示2022年立項(xiàng)的科研項(xiàng)目或開工的工程建設(shè)中，保管30年的第一份科技檔案。四、編號(hào)的分配與使用（一）編號(hào)分配1.檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一分配檔案編號(hào)。2.在檔案形成或收集整理階段，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)為每份檔案賦予唯一的編號(hào)，并將編號(hào)記錄在檔案目錄及相關(guān)登記表格中。3.對(duì)于新設(shè)立的部門或業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本制度及時(shí)制定編號(hào)方案并進(jìn)行編號(hào)分配。（二）編號(hào)使用1.檔案編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在檔案實(shí)體上，如檔案盒封面、脊背等顯著位置，同時(shí)在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。2.在檔案檢索、借閱、利用等過程中，應(yīng)使用檔案編號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)，確保檔案的準(zhǔn)確查找和使用。3.各部門在整理、移交檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)標(biāo)注，不得擅自更改或重復(fù)編號(hào)。五、編號(hào)的維護(hù)與更新（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案編號(hào)進(jìn)行檢查，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和完整性。檢查內(nèi)容包括編號(hào)是否重復(fù)、是否與檔案內(nèi)容相符、是否按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行標(biāo)注等。（二）變更處理1.若檔案的類別、年度、保管期限等信息發(fā)生變更，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案編號(hào)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并在檔案目錄及相關(guān)登記表格中進(jìn)行記錄。2.對(duì)于因檔案拆分、合并等原因?qū)е戮幪?hào)需要變更的情況，應(yīng)遵循以下原則：拆分后的檔案編號(hào)應(yīng)按照原編號(hào)規(guī)則重新編排流水號(hào)。合并后的檔案應(yīng)保留原編號(hào)中具有代表性的部分，并在備注中說明合并情況。（三）新增檔案編號(hào)隨著公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案數(shù)量的增加，如出現(xiàn)新的檔案類別或需要擴(kuò)展編號(hào)位數(shù)時(shí)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)修訂編號(hào)制度，并對(duì)新增檔案編號(hào)的分配和使用進(jìn)行規(guī)范。六、編號(hào)的安全與保密（一）安全管理1.檔案編號(hào)作為檔案管理的重要標(biāo)識(shí)，應(yīng)妥善保管，防止因丟失、損壞等原因?qū)е戮幪?hào)信息不準(zhǔn)確或無法查詢。2.電子檔案系統(tǒng)中的編號(hào)信息應(yīng)進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全，防止因系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況影響檔案編號(hào)的正常使用。（二）保密措施1.檔案編號(hào)涉及公司/組織的檔案信息和業(yè)務(wù)機(jī)密，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自泄