工程檔案移交制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，規(guī)范工程檔案移交工作，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目立項至竣工驗收全過程中形成的各類工程檔案的移交管理。（三）定義1.工程檔案：指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工圖及竣工驗收文件等。2.移交：指工程項目建設單位（部門）將整理好的工程檔案按照規(guī)定程序和要求，移交給公司檔案管理部門或其他指定接收部門的行為。（四）基本原則1.工程檔案移交應遵循真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性原則，確保檔案能夠真實反映工程建設實際情況。2.堅持集中統(tǒng)一管理原則，公司檔案管理部門負責對工程檔案進行集中接收、整理、保管和利用。3.實行同步移交原則，工程檔案的形成、積累與工程建設進度同步，在工程各階段及時整理并移交相關檔案。二、工程檔案移交職責分工（一）建設單位（部門）職責1.負責組織、協(xié)調(diào)工程項目各參建單位的檔案管理工作，監(jiān)督檢查工程檔案的形成、積累和整理情況。2.按照檔案管理要求，負責收集、整理本單位形成的工程前期文件、項目管理文件等，并在規(guī)定時間內(nèi)移交公司檔案管理部門。3.督促施工單位、監(jiān)理單位等參建單位及時整理各自形成的工程檔案，并按照合同要求及本制度規(guī)定向建設單位移交。4.對接收的工程檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性，審核合格后向公司檔案管理部門移交。（二）施工單位職責1.負責收集、整理本單位在工程施工過程中形成的各類文件資料，包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、物資資料等，確保檔案真實、完整、準確。2.按照合同約定和建設單位要求，在工程各階段及時向建設單位移交已整理好的工程檔案，并配合建設單位做好檔案審核工作。3.對本單位移交的工程檔案的真實性、完整性和準確性負責，接受建設單位和檔案管理部門的監(jiān)督檢查。（三）監(jiān)理單位職責1.負責收集、整理本單位在工程監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。2.對施工單位報送的工程檔案進行審核，簽署審核意見，確保施工單位移交的檔案符合要求。3.在工程竣工驗收前，將整理好的監(jiān)理檔案移交建設單位，并協(xié)助建設單位做好工程檔案的匯總和移交工作。（四）檔案管理部門職責1.制定和完善工程檔案移交管理制度，指導、監(jiān)督和檢查各單位工程檔案管理工作。2.負責接收建設單位移交的工程檔案，對檔案進行詳細審核、整理、分類、編目和數(shù)字化處理，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.建立健全工程檔案數(shù)據(jù)庫，妥善保管工程檔案，提供檔案查閱、借閱等服務，保障檔案的有效利用。4.定期對工程檔案移交情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施，不斷提高工程檔案管理水平。三、工程檔案移交范圍及內(nèi)容（一）工程前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告及批復、環(huán)境影響評價報告及批復等。2.工程選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。3.工程招投標文件、中標通知書、合同文件等。（二）施工過程文件1.施工組織設計、施工方案、技術(shù)交底等。2.工程測量、地質(zhì)勘察報告、圖紙會審記錄、設計變更通知等。3.施工日志、工程質(zhì)量檢驗批驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.原材料、構(gòu)配件、設備的質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告等。5.隱蔽工程驗收記錄、工程質(zhì)量問題處理記錄等。（三）竣工圖1.建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等各專業(yè)竣工圖。2.竣工圖應加蓋竣工圖章，簽字齊全，圖面清晰，與工程實際相符。（四）竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量評估報告、工程竣工備案表等。2.工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。3.工程竣工結(jié)算報告、財務決算報告等。四、工程檔案移交時間及程序（一）移交時間1.工程前期文件應在項目立項后、工程開工前移交公司檔案管理部門。2.施工過程中形成的工程檔案，應按照工程進度分階段移交，基礎工程完工后移交基礎工程檔案，主體工程完工后移交主體工程檔案，裝飾裝修及安裝工程完工后移交相應檔案。3.工程竣工驗收合格后，建設單位應在規(guī)定時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）將全部工程檔案移交公司檔案管理部門。（二）移交程序1.建設單位（部門）在工程檔案移交前，應組織施工單位、監(jiān)理單位等對工程檔案進行自查自糾，確保檔案符合要求。2.建設單位（部門）填寫《工程檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)施工單位、監(jiān)理單位簽字確認。3.建設單位（部門）將整理好的工程檔案及《工程檔案移交清單》一并報送公司檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的工程檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知建設單位（部門）整改，整改合格后重新移交。5.檔案管理部門審核通過后，辦理工程檔案移交手續(xù)，雙方在《工程檔案移交清單》上簽字蓋章，明確檔案移交責任。五、工程檔案整理要求（一）分類標準工程檔案應按照工程前期文件、施工過程文件、竣工圖、竣工驗收文件等類別進行分類整理，每類再根據(jù)具體內(nèi)容進一步細分。（二）編號規(guī)則1.工程檔案應編制唯一的檔案編號，編號應體現(xiàn)工程名稱、檔案類別、形成時間等信息，便于查詢和管理。2.編號格式可采用“工程名稱檔案類別年份流水號”，如“[工程名稱]施工技術(shù)文件20XX001”。（三）裝訂要求1.工程檔案應采用A4紙張打印或復印，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.圖紙應折疊成A4規(guī)格，圖標欄露在外面，便于查閱。（四）編目要求1.工程檔案應編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等，序號應從1開始連續(xù)編號。2.應編制案卷目錄，目錄內(nèi)容包括案卷號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等，案卷號應與檔案編號相對應。六、工程檔案審核與整改（一）審核內(nèi)容1.檔案的完整性，檢查檔案是否涵蓋了工程建設全過程的各類文件資料，有無遺漏。2.檔案的準確性，核對文件內(nèi)容與工程實際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準確，簽字蓋章是否齊全。3.檔案的系統(tǒng)性，審查檔案分類是否合理，編號是否規(guī)范，編目是否清晰，是否便于查閱和利用。（二）審核方式1.檔案管理部門收到工程檔案后，應組織專人進行審核，審核人員應具備相關專業(yè)知識和檔案管理經(jīng)驗。2.審核可采用書面審查、實地核對、數(shù)據(jù)驗證等方式，對檔案內(nèi)容進行全面細致的檢查。（三）整改要求1.如發(fā)現(xiàn)工程檔案存在問題，檔案管理部門應及時向建設單位（部門）發(fā)出《工程檔案整改通知書》，明確指出問題所在及整改要求。2.建設單位（部門）應組織施工單位、監(jiān)理單位等相關人員進行整改，整改期限一般為[X]個工作日。3.整改完成后，建設單位（部門）應將整改情況書面報告檔案管理部門，檔案管理部門進行復查，直至檔案符合要求為止。七、工程檔案保管與利用（一）保管期限工程檔案的保管期限應根據(jù)國家有關規(guī)定及工程實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.對工程建設有重大意義、需長期保存的檔案，如項目立項批復、可行性研究報告、工程竣工驗收報告等，應列為永久保管。2.對工程建設有一定價值、需保存較長時間的檔案，如施工過程中的重要技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗報告等，應列為長期保管，保管期限一般為[X]年。3.對工程建設價值相對較小、保存期限較短的檔案，如一般性的施工記錄、物資資料等，應列為短期保管，保管期限一般為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。3.應建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護，確保庫房環(huán)境符合要求。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案，應填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉(zhuǎn)借檔案。3.因特殊情況需要外借工程檔案的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，到期應及時歸還。歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人員責任。4.涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行，確保檔案信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應定期對各單位工程檔案移交情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、移交時間、移交程序等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保工程檔案管理工作規(guī)范有序。（二）考核評價1.建立工程檔案管理考