云南檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織在云南地區(qū)的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在云南地區(qū)各部門(mén)及所屬單位形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在云南地區(qū)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：根據(jù)檔案的密級(jí)和保密要求，采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息不被泄露，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理云南地區(qū)的檔案工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，明確其崗位職責(zé)和工作流程。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集云南地區(qū)各部門(mén)及所屬單位移交的各類(lèi)檔案，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.檔案保管與保護(hù)建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫(kù)房、檔案架、防火防盜防潮防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、霉變、丟失等情況。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份管理，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。3.檔案利用與服務(wù)制定檔案查閱利用制度，明確檔案查閱利用的流程和權(quán)限，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)。根據(jù)查閱利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好查閱利用登記工作，記錄查閱利用的時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。積極開(kāi)展檔案編研工作，圍繞公司/組織的中心工作和重大活動(dòng)，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記等，為公司/組織的決策和管理提供參考依據(jù)。4.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和更新工作，確保檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。利用信息技術(shù)手段，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案：包括公司/組織在云南地區(qū)形成的各類(lèi)公文、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。2.科技檔案：涵蓋云南地區(qū)的科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案：包含云南地區(qū)的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.人事檔案：涉及云南地區(qū)員工的個(gè)人履歷、工資待遇、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等人事信息。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織在云南地區(qū)的業(yè)務(wù)類(lèi)型，收集整理相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研等檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、抽換或銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的多介質(zhì)保存。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為不同的類(lèi)別，如文書(shū)檔案可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)等；科技檔案可分為科研項(xiàng)目類(lèi)、工程建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)等。在每個(gè)大類(lèi)下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目，確保檔案分類(lèi)科學(xué)合理，便于管理和查詢(xún)。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。編號(hào)方法應(yīng)保持一致性和連貫性，避免編號(hào)重復(fù)或混亂。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。對(duì)電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，與紙質(zhì)目錄相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。1.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織的工作和發(fā)展具有重要參考價(jià)值的檔案，如年度工作計(jì)劃和總結(jié)、重要會(huì)議記錄、一般性業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管的檔案：保存期限較短，對(duì)公司/組織當(dāng)前工作有一定參考作用的檔案，如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。（二）保管設(shè)施與環(huán)境1.檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等條件，確保檔案的安全保管。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，保證檔案有足夠的存放空間。庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和取用。2.溫濕度控制安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.消防設(shè)施在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。制定消防應(yīng)急預(yù)案，組織檔案管理人員進(jìn)行消防演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)事故的能力。（三）檔案保管措施1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案分類(lèi)順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案架上，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。對(duì)珍貴的紙質(zhì)檔案，如歷史文件、名人手稿等，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止電子檔案因硬件故障、軟件問(wèn)題或病毒感染等原因損壞。（四）檔案安全管理1.安全制度建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的安全防范。嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的流向可追溯。2.人員管理加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。對(duì)涉及檔案管理的工作人員進(jìn)行背景審查，確保人員素質(zhì)可靠，避免因人員問(wèn)題引發(fā)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。3.安全檢查與隱患排查定期對(duì)檔案庫(kù)房及保管設(shè)施進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施的運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。建立檔案安全隱患排查臺(tái)賬，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并跟蹤整改情況，確保檔案安全管理工作落到實(shí)處。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案，以了解公司/組織的歷史情況、業(yè)務(wù)流程、政策法規(guī)等信息，為決策、管理和業(yè)務(wù)開(kāi)展提供參考依據(jù)。2.外部相關(guān)單位因履行法定職責(zé)、合作交流等原因，按照規(guī)定程序查閱公司/組織在云南地區(qū)的相關(guān)檔案。（二）利用流程1.申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字。外部單位查閱檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱理由、查閱范圍等內(nèi)容，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)審批手續(xù)。2.審批檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和查閱權(quán)限，確定是否批準(zhǔn)查閱。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱利用制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注等。4.登記與歸還檔案管理人員對(duì)查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)、查閱內(nèi)容等信息。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用服務(wù)1.咨詢(xún)服務(wù)檔案管理部門(mén)設(shè)立咨詢(xún)服務(wù)熱線或郵箱，為公司/組織內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案咨詢(xún)服務(wù)，解答有關(guān)檔案查閱利用、保管期限、檔案內(nèi)容等方面的問(wèn)題。2.個(gè)性化服務(wù)根據(jù)用戶(hù)的特殊需求，檔案管理部門(mén)可提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，如專(zhuān)題檔案資料匯編、檔案信息檢索報(bào)告等，滿(mǎn)足用戶(hù)多樣化的檔案利用需求。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織在云南地區(qū)的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限標(biāo)準(zhǔn)，逐份確定檔案的去留。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，判斷其是否具有保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清單鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，清單應(yīng)包含檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等詳細(xì)信息。2.審批《檔案銷(xiāo)毀清單》報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀實(shí)施檔案管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀清單，組織專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹