部門檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門各科室、各崗位在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理、保管和利用等活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本部門檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案收集應(yīng)保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況和歷史過程。3.及時(shí)有效原則：檔案形成后應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案信息的時(shí)效性，以便更好地為工作服務(wù)。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)等。3.本部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。4.本部門的對(duì)外聯(lián)絡(luò)、合作協(xié)議、合同等文件。5.本部門的行政事務(wù)處理文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等。（二）業(yè)務(wù)工作類檔案1.各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案等。2.業(yè)務(wù)工作中的調(diào)查研究報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析等資料。3.業(yè)務(wù)工作中的技術(shù)文件、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等。4.業(yè)務(wù)工作中的合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票等文件。5.業(yè)務(wù)工作中的成果報(bào)告、鑒定證書、獲獎(jiǎng)證書等。（三）財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。3.審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)整改通知等審計(jì)文件。4.財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)審批流程等文件。（四）人事檔案1.員工入職登記表、履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件等。2.員工勞動(dòng)合同、聘用合同、崗位協(xié)議等。3.員工培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。4.員工薪酬福利文件、社保繳納記錄等。5.員工離職手續(xù)辦理文件、離職證明等。（五）聲像檔案1.本部門組織的重要會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等的照片、錄像、錄音等資料。2.反映本部門工作成果、形象的照片、錄像等資料。3.其他具有保存價(jià)值的聲像資料。（六）電子檔案1.本部門在工作中形成的電子文件，包括文檔、表格、圖片、音頻、視頻等。2.電子郵件、即時(shí)通訊記錄等電子通訊資料。3.業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)、報(bào)表等。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理機(jī)構(gòu)或人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本部門檔案收集制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各科室、各崗位的檔案收集工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本部門的各類檔案。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀和移交工作。5.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，開發(fā)利用檔案信息資源。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理機(jī)構(gòu)或人員。2.明確本科室檔案收集工作的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.配合檔案管理機(jī)構(gòu)或人員做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。（三）各崗位人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位在工作中形成的各類文件資料的及時(shí)收集和整理，并按要求移交本科室檔案責(zé)任人。2.嚴(yán)格遵守檔案收集制度，確保檔案資料的真實(shí)、完整和安全。四、檔案收集流程（一）文件材料形成1.各科室、各崗位人員在工作中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，確保字跡清晰、圖像完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（二）文件材料收集1.各崗位人員應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)將其收集齊全，并交本科室檔案責(zé)任人。2.科室檔案責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本科室的文件材料進(jìn)行收集和整理，確保無遺漏、無丟失。3.對(duì)于重要文件材料或緊急文件材料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理機(jī)構(gòu)或人員。（三）檔案整理與移交1.檔案管理機(jī)構(gòu)或人員收到各科室移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和分類。2.對(duì)整理后的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立檔案臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.將整理好的檔案移交至專門的檔案庫房進(jìn)行保管，并辦理交接手續(xù)。五、檔案收集要求（一）及時(shí)性要求1.各科室、各崗位人員應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將其收集齊全，并移交本科室檔案責(zé)任人。2.科室檔案責(zé)任人應(yīng)在每月的[X]日前將本科室上月形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理機(jī)構(gòu)或人員。3.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集和整理，并移交檔案管理機(jī)構(gòu)或人員。（二）完整性要求1.檔案收集應(yīng)涵蓋本部門工作的各個(gè)方面，包括行政管理、業(yè)務(wù)工作、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事管理、聲像檔案、電子檔案等。2.每份檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、附件等，確保檔案內(nèi)容的完整。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門或多個(gè)環(huán)節(jié)的檔案，應(yīng)進(jìn)行全面收集，避免遺漏。（三）準(zhǔn)確性要求1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映工作實(shí)際情況。2.文件材料的字跡應(yīng)清晰、工整，數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤。3.檔案整理應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。（四）規(guī)范性要求1.檔案收集應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。2.文件材料的格式、排版應(yīng)符合規(guī)范要求，便于檔案的整理和查閱。3.檔案整理應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案裝具和設(shè)備，確保檔案的安全和完整。六、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)定期對(duì)各科室的檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查記錄。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)科室和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.檔案管理機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)不定期對(duì)各科室的檔案收集工作進(jìn)行抽查，抽查比例不低于[X]%。2.抽查內(nèi)容包括檔案收集的質(zhì)量、檔案整理的規(guī)范性等。3.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)科室和人員進(jìn)行整改，并將整改情況納入檔案管理工作考核。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將檔案收集工作納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)檔案收集工作成績(jī)突出的科室和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)檔案收集工作不力，導(dǎo)致檔案資料缺失、損壞或延誤移交的科室和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案裝具與設(shè)備1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)分類存放檔案，并標(biāo)注清晰的檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.應(yīng)配備必要的檔案管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，確保檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本部門實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括本部門重要的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括本部門一般的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括本部門臨時(shí)性的文件材料、一般性的報(bào)表等，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理機(jī)構(gòu)或人員會(huì)同相關(guān)科室人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀過程的安全和保密。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。八、檔案的利用與保密（一）檔案利用1.本部門人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表或借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)或人員批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)或人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.借閱檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不