檔案調(diào)取制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的調(diào)取行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中涉及檔案調(diào)取的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調(diào)取活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在調(diào)取過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在保障檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足工作需要。4.及時(shí)歸還原則：調(diào)取檔案使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還，不得無(wú)故拖延。二、檔案定義與分類（一）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、會(huì)議記錄、技術(shù)資料等。（二）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、履歷、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。5.其他檔案：如知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、榮譽(yù)證書檔案等其他具有保存價(jià)值的檔案。三、檔案調(diào)取流程（一）申請(qǐng)1.內(nèi)部員工因工作需要調(diào)取檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案調(diào)取申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”）。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明調(diào)取檔案的名稱、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性，并簽署意見。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的調(diào)取申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。（二）審批1.根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，申請(qǐng)表需提交至相應(yīng)的審批層級(jí)。一般檔案的調(diào)取申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審批。涉及機(jī)密級(jí)檔案的調(diào)取申請(qǐng)，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及絕密級(jí)檔案的調(diào)取申請(qǐng)，必須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人員應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。如不同意調(diào)取，應(yīng)說(shuō)明理由。（三）登記1.檔案管理部門在收到經(jīng)審批通過(guò)的申請(qǐng)表后，對(duì)檔案調(diào)取申請(qǐng)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人姓名、部門、檔案名稱、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.檔案管理部門根據(jù)登記信息，查找并準(zhǔn)備所需檔案。在準(zhǔn)備過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)檔案進(jìn)行必要的整理和核對(duì)。（四）調(diào)取與交接1.檔案管理部門將準(zhǔn)備好的檔案與申請(qǐng)人進(jìn)行當(dāng)面交接。交接時(shí)，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等，并在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。2.交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。交接清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、版本、密級(jí)等信息。（五）使用1.申請(qǐng)人應(yīng)按照申請(qǐng)用途合理使用調(diào)取的檔案，不得擅自更改、刪除或損壞檔案內(nèi)容。在使用過(guò)程中，如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，并確保檔案信息的安全。2.對(duì)于涉及機(jī)密或敏感信息的檔案，申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出公司/組織指定的使用區(qū)域。（六）歸還1.申請(qǐng)人使用完畢檔案后，應(yīng)按照約定的時(shí)間及時(shí)歸還檔案管理部門。如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。2.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞或丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并查明原因。3.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門在《檔案交接清單》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。同時(shí)，在檔案調(diào)取登記記錄中更新檔案狀態(tài)。四、檔案調(diào)取權(quán)限（一）不同層級(jí)人員的調(diào)取權(quán)限1.公司/組織高層管理人員有權(quán)調(diào)取與其工作職責(zé)相關(guān)的各類檔案，包括行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等方面的檔案。2.部門負(fù)責(zé)人有權(quán)調(diào)取本部門工作所需的檔案，以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的跨部門檔案。3.普通員工因工作需要，在經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人審批后，可調(diào)取與本人工作直接相關(guān)的檔案。（二）特殊情況下的調(diào)取權(quán)限1.在涉及公司/組織重大項(xiàng)目、重要決策或突發(fā)事件等特殊情況下，相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，在履行相應(yīng)的審批手續(xù)后，調(diào)取所需的各類檔案。2.外部單位或個(gè)人因合法合規(guī)的工作需要，如需調(diào)取公司/組織檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定，通過(guò)正式渠道提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行調(diào)取。五、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.建立檔案安全檢查制度，定期對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境、保管設(shè)施等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.對(duì)檔案調(diào)取過(guò)程中的運(yùn)輸、傳遞等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。（二）保密要求1.所有參與檔案調(diào)取工作的人員，包括檔案管理人員、審批人員、申請(qǐng)人等，均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)在工作中接觸到的檔案信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格管理，按照保密規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)、調(diào)取和使用。對(duì)于涉及機(jī)密、絕密級(jí)檔案的調(diào)取，應(yīng)采取雙人辦理、全程監(jiān)督等特殊保密措施。3.嚴(yán)禁在非保密環(huán)境下談?wù)摗鞑n案中的敏感信息。如因工作需要對(duì)外提供檔案信息，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并確保信息提供的安全性和合法性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案調(diào)取制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案調(diào)取申請(qǐng)的審批流程是否規(guī)范、檔案交接手續(xù)是否齊全、檔案使用是否符合規(guī)定、檔案歸還是否及時(shí)等情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的檔案調(diào)取行為，如未經(jīng)審批擅自調(diào)取檔案、逾期不歸還檔案、泄露檔案信息等，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。2.因違反檔案調(diào)取制度給公司/組織造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案調(diào)取制度的培訓(xùn)，提高全體員工對(duì)檔案調(diào)取制度的認(rèn)識(shí)和理解，確保制度的有效執(zhí)行。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案調(diào)取流程、權(quán)限、安全保密要求、違規(guī)處理等方面的知識(shí)和技能。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式。（二）宣傳1.通過(guò)公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳檔案調(diào)取制度，使全體員工了解制度的重要性和具體要求。2.在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)將檔案調(diào)取制度作為重要內(nèi)容進(jìn)行講解，確保新員工在入職時(shí)就熟悉并遵守制