法治檔案建設(shè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織法治檔案建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，確保法治檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮法治檔案在公司/組織依法治理中的重要作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在開展法治工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保法治檔案建設(shè)工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，全面記錄公司/組織法治工作的全過程，不得遺漏重要信息。3.科學(xué)分類原則：按照法治工作的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。二、法治檔案的定義與分類（一）定義法治檔案是指公司/組織在依法治理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于合同協(xié)議、法律文書、糾紛處理記錄、合規(guī)檢查報(bào)告等。（二）分類1.合同協(xié)議類：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等，如買賣合同、租賃合同、勞動合同、合作協(xié)議等。2.法律文書類：涉及公司/組織的各類法律文件，如起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書、調(diào)解書等。3.合規(guī)管理類：合規(guī)檢查報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等與公司/組織合規(guī)運(yùn)營相關(guān)的文件。4.知識產(chǎn)權(quán)類：商標(biāo)、專利、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)的申請文件、維護(hù)記錄等。5.糾紛處理類：公司/組織涉及的各類糾紛處理過程中的相關(guān)資料，如糾紛起因、處理過程、和解協(xié)議等。6.法治宣傳教育類：開展法治宣傳活動的方案、資料、記錄等。7.其他類：其他與公司/組織法治工作相關(guān)的文件資料，如法律咨詢記錄、法律顧問工作記錄等。三、法治檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)法治檔案的收集工作，及時將本部門在法治工作中形成的各類文件資料進(jìn)行收集、整理。2.在文件資料形成過程中，相關(guān)人員應(yīng)確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行書寫或打印。3.對于外部接收的涉及法治工作的文件，如政府部門的文件、合作單位的函件等，應(yīng)及時進(jìn)行登記，并移交至檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)對收集到的法治檔案進(jìn)行分類整理，按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案資料歸入相應(yīng)的類別。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編號格式可采用年份+部門代碼+流水號的方式，如202301001，表示2023年由01部門產(chǎn)生的第1份檔案。3.對檔案資料進(jìn)行編目，編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并填寫檔案目錄清單。4.對檔案資料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊，便于長期保存。對于不宜裝訂的檔案資料，如電子文檔、聲像資料等，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存儲，并在檔案目錄清單中注明存儲方式和位置。四、法治檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門應(yīng)定期將整理好的法治檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔時間原則上為每年的[具體時間]，如遇特殊情況，可適當(dāng)延長，但不得超過[規(guī)定延長時間]。2.檔案管理部門在接收歸檔檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、編號等信息，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔檔案進(jìn)行登記，建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級、移交部門等信息。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.根據(jù)檔案的保管期限，對法治檔案進(jìn)行分類存放。保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。3.對檔案庫房進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、保管設(shè)備的運(yùn)行情況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。溫度一般控制在[具體溫度范圍]，濕度一般控制在[具體濕度范圍]。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。備份存儲地點(diǎn)應(yīng)與檔案庫房分開，以防火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)害對數(shù)據(jù)造成損壞。五、法治檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱法治檔案的，應(yīng)填寫《法治檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司/組織機(jī)密的法治檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司/組織保密管理部門審批，并在查閱過程中嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位或個人因工作需要查閱法治檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱公司/組織的法治檔案。（二）查閱流程1.查閱申請人將填寫完整的《法治檔案查閱申請表》或查閱申請函提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，為申請人提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無損。（三）利用規(guī)定1.法治檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與工作無關(guān)的目的。2.如需對法治檔案進(jìn)行公開披露或用于對外宣傳等活動，應(yīng)按照公司/組織的信息公開管理規(guī)定進(jìn)行審批，并確保檔案內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的利益。3.在利用法治檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在錯誤或需要補(bǔ)充完善的，應(yīng)及時通知檔案管理部門進(jìn)行核實(shí)和處理。六、法治檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對法治檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合評估檔案的價值，并形成鑒定意見。3.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫《法治檔案銷毀鑒定表》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的法治檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.在銷毀檔案過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.銷毀記錄應(yīng)與《法治檔案銷毀鑒定表》一并歸檔保存，以備查閱。七、法治檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織法治檔案的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.定期檢查檔案管理工作的開展情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。3.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.審核檔案的查閱申請、鑒定意見等重要文件，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)法治檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等具體工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全。2.按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行分類整理和編號，建立檔案目錄清單和檔案臺賬。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，維護(hù)保管設(shè)備的正常運(yùn)行，確保檔案存放環(huán)境適宜。4.負(fù)責(zé)接待檔案查閱人員，辦理檔案查閱手