人事檔案調(diào)檔制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的人事檔案調(diào)檔工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，保障員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部機(jī)構(gòu)之間涉及人事檔案調(diào)閱、借閱、轉(zhuǎn)移等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案調(diào)檔工作合法合規(guī)。2.保密性原則：調(diào)檔過程中嚴(yán)格保護(hù)員工個(gè)人信息和檔案內(nèi)容的保密性，防止信息泄露。3.準(zhǔn)確性原則：調(diào)檔信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符。4.及時(shí)歸還原則：調(diào)檔結(jié)束后，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸還檔案，不得無(wú)故拖延。二、調(diào)檔申請(qǐng)與審批（一）調(diào)檔申請(qǐng)1.內(nèi)部調(diào)檔：公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)閱、借閱人事檔案的，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《人事檔案調(diào)檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)檔原因、調(diào)檔內(nèi)容、調(diào)檔期限等信息。2.外部調(diào)檔：公司/組織與外部機(jī)構(gòu)之間涉及人事檔案調(diào)閱、借閱、轉(zhuǎn)移等事宜的，應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《人事檔案調(diào)檔申請(qǐng)表》，并附上外部機(jī)構(gòu)的調(diào)檔函或相關(guān)證明文件。（二）審批流程1.《人事檔案調(diào)檔申請(qǐng)表》提交后，由人力資源部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括調(diào)檔原因是否合理、調(diào)檔內(nèi)容是否必要、調(diào)檔期限是否符合規(guī)定等。2.人力資源部門審核通過后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。3.審批通過的《人事檔案調(diào)檔申請(qǐng)表》交回人力資源部門存檔，并作為調(diào)檔工作的依據(jù)。三、調(diào)檔方式與手續(xù)（一）調(diào)閱1.內(nèi)部調(diào)閱：人力資源部門根據(jù)審批通過的《人事檔案調(diào)檔申請(qǐng)表》，安排專人負(fù)責(zé)調(diào)閱檔案。調(diào)閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行調(diào)閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。2.外部調(diào)閱：人力資源部門根據(jù)審批通過的《人事檔案調(diào)檔申請(qǐng)表》及外部機(jī)構(gòu)的調(diào)檔函或相關(guān)證明文件，與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，按照規(guī)定辦理調(diào)閱手續(xù)。調(diào)閱手續(xù)應(yīng)明確調(diào)閱內(nèi)容、調(diào)閱期限、調(diào)閱人員的責(zé)任等事項(xiàng)。（二）借閱1.內(nèi)部借閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱人事檔案的，應(yīng)由本人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。人力資源部門審核通過后，辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱：公司/組織與外部機(jī)構(gòu)之間涉及人事檔案借閱事宜的，參照外部調(diào)閱的流程辦理借閱手續(xù)。（三）轉(zhuǎn)移1.員工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。轉(zhuǎn)移手續(xù)應(yīng)包括檔案材料的整理、核對(duì)、密封等環(huán)節(jié)。2.人事檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式進(jìn)行，確保檔案安全。四、調(diào)檔期限與歸還（一）調(diào)檔期限1.調(diào)閱期限：內(nèi)部調(diào)閱一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。外部調(diào)閱期限按照與外部機(jī)構(gòu)協(xié)商確定的期限執(zhí)行。2.借閱期限：內(nèi)部借閱一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。外部借閱期限按照與外部機(jī)構(gòu)協(xié)商確定的期限執(zhí)行。（二）歸還1.調(diào)檔期限屆滿后，調(diào)檔人員應(yīng)及時(shí)歸還人事檔案。歸還時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、無(wú)損壞、無(wú)遺失。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)歸還的人事檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與調(diào)檔人員溝通解決。五、檔案管理與保密（一）檔案管理1.人力資源部門應(yīng)建立健全人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等管理工作。2.人事檔案應(yīng)存放在安全、保密的場(chǎng)所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保密1.調(diào)檔人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露人事檔案內(nèi)容。2.人力資源部門應(yīng)與調(diào)檔人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.如因工作需要必須公開人事檔案部分內(nèi)容的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并采取相應(yīng)措施確保信息安全。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司/組織應(yīng)建立人事檔案調(diào)檔工作監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)調(diào)檔工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）檢查內(nèi)容1.調(diào)檔申請(qǐng)與審批手續(xù)是否齊全、合規(guī)。2.調(diào)檔方式與手續(xù)是否符合規(guī)定。3.調(diào)檔期限與歸還情況是否按時(shí)執(zhí)行。4.檔案管理與保密措施是否落實(shí)到位。（三）違規(guī)處理對(duì)違反本制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因違規(guī)行為給公司/組織或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組