醫(yī)療技術(shù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司醫(yī)療技術(shù)檔案管理，規(guī)范醫(yī)療技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保醫(yī)療技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮醫(yī)療技術(shù)檔案在公司醫(yī)療工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及醫(yī)療技術(shù)工作的部門、科室及相關(guān)人員。（三）定義1.醫(yī)療技術(shù)檔案：是指公司在醫(yī)療技術(shù)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括醫(yī)療技術(shù)項目申報材料、技術(shù)評估報告、臨床應(yīng)用數(shù)據(jù)、科研成果、培訓(xùn)資料、設(shè)備技術(shù)資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)療技術(shù)檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映醫(yī)療技術(shù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字蓋章齊全。3.及時歸檔原則：醫(yī)療技術(shù)活動結(jié)束后，相關(guān)資料應(yīng)及時整理歸檔，不得積壓或拖延。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司和患者的合法權(quán)益。二、醫(yī)療技術(shù)檔案的分類與編號（一）分類1.醫(yī)療技術(shù)項目檔案：包括新項目申報書、可行性研究報告、技術(shù)評估報告、臨床試驗資料、審批文件等。2.臨床應(yīng)用檔案：臨床診療方案、病例資料、療效評估報告、并發(fā)癥記錄等。3.科研成果檔案：科研項目立項書、研究報告、論文發(fā)表、專利申請等相關(guān)材料。4.培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)計劃、教材講義、考核記錄、學(xué)員名單等。5.設(shè)備技術(shù)檔案：設(shè)備購置合同、技術(shù)說明書、操作手冊、維修記錄、校準(zhǔn)報告等。（二）編號1.采用分類編號法，按照上述分類順序，依次為每類檔案編制唯一的編號。2.編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如：YJ2023001，表示醫(yī)療技術(shù)項目檔案，2023年的第1份檔案。3.類別代碼如下：YJ：醫(yī)療技術(shù)項目檔案LY：臨床應(yīng)用檔案KY：科研成果檔案PX：培訓(xùn)檔案SB：設(shè)備技術(shù)檔案三、醫(yī)療技術(shù)檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)醫(yī)療技術(shù)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.在醫(yī)療技術(shù)活動開始前，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)工作流程和檔案管理要求，準(zhǔn)備好所需的文件材料，并在活動過程中及時記錄和收集相關(guān)資料。3.對于外單位提供的資料，如合作項目協(xié)議、技術(shù)支持文件等，應(yīng)在接收時進(jìn)行登記，并確保其真實性和完整性。（二）整理1.收集到的檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，去除重復(fù)、無效的文件。2.對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件題名、責(zé)任者、日期、來源等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。編目格式如下：編號：[具體編號]題名：[文件標(biāo)題]責(zé)任者：[文件作者或部門]日期：[文件形成日期]來源：[文件出處]3.對文件進(jìn)行裝訂或裝盒，保持文件的整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)注意保護(hù)文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。4.編制檔案目錄清單，一式兩份，一份隨檔案保存，一份作為檔案檢索工具。四、醫(yī)療技術(shù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的醫(yī)療技術(shù)檔案應(yīng)定期向公司檔案管理部門歸檔，歸檔時間為每年的[具體月份]。2.各部門、科室在歸檔時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.按照檔案分類順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于快速查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可用性。五、醫(yī)療技術(shù)檔案的利用與借閱（一）利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱醫(yī)療技術(shù)檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱申請表格式如下：申請人：[姓名]所在部門：[部門名稱]查閱目的：[詳細(xì)說明查閱用途]檔案名稱及編號：[列出所需查閱的檔案]申請日期：[申請查閱的日期]2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并限定查閱時間和地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.如需對檔案進(jìn)行摘錄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱醫(yī)療技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱申請表格式同查閱申請表。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，確定借閱期限和歸還日期，并向借閱人員發(fā)放檔案借閱證。借閱證應(yīng)注明借閱人員姓名及所借檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如遇特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、醫(yī)療技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對醫(yī)療技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)專家和業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案的保存價值（永久、長期、短期）和銷毀意見。3.對鑒定為無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明檔案名稱、編號、形成時間、銷毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組組長簽字、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤?.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。3.對涉及患者隱私、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。七、醫(yī)療技術(shù)檔案的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立醫(yī)療技術(shù)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。2.檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案數(shù)字化錄入1.對已歸檔的醫(yī)療技術(shù)檔案，應(yīng)按照檔案信息管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行數(shù)字化錄入。錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.在錄入過程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和審核，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正。錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄索引，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的安全防護(hù)措施，如加密、訪問權(quán)限控制等，防止電子檔案被非法篡改、泄露或丟失。定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)更新，確保電子檔案的安全性和可用性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門、科室的醫(yī)療技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及管理制度的落實情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門、科室限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立醫(yī)療技術(shù)檔案管理工作考核評價機(jī)制，將檔案管理工作納入公司績效考核體系?？己嗽u價內(nèi)容包括檔案管理工作的組織實施、制度執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、利用效果等方面。