科學(xué)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織科學(xué)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工形成的科學(xué)檔案的管理。（三）定義科學(xué)檔案是指在公司/組織從事科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括但不限于科研項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量記錄等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)科學(xué)檔案的統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的科研、生產(chǎn)等活動(dòng)實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織活動(dòng)相關(guān)的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)（如檔案管理科或檔案室），負(fù)責(zé)科學(xué)檔案的集中管理。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織科學(xué)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等檔案管理日常工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制各類(lèi)檔案檢索工具，提高檔案查詢(xún)效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的信息化水平。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。9.參與公司/組織重大科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等活動(dòng)，及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整準(zhǔn)確。10.協(xié)助公司/組織內(nèi)部各部門(mén)做好檔案的整理、歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢(xún)服務(wù)。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)科學(xué)檔案的收集、整理、初步分類(lèi)和臨時(shí)保管工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查閱、借閱等工作，提供相關(guān)檔案利用信息。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，確保檔案的規(guī)范形成和妥善保管。5.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供本部門(mén)檔案鑒定的相關(guān)意見(jiàn)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目類(lèi)：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)方案、研究記錄、測(cè)試報(bào)告、研究總結(jié)報(bào)告、成果鑒定材料、專(zhuān)利申請(qǐng)材料等。2.技術(shù)資料類(lèi)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)手冊(cè)、技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)改造方案、技術(shù)引進(jìn)資料等。3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、物資采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)信息等。4.行政管理類(lèi)：公司/組織文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。5.其他類(lèi)：與公司/組織科學(xué)研究、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的照片、音像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集，不得延誤或遺漏。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求，能夠長(zhǎng)期保存。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中排列。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，便于快速查找和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，如分為科研檔案、技術(shù)檔案、生產(chǎn)檔案、行政檔案等一級(jí)類(lèi)目，再在一級(jí)類(lèi)目下細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目等。2.編號(hào)：為每份檔案或每組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存和查閱。對(duì)于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行保管，如裝盒、裝袋等，并在封面或袋口標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，并根據(jù)檔案的類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行合理存放。3.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%），定期對(duì)溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。4.庫(kù)房應(yīng)配備消防器材和安全報(bào)警裝置，確保檔案的安全。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中排列，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.在檔案架上應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對(duì)于珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改措施和建議。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史聯(lián)系、以維護(hù)公司/組織利益為出發(fā)點(diǎn)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于重要檔案和具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史意義的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案，主要是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)作為檔案管理的重要資料進(jìn)行保存，以備查考。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)，并限定查閱范圍和查閱時(shí)間。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整無(wú)損。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案借閱服務(wù)，并限定借閱期限。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的專(zhuān)用檔案袋或檔案盒進(jìn)行封裝，并在檔案袋或檔案盒上注明借閱人姓名、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前與公司/組織檔案管理部門(mén)聯(lián)系，說(shuō)明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提交查閱或借閱申請(qǐng)函。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)外單位的申請(qǐng)函，進(jìn)行審核，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，外單位查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外單位查閱或借閱檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，確保檔案的安全和保密。外單位查閱或借閱檔案的范圍和時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大或延長(zhǎng)。4.外單位如需復(fù)制公司/組織檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制單位、復(fù)制日期、復(fù)制內(nèi)容等信息，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，促進(jìn)公司/組織的協(xié)同工作和業(yè)務(wù)發(fā)展。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、照片、音像資料等進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化存儲(chǔ)要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，錄入相關(guān)元數(shù)據(jù)信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)不符合要求的檔案圖像進(jìn)行重新掃描或處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)錄入、編輯、修改、刪除等操作，方便檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。2.檢索查詢(xún)功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，方便借閱人員辦理借閱手續(xù)，提高借閱管理效率。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，對(duì)不同用戶(hù)的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全保密。同時(shí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案信息安全保障1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的監(jiān)督和檢查。2.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶(hù)進(jìn)行身