檔案監(jiān)督制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的真實性、完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本檔案監(jiān)督制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的監(jiān)督管理活動。（三）基本原則1.依法監(jiān)督原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等。3.分級負責原則：明確各級部門和人員在檔案監(jiān)督管理中的職責，實行分級管理、分級負責。4.及時準確原則：對檔案管理情況進行及時、準確的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。二、檔案監(jiān)督管理機構(gòu)及職責（一）檔案監(jiān)督管理委員會成立檔案監(jiān)督管理委員會，作為公司/組織檔案監(jiān)督管理的領(lǐng)導機構(gòu)。委員會成員包括公司/組織高層領(lǐng)導、各部門負責人等。其主要職責為：1.審議檔案監(jiān)督管理制度、規(guī)劃和年度計劃。2.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。3.對檔案管理工作中的違規(guī)行為進行決策處理。（二）檔案管理部門檔案管理部門負責具體實施檔案監(jiān)督管理工作，其職責如下：1.制定和完善檔案監(jiān)督管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.組織開展檔案管理工作的日常監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見并跟蹤落實。3.負責檔案管理人員的培訓、考核，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和責任意識。4.定期向檔案監(jiān)督管理委員會匯報檔案監(jiān)督管理工作情況。（三）各部門檔案管理員各部門設立檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并接受檔案管理部門的監(jiān)督指導。其職責為：1.按照檔案管理要求，及時收集、整理本部門的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.妥善保管本部門檔案，做好檔案的安全防護工作。3.配合檔案管理部門開展檔案監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案形成過程的監(jiān)督（一）文件材料的形成1.各部門在工作活動中應及時形成各類文件材料，確保文件材料的真實、準確、完整。文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范。2.對于重要文件材料，應實行雙人起草、審核制度，確保文件內(nèi)容的質(zhì)量。（二）文件材料的收集1.各部門檔案管理員應定期收集本部門的文件材料，確保文件材料不遺漏。收集過程中應注意文件材料的完整性，包括正文、附件、底稿等。2.對于外來文件，應指定專人負責簽收、登記，并及時分發(fā)至相關(guān)部門。（三）文件材料的整理1.文件材料應按照分類方案進行整理，分類應科學合理、便于查找。2.整理過程中應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.歸檔文件應進行編號、編目，編制歸檔文件目錄，確保檢索方便。四、檔案整理過程的監(jiān)督（一）整理原則檔案整理應遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、實用性原則，確保檔案能夠準確反映公司/組織的工作活動和歷史面貌。（二）分類標準1.根據(jù)公司/組織的職能、業(yè)務范圍等因素，制定科學合理的檔案分類方案。分類方案應保持相對穩(wěn)定，便于檔案的管理和利用。2.檔案分類應層次分明，類目設置應符合檔案形成規(guī)律和特點。（三）整理方法1.檔案整理應按照規(guī)定的程序和方法進行，包括裝訂、編頁、裝盒等。裝訂應牢固整齊，編頁應準確無誤，裝盒應規(guī)范有序。2.對于破損、褪色的檔案應進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對檔案整理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括分類是否準確、編號是否規(guī)范、編目是否完整等。2.對不符合整理要求的檔案，應及時提出整改意見，要求相關(guān)部門進行重新整理。五、檔案鑒定過程的監(jiān)督（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家等組成。鑒定小組負責對檔案的價值進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準。鑒定標準應明確檔案的保管期限、密級等。2.檔案鑒定應從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，確定檔案的價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，提出鑒定意見。2.鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對失去保存價值的檔案進行銷毀，對仍有保存價值的檔案延長保管期限。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應監(jiān)督檔案鑒定小組的工作，確保鑒定過程的公正、公平、公開。2.對檔案鑒定報告進行審核，確保鑒定結(jié)果符合規(guī)定要求。六、檔案保管過程的監(jiān)督（一）保管場所1.公司/組織應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序排列上架保管，便于查找和利用。2.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）安全防護1.建立檔案庫房管理制度，加強對檔案庫房的安全管理。檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，確保檔案的安全。對發(fā)現(xiàn)的安全隱患應及時整改。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房設施設備運行情況、檔案存放情況、安全防護措施落實情況等。2.對不符合保管要求的情況，應及時提出整改意見，要求相關(guān)部門進行整改。七、檔案利用過程的監(jiān)督（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用。（二）利用范圍1.明確檔案利用的范圍，包括公司/組織內(nèi)部各部門查閱、外單位查閱、復制等。2.對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用。（三）利用程序1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應提前與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱過程中應指定專人陪同。3.檔案復制應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，復制過程應進行登記。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應監(jiān)督檔案利用情況，檢查查閱申請表、申請函等審批手續(xù)是否齊全。2.對檔案利用過程中的違規(guī)行為，應及時制止，并按照規(guī)定進行處理。八、檔案統(tǒng)計過程的監(jiān)督（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計應涵蓋檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時。2.利用信息化手段進行檔案統(tǒng)計，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。（三）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計工作進行檢查，檢查統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性、準確性、完整性。2.對統(tǒng)計工作中存在的問題，應及時提出整改意見，要求相關(guān)部門進行整改。九、檔案信息化管理的監(jiān)督（一）系統(tǒng)建設1.公司/組織應建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應符合國家有關(guān)標準和規(guī)范，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應組織對檔案進行數(shù)字化錄入，錄入過程應確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.對錄入的數(shù)據(jù)應進行審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。（三）系統(tǒng)維護1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)正常運行。2.加強對系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應監(jiān)督檔案信息化管理系統(tǒng)的建設、運行和維護情況。2.對系統(tǒng)建設和運行中存在的問題，應及時提出整改意見，要求相關(guān)部門進行整改。十、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包