財務(wù)檔案相關(guān)制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的真實性、完整性、準確性和安全性，便于財務(wù)檔案的查閱、使用和保管，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財務(wù)檔案，是指公司在各項財務(wù)活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，以及與財務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報表等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負責(zé)財務(wù)檔案的統(tǒng)一管理，各分公司、子公司財務(wù)部門負責(zé)本單位財務(wù)檔案的具體管理工作，并接受公司財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保財務(wù)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，確保財務(wù)檔案的安全，防止財務(wù)檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則。建立健全財務(wù)檔案管理制度，提高財務(wù)檔案的管理水平，便于財務(wù)檔案的查閱、使用和保管。二、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、審計報告、驗資報告、評估報告、經(jīng)濟合同、協(xié)議、財務(wù)文件等。（二）編號1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會計憑證的編號應(yīng)按照月份和憑證順序號進行編制，如“20XX年X月第X號”。3.會計賬簿的編號應(yīng)按照賬簿名稱和頁碼進行編制，如“總賬第X頁”、“明細賬第X頁”等。4.財務(wù)報告的編號應(yīng)按照報告年份和報告期進行編制，如“20XX年度第X期”。5.其他類財務(wù)檔案的編號應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容進行編制，確保編號的科學(xué)性和合理性。三、財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及所屬各單位形成的財務(wù)檔案，確保財務(wù)檔案的及時、完整。2.財務(wù)檔案的收集范圍應(yīng)包括但不限于上述分類中的各項資料。3.收集的財務(wù)檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、撕毀、抽換等。（二）整理1.財務(wù)檔案收集后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括分類、編號、裝訂、編目等。2.會計憑證應(yīng)按照編號順序進行裝訂，每本憑證應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。3.會計賬簿應(yīng)按照編號順序進行裝訂，每本賬簿應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、頁碼等內(nèi)容。4.財務(wù)報告應(yīng)按照編號順序進行裝訂，每本報告應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、報告年份、報告期、頁碼等內(nèi)容。5.其他類財務(wù)檔案應(yīng)按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容進行分類整理，并編制目錄。四、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿的保管期限為30年。3.財務(wù)報告的保管期限為10年，其中年度財務(wù)報告的保管期限為永久。4.其他類財務(wù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，一般為5年至永久不等。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案保管庫，用于存放財務(wù)檔案。保管庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.財務(wù)檔案保管庫應(yīng)指定專人負責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉財務(wù)檔案管理工作流程。3.財務(wù)檔案保管庫應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.財務(wù)檔案應(yīng)按照保管期限進行分類存放，便于查閱和管理。2.財務(wù)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、丟棄或損壞。3.財務(wù)檔案保管庫應(yīng)建立健全檔案管理制度，定期對財務(wù)檔案進行檢查、核對，確保財務(wù)檔案的安全和完整。4.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自出借、銷毀財務(wù)檔案。如需查閱、借閱財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到財務(wù)檔案保管庫查閱。2.查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自將財務(wù)檔案帶出保管庫。3.查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、標記、抽換等。4.查閱財務(wù)檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員，并在《財務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.公司外部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人批準后，到財務(wù)檔案保管庫查閱。2.借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自將財務(wù)檔案帶出保管庫。3.借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)簽訂《財務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、歸還時間等內(nèi)容，并按照協(xié)議要求進行借閱。4.借閱財務(wù)檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員，并在《財務(wù)檔案借閱登記表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)財務(wù)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告財務(wù)部門負責(zé)人，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.財務(wù)檔案在保管期限內(nèi)，因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)檔案進行清查，編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀財務(wù)檔案的名稱、編號、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.財務(wù)檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對《財務(wù)檔案銷毀清冊》與實際銷毀的財務(wù)檔案是否一致，確保銷毀工作的真實性和準確性。4.財務(wù)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《財務(wù)檔案銷毀清冊》歸檔保存。（三）特殊情況處理1.對于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。2.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的財務(wù)檔案，不得銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行保管。七、財務(wù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)，建立財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)檔案的電子化管理。2.財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計、分析等功能，提高財務(wù)檔案管理工作的效率和水平。3.財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行有效集成，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息的共享和利用。（二）數(shù)據(jù)備份1.公司應(yīng)定期對財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲在不同的地點。3.數(shù)據(jù)備份應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）安全保密1.公司應(yīng)加強財務(wù)檔案信息化管理的安全保密工作，采取有效措施，防止財務(wù)檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，嚴格控制用戶對財務(wù)檔案信息的訪問權(quán)限。3.財務(wù)檔案管