檔案室五項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案室，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史發(fā)展和業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立健全檔案檢索和利用體系，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.行政管理檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理檔案涵蓋公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、研發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、技術(shù)資料、產(chǎn)品檔案等。3.基本建設(shè)檔案涉及公司/組織的基本建設(shè)項(xiàng)目，如新建、改建、擴(kuò)建工程的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。4.會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料。5.聲像檔案如照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件的聲像資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓、拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自損毀、涂改、抽換檔案內(nèi)容。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）收集程序1.檔案形成部門在文件材料整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將《檔案移交清單》連同檔案一并移交至檔案室。檔案室接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)清單內(nèi)容與檔案實(shí)際情況，無(wú)誤后簽字確認(rèn)。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)檔案不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知檔案形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并配以文字說明。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案整理方法和業(yè)務(wù)流程，確保整理工作的質(zhì)量。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的原貌。3.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.整理完畢的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，并建立相應(yīng)的檢索工具。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完好無(wú)損。3.檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的分類和保管期限進(jìn)行合理排列，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與賬目相符。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)等措施，防止檔案丟失或損壞。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞或丟失。5.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案查閱、借閱制度（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交至檔案室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案室安排專人陪同查閱。3.查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因工作需要確需借閱檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、目的、期限等信息。2.將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交至檔案室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)。4.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.將《檔案銷毀申請(qǐng)表》提交至公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批