檔案制度考核一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度考核辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的考核。（三）考核原則1.客觀公正原則：考核過程和結(jié)果應(yīng)基于客觀事實(shí)，不受主觀因素影響，確保公平公正。2.全面系統(tǒng)原則：對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面考核，涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。3.注重實(shí)效原則：以檔案管理工作的實(shí)際效果為重點(diǎn)，考核工作是否符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否滿足公司發(fā)展需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編目，確保檔案的有序存放和有效利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。4.明確一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常協(xié)調(diào)和溝通。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。2.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和工作能力。4.及時(shí)完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案收集考核（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：公司發(fā)文、收文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件、人事檔案材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門工作中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.收集的檔案應(yīng)保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）考核標(biāo)準(zhǔn)1.收集及時(shí)性：考核各部門是否按照規(guī)定時(shí)間及時(shí)收集檔案資料，有無拖延或遺漏現(xiàn)象。2.收集完整性：檢查收集的檔案是否涵蓋應(yīng)歸檔的全部范圍，有無重要文件資料缺失。3.收集質(zhì)量：查看收集的檔案是否符合原件完整、格式規(guī)范等要求。四、檔案整理考核（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。（二）整理方法1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表，進(jìn)行組卷裝訂。3.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄和檔案袋，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。（三）考核標(biāo)準(zhǔn)1.分類準(zhǔn)確性：檢查檔案分類是否符合規(guī)定要求，類別劃分是否清晰合理。2.編號(hào)規(guī)范性：考核檔案編號(hào)是否準(zhǔn)確、連續(xù)，編號(hào)方法是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定。3.目錄完整性：查看檔案目錄是否包含檔案的基本信息，是否與檔案內(nèi)容一致。4.裝訂質(zhì)量：檢查檔案裝訂是否牢固、整齊，有無掉頁、漏頁等情況。五、檔案歸檔考核（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在員工離職或檔案材料變更后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)。（三）考核標(biāo)準(zhǔn)1.歸檔及時(shí)性：考核各部門是否按時(shí)將檔案移交至檔案管理部門，有無逾期未歸檔情況。2.交接手續(xù)完整性：檢查檔案移交清單填寫是否完整、準(zhǔn)確，交接雙方簽字是否齊全。3.檔案質(zhì)量復(fù)查：查看檔案管理部門接收的檔案是否符合整理要求，有無質(zhì)量問題。六、檔案保管考核（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，并配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理。（四）考核標(biāo)準(zhǔn)1.保管場(chǎng)所安全性：檢查檔案庫房安全防護(hù)設(shè)施是否齊全、有效，環(huán)境條件是否符合要求。2.檔案存放規(guī)范性：查看檔案存放是否整齊有序，編號(hào)是否清晰可辨。3.清查工作落實(shí)情況：考核檔案清查記錄是否完整，問題處理是否及時(shí)。七、檔案利用考核（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可按照規(guī)定程序查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來等原因，需查閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用程序1.員工查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的和范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（三）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）用途、歸還日期等。（四）考核標(biāo)準(zhǔn)1.利用服務(wù)質(zhì)量：考核檔案管理部門是否及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案服務(wù)，有無推諉扯皮現(xiàn)象。2.利用程序合規(guī)性：檢查檔案查閱、借閱手續(xù)是否齊全，是否符合規(guī)定程序。3.利用記錄完整性：查看檔案利用登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，有無漏記、錯(cuò)記情況。八、檔案鑒定與銷毀考核（一）鑒定原則1.遵循全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容和形式的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，并填寫檔案鑒定表。3.根據(jù)鑒定意見，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。（四）考核標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定工作規(guī)范性：檢查鑒定小組組成是否合理，鑒定意見是否準(zhǔn)確、客觀。2.銷毀程序合規(guī)性：考核檔案銷毀清冊(cè)編制是否規(guī)范，銷毀審批手續(xù)是否齊全，監(jiān)銷工作是否落實(shí)。3.銷毀記錄完整性：查看銷毀記錄是否完整，能否證明檔案已按規(guī)定銷毀。九、檔案信息化建設(shè)考核（一）建設(shè)目標(biāo)1.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和掛接。2.檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、權(quán)限控制等功能。3.檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確和完整。（三）考核標(biāo)準(zhǔn)1.數(shù)