路產(chǎn)管理檔案制度一、總則（一）目的為加強路產(chǎn)管理，規(guī)范路產(chǎn)管理檔案工作，確保路產(chǎn)資料的完整性、準確性和可追溯性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司（組織名稱）范圍內(nèi)路產(chǎn)管理檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)主管部門制定的相關(guān)標準和規(guī)范，確保路產(chǎn)管理檔案工作合法合規(guī)。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須如實反映路產(chǎn)管理的實際情況，數(shù)據(jù)準確、資料完整，不得虛假或遺漏。3.系統(tǒng)完整原則路產(chǎn)管理檔案應(yīng)形成一個有機的整體，涵蓋路產(chǎn)從規(guī)劃、建設(shè)、運營到維護等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.便于利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率，滿足路產(chǎn)管理工作對檔案信息的需求。二、路產(chǎn)管理檔案的分類與編號（一）分類1.規(guī)劃檔案包括路產(chǎn)規(guī)劃文件、規(guī)劃圖紙、規(guī)劃論證報告等，記錄路產(chǎn)建設(shè)的前期規(guī)劃情況。2.建設(shè)檔案涵蓋項目立項文件、設(shè)計文件、施工圖紙、招投標文件、工程合同、工程變更記錄、竣工驗收文件等，反映路產(chǎn)建設(shè)過程的詳細資料。3.資產(chǎn)檔案包含路產(chǎn)資產(chǎn)清單、資產(chǎn)登記卡片、資產(chǎn)價值評估報告、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書等，明確路產(chǎn)的資產(chǎn)屬性和價值。4.維護檔案有養(yǎng)護計劃、養(yǎng)護記錄、維修工程資料、路況檢測報告、災(zāi)害應(yīng)急處置記錄等，體現(xiàn)路產(chǎn)維護工作的開展情況。5.路政檔案涉及路政巡查記錄、路政案件處理文件、路產(chǎn)損壞賠償記錄、路政許可文件等，與路政管理工作相關(guān)。6.其他檔案如與路產(chǎn)管理有關(guān)的會議紀要、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等其他各類資料。（二）編號1.編號規(guī)則采用層次編碼法，以不同的數(shù)字段代表不同的分類類別。例如，規(guī)劃檔案編號為“1”，建設(shè)檔案編號為“2”，以此類推。每個大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細分小類，并賦予相應(yīng)的編號。如建設(shè)檔案中的項目立項文件編號為“21”，設(shè)計文件編號為“22”等。2.編號示例假設(shè)一個建設(shè)項目的設(shè)計文件編號為“22001”，其中“2”表示建設(shè)檔案大類，“2”表示設(shè)計文件小類，“001”為該設(shè)計文件在本小類中的順序編號。三、路產(chǎn)管理檔案的收集與整理（一）收集1.各部門職責(zé)規(guī)劃部門負責(zé)收集路產(chǎn)規(guī)劃階段的各類文件資料；建設(shè)部門負責(zé)收集項目建設(shè)過程中的相關(guān)資料；資產(chǎn)管理部門負責(zé)收集資產(chǎn)檔案資料；養(yǎng)護部門負責(zé)收集維護檔案資料；路政部門負責(zé)收集路政檔案資料；其他部門負責(zé)收集各自工作中產(chǎn)生的與路產(chǎn)管理有關(guān)的資料，并及時移交至檔案管理部門。2.收集要求資料收集應(yīng)做到及時、完整、準確。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)資料收集工作，按照規(guī)定的時間節(jié)點和要求，將各類資料移交檔案管理部門。對于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，需收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理1.分類整理檔案管理部門收到各部門移交的資料后，按照路產(chǎn)管理檔案的分類標準進行分類。對同一類別的資料，再根據(jù)時間順序、重要程度等因素進行排序。2.編目裝訂對每份檔案資料進行編號、編目，編制目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。將相關(guān)資料按照編目順序進行裝訂，確保整齊、牢固。對于圖紙等特殊資料，應(yīng)采用專門的圖紙裝訂方式，保證圖紙的完整性和清晰度。四、路產(chǎn)管理檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.歸檔流程整理好的路產(chǎn)管理檔案資料經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，按照編號順序依次存入檔案柜或檔案存儲系統(tǒng)。建立檔案歸檔清單，記錄檔案名稱、編號、歸檔日期等信息。2.歸檔期限各類路產(chǎn)管理檔案應(yīng)在相關(guān)工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)歸檔。例如，建設(shè)項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)完成建設(shè)檔案的歸檔；路政案件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)完成路政檔案的歸檔等。（二）保管1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.保管期限根據(jù)路產(chǎn)管理檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限。一般分為永久保存、長期保存（[X]年）和短期保存（[X]年）。例如，路產(chǎn)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、重要的建設(shè)項目文件等應(yīng)永久保存；一般性的養(yǎng)護記錄、路政巡查記錄等可短期保存[X]年。3.保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)；對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。五、路產(chǎn)管理檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱本公司（組織名稱）內(nèi)部人員因工作需要查閱路產(chǎn)管理檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案資料還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.外部查閱外單位因工作需要查閱本公司路產(chǎn)管理檔案的，需持有單位介紹信，說明查閱理由和查閱范圍，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案資料。（二）利用方式1.借閱因工作需要短期使用檔案資料的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.復(fù)制根據(jù)查閱需求，經(jīng)審批同意后，可對檔案資料進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并注明出處和復(fù)制日期。復(fù)制件應(yīng)與原件具有同等效力，同樣按照檔案管理要求進行保管。六、路產(chǎn)管理檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.鑒定小組成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及公司內(nèi)部審計等人員組成的檔案鑒定小組，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。2.鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度確定的保管期限標準，對檔案進行鑒定。對于已失去保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)監(jiān)督銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀記錄對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一同保存，以備查考。七、路產(chǎn)管理檔案的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)建立路產(chǎn)管理檔案信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。將各類路產(chǎn)管理檔案資料錄入系統(tǒng)，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便快捷地查詢和使用檔案信息。（二）數(shù)據(jù)安全管理加強對檔案信息化