檔案利用調(diào)閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工對檔案的利用調(diào)閱活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案利用調(diào)閱活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案在利用調(diào)閱過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)高效原則：在確保安全保密的前提下，為利用調(diào)閱人員提供高效、便捷的服務(wù)。二、檔案利用調(diào)閱的范圍（一）可利用調(diào)閱的檔案類型1.公司/組織的各類文件、合同、協(xié)議、報告等紙質(zhì)檔案。2.電子檔案，包括但不限于辦公系統(tǒng)中的文檔、數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)等。3.特殊載體檔案，如照片、錄像、錄音等。（二）限制利用調(diào)閱的檔案情況1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得調(diào)閱。2.正在進行密級鑒定、尚未解密的檔案。3.檔案管理人員認為調(diào)閱可能對檔案造成損壞或丟失的情況。三、檔案利用調(diào)閱的流程（一）申請1.利用調(diào)閱人員需填寫《檔案利用調(diào)閱申請表》，詳細說明調(diào)閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、調(diào)閱時間等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負責人簽字批準。（二）審核1.檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。2.審核重點包括申請調(diào)閱的檔案是否屬于可利用范圍、調(diào)閱用途是否合理、調(diào)閱時間是否符合規(guī)定等。3.對于涉及重要檔案或敏感信息的調(diào)閱申請，需報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）調(diào)閱1.審核通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并準備調(diào)閱的檔案。2.調(diào)閱紙質(zhì)檔案時，利用調(diào)閱人員需在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點。3.調(diào)閱電子檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和方式提供給利用調(diào)閱人員，利用調(diào)閱人員不得私自復(fù)制、傳播電子檔案。（四）歸還1.利用調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定的調(diào)閱時間內(nèi)歸還檔案。如需延長調(diào)閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，利用調(diào)閱人員需確保檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。3.檔案管理人員對歸還的檔案進行核對和檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。四、檔案利用調(diào)閱的權(quán)限（一）不同人員的調(diào)閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工：可根據(jù)工作需要調(diào)閱與其工作相關(guān)的檔案。2.部門負責人：有權(quán)調(diào)閱本部門及下屬部門的檔案，用于工作指導(dǎo)、監(jiān)督和決策。3.公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)：可根據(jù)工作需要調(diào)閱公司/組織內(nèi)的各類檔案。4.外部單位或個人：因工作需要調(diào)閱公司/組織檔案的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）權(quán)限的調(diào)整與變更1.員工因工作崗位變動等原因，其調(diào)閱權(quán)限需相應(yīng)調(diào)整的，由所在部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門審核后報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.公司/組織根據(jù)工作需要，可對員工的調(diào)閱權(quán)限進行統(tǒng)一調(diào)整。五、檔案利用調(diào)閱的安全與保密措施（一）檔案保管場所的安全管理1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案保管場所進行實時監(jiān)控。3.定期對檔案保管場所進行安全檢查，確保安全設(shè)施正常運行。（二）調(diào)閱過程中的保密要求1.利用調(diào)閱人員在調(diào)閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準，并按照規(guī)定的方式進行操作。3.禁止在調(diào)閱檔案的場所談?wù)撋婕皺n案機密的內(nèi)容。（三）檔案信息的安全保護1.對電子檔案采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。2.定期對檔案信息進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對涉及重要信息的檔案，在調(diào)閱過程中應(yīng)采取特殊的安全保護措施。六、檔案利用調(diào)閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.檔案管理部門定期對檔案利用調(diào)閱情況進行統(tǒng)計和分析，檢查調(diào)閱流程是否規(guī)范、權(quán)限是否合規(guī)等。2.設(shè)立舉報渠道，接受員工對檔案利用調(diào)閱違規(guī)行為的舉報。（二）違規(guī)處理措施1.對于違反檔案利用調(diào)閱制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對于因違規(guī)調(diào)閱導(dǎo)致檔案信息泄露、損壞或丟失的，依法追究相關(guān)人員的責任。七、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負責解釋。（二）制