文印檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文印檔案室的管理，確保公司文件資料的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及文印檔案管理的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則文印檔案室對(duì)公司各類文件資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，采取有效措施保障文件資料的安全，防止信息泄露。3.方便利用原則在確保安全保密的前提下，充分考慮公司各部門對(duì)文件資料的利用需求，提供便捷的服務(wù)。二、文印室管理（一）文印室人員職責(zé)1.文印室管理員負(fù)責(zé)文印設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)和操作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。按照公司規(guī)定的格式和要求，準(zhǔn)確、及時(shí)地完成文件資料的打印、復(fù)印、掃描等工作。對(duì)文印過程中產(chǎn)生的廢紙、廢墨盒等進(jìn)行妥善處理，做好環(huán)保工作。協(xié)助各部門整理、裝訂文件資料，保證文件質(zhì)量。負(fù)責(zé)文印室的清潔衛(wèi)生，保持室內(nèi)整潔。2.文印室主管全面負(fù)責(zé)文印室的管理工作，制定工作計(jì)劃和工作流程。監(jiān)督文印室管理員的工作，確保文印工作的質(zhì)量和效率。定期對(duì)文印設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)解決設(shè)備故障。協(xié)調(diào)文印室與各部門之間的工作關(guān)系，滿足公司各部門的文印需求。對(duì)文印室的耗材使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理，合理控制成本。（二）文印設(shè)備管理1.設(shè)備采購(gòu)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，由文印室主管提出文印設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)。2.設(shè)備安裝與調(diào)試設(shè)備到貨后，由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。文印室管理員負(fù)責(zé)協(xié)助技術(shù)人員進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收，并做好相關(guān)記錄。3.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)文印室管理員負(fù)責(zé)文印設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，按照設(shè)備使用說明書的要求，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、潤(rùn)滑、檢查等操作。建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況、維修記錄、更換部件等信息。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障，確保設(shè)備的正常使用壽命。4.設(shè)備報(bào)廢文印設(shè)備達(dá)到報(bào)廢年限或因技術(shù)原因無法繼續(xù)使用時(shí)，由文印室主管提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)及時(shí)清理，避免占用空間。（三）文印耗材管理1.耗材采購(gòu)文印室根據(jù)設(shè)備使用情況和庫(kù)存情況，定期編制文印耗材采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)文印室主管審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)人員按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，確保耗材的質(zhì)量和供應(yīng)。2.耗材驗(yàn)收與入庫(kù)采購(gòu)的文印耗材到貨后，文印室管理員負(fù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查耗材的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等是否與采購(gòu)計(jì)劃一致，質(zhì)量是否合格。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，并將耗材妥善存放。3.耗材領(lǐng)用各部門因工作需要領(lǐng)用文印耗材時(shí)，需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到文印室領(lǐng)取。文印室管理員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放耗材，并做好領(lǐng)用記錄。4.耗材庫(kù)存管理文印室建立耗材庫(kù)存臺(tái)賬，定期對(duì)耗材庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。庫(kù)存耗材應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對(duì)于長(zhǎng)期積壓或過期的耗材，應(yīng)及時(shí)清理，避免浪費(fèi)。（四）文印工作流程1.文件打印各部門將需要打印的文件資料整理好，按照公司規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行排版，并提交給文印室。文印室管理員收到文件后，進(jìn)行登記，并根據(jù)文件的緊急程度和打印數(shù)量安排打印任務(wù)。在打印過程中，文印室管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保打印質(zhì)量。打印完成后，對(duì)文件進(jìn)行整理和裝訂，并通知相關(guān)部門領(lǐng)取。2.文件復(fù)印各部門需要復(fù)印文件時(shí)，填寫復(fù)印申請(qǐng)表，注明復(fù)印文件的名稱、份數(shù)、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給文印室。文印室管理員根據(jù)復(fù)印申請(qǐng)表進(jìn)行復(fù)印操作，復(fù)印完成后，對(duì)復(fù)印件進(jìn)行整理和裝訂，并通知相關(guān)部門領(lǐng)取。3.文件掃描對(duì)于需要掃描存檔或共享的文件資料，由文印室管理員按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行掃描。掃描完成后，將掃描文件存儲(chǔ)在指定的文件夾中，并進(jìn)行備份。同時(shí)，根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，對(duì)掃描文件進(jìn)行分類和標(biāo)注，以便于查找和利用。三、檔案室管理（一）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理歸檔、保管和利用工作。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索工具。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生、通風(fēng)良好，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。2.檔案主管全面負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃。監(jiān)督檔案管理員的工作，確保檔案管理工作的規(guī)范和質(zhì)量。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部各部門以及外部相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平。（二）檔案收集與整理1.檔案收集范圍公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，包括但不限于：上級(jí)文件、公司文件、部門文件、會(huì)議文件及記錄等。各類合同、協(xié)議、章程、制度等。工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。工程圖紙、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料等。財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、審計(jì)檔案等。其他具有保存價(jià)值的文件資料。2.檔案收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。對(duì)于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。3.檔案整理檔案管理員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類整理。對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，注明文件的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。將整理好的文件資料按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊、牢固。（三）檔案保管1.檔案庫(kù)房建設(shè)公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案存放檔案管理員按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案密集架上。對(duì)于不同保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。檔案存放應(yīng)便于查找和利用，同時(shí)要注意保護(hù)檔案的安全。3.檔案定期檢查檔案管理員定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（四）檔案利用1.檔案查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、日期、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給檔案室。檔案管理員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案庫(kù)房中查找相關(guān)檔案，并提供給查閱人員。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員。2.檔案借閱公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、日期、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給檔案室。檔案主管對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，檔案管理員按照借閱申請(qǐng)表辦理借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人員，并收取借閱押金。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.檔案復(fù)制公司內(nèi)部各部門因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，需填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、編號(hào)、日期、用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給檔案室。檔案主管對(duì)復(fù)制申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，檔案管理員按照復(fù)制申請(qǐng)表進(jìn)行復(fù)制操作，并收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)制完成后，檔案管理員應(yīng)將復(fù)制件交給申請(qǐng)部門，并做好相關(guān)記錄。四、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案主管擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限，包括永久、長(zhǎng)期、短期等。3.鑒定程序檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定時(shí)應(yīng)逐卷、逐件地審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限，并填寫檔案鑒定表。對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核，審核通過后，將鑒定結(jié)果通知相關(guān)部門。（二）檔案銷毀1.銷毀申請(qǐng)對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理員填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案主管審核后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施