行政事務(wù)處理流程及操作手冊(cè)為規(guī)范公司內(nèi)部行政事務(wù)處理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率，保證事務(wù)有序推進(jìn)，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋日常行政事務(wù)的典型場景、操作步驟、模板工具及注意事項(xiàng)，供各部門相關(guān)人員參考使用。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本手冊(cè)適用于公司內(nèi)部各類行政事務(wù)的處理，包括但不限于：辦公物資管理：如文具、耗材、設(shè)備等申領(lǐng)與領(lǐng)用；空間資源協(xié)調(diào)：如會(huì)議室、洽談室、工位等預(yù)約與使用；文件流轉(zhuǎn)審批：如通知、函件、申請(qǐng)類文件的起草、審核與歸檔；差旅與活動(dòng)支持：如員工差旅安排、公司小型活動(dòng)場地與物資協(xié)調(diào)；訪客接待服務(wù)：如外部訪客預(yù)約、接待流程與場地安排。二、行政事務(wù)通用處理流程各類行政事務(wù)均遵循“申請(qǐng)-審核-審批-執(zhí)行-歸檔”的核心流程，具體環(huán)節(jié)可根據(jù)事務(wù)復(fù)雜程度調(diào)整：申請(qǐng)：申請(qǐng)人根據(jù)需求填寫對(duì)應(yīng)模板表格，提交至相關(guān)部門；審核：部門負(fù)責(zé)人*對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行初步審核；審批：行政部或分管領(lǐng)導(dǎo)*根據(jù)權(quán)限進(jìn)行最終審批；執(zhí)行：審批通過后，由申請(qǐng)人或行政部執(zhí)行具體事務(wù)；歸檔：事務(wù)完成后，相關(guān)材料整理存檔，便于后續(xù)查閱。三、分步驟操作說明（一）辦公物資申領(lǐng)與領(lǐng)用適用場景：部門或員工因工作需要申領(lǐng)辦公文具、設(shè)備耗材（如紙張、墨盒、文件夾等）。操作步驟：提交申請(qǐng)：申請(qǐng)人登錄公司OA系統(tǒng)，《辦公物資申領(lǐng)表》（見模板一），填寫物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)領(lǐng)用日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核后提交至行政部。行政部審核：行政專員*核對(duì)申領(lǐng)物資的庫存情況及部門預(yù)算，保證物資在可用范圍內(nèi)且符合成本控制要求。審批：常規(guī)物資（如A4紙、簽字筆）：由行政主管*審批；大額或特殊物資（如打印機(jī)、投影儀）：需分管行政副總*審批。領(lǐng)用登記：審批通過后，申請(qǐng)人攜帶《辦公物資申領(lǐng)表》至行政部倉庫，與倉管員*核對(duì)物資名稱、數(shù)量，簽字確認(rèn)后領(lǐng)用。庫存更新：倉管員*及時(shí)在系統(tǒng)中更新庫存數(shù)據(jù)，保證賬實(shí)一致。（二）會(huì)議室使用申請(qǐng)適用場景：部門或員工因會(huì)議、培訓(xùn)、洽談等需要使用公司內(nèi)部會(huì)議室。操作步驟：查詢與預(yù)約：申請(qǐng)人通過會(huì)議室管理系統(tǒng)查詢目標(biāo)會(huì)議室的可用時(shí)段，選擇符合參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求的會(huì)議室，填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》（見模板二），注明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）及特殊需求（如茶水、橫幅）。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*確認(rèn)會(huì)議的必要性與時(shí)間合理性，審核通過后提交至行政部。行政部審批：行政專員協(xié)調(diào)會(huì)議室資源，避免與已預(yù)約會(huì)議沖突；若涉及跨部門或大型會(huì)議（參會(huì)人數(shù)50人以上），需報(bào)行政主管審批。使用確認(rèn)：審批通過后，申請(qǐng)人將《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》復(fù)印件張貼至?xí)h室門口，會(huì)議前30分鐘與行政部對(duì)接，確認(rèn)設(shè)備調(diào)試、環(huán)境布置等事宜。使用后反饋：會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人清理會(huì)議室，關(guān)閉設(shè)備，填寫《會(huì)議室使用登記表》（見模板三），行政部檢查場地后簽字確認(rèn)。（三）文件流轉(zhuǎn)審批適用場景：公司內(nèi)部通知、申請(qǐng)函、總結(jié)報(bào)告等文件的起草、審核與發(fā)布。操作步驟：文件起草：起草人根據(jù)事務(wù)性質(zhì)撰寫文件，明確標(biāo)題、主送部門、內(nèi)容要點(diǎn)、附件（如有）及擬辦意見，保存為PDF或Word格式。發(fā)起審批：通過OA系統(tǒng)發(fā)起審批流程，依次提交至部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)（如涉及跨部門事務(wù)需增加相關(guān)部門負(fù)責(zé)人*會(huì)簽）。審核與修改：審核人重點(diǎn)核對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性及格式規(guī)范性，提出修改意見；起草人根據(jù)意見調(diào)整后重新提交。簽發(fā)與歸檔：審批通過后，由行政部統(tǒng)一編號(hào)、蓋章，通過OA系統(tǒng)或內(nèi)部郵件發(fā)布至相關(guān)部門；紙質(zhì)文件由行政部分類存檔，電子文件備份至服務(wù)器指定文件夾。（四）差旅與活動(dòng)支持適用場景：員工因公出差（如客戶拜訪、項(xiàng)目調(diào)研）或部門組織小型活動(dòng)（如團(tuán)建、培訓(xùn)）。操作步驟：需求提報(bào)：差旅：員工填寫《差旅審批單》（見模板四），注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、交通方式、預(yù)計(jì)費(fèi)用，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核后提交至行政部?；顒?dòng)：活動(dòng)負(fù)責(zé)人填寫《活動(dòng)申請(qǐng)表》（見模板五），說明活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人數(shù)、流程安排及物資需求，報(bào)部門負(fù)責(zé)人*審核。資源協(xié)調(diào)：行政部根據(jù)審批結(jié)果，協(xié)助預(yù)訂機(jī)票/酒店、聯(lián)系活動(dòng)場地、采購活動(dòng)物資（如橫幅、禮品）。費(fèi)用預(yù)支：員工憑審批通過的《差旅審批單》或《活動(dòng)申請(qǐng)表》至財(cái)務(wù)部辦理預(yù)支款手續(xù)，行政部協(xié)助對(duì)接供應(yīng)商結(jié)算活動(dòng)費(fèi)用。執(zhí)行與反饋：差旅/活動(dòng)結(jié)束后，員工及時(shí)提交報(bào)銷憑證（如行程單、發(fā)票，需符合公司財(cái)務(wù)制度），活動(dòng)負(fù)責(zé)人提交活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，行政部整理相關(guān)材料歸檔。（五）訪客接待服務(wù)適用場景：外部客戶、合作伙伴、部門等訪客到公司洽談或參觀。操作步驟：訪客預(yù)約：對(duì)接人提前1-2個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)提交《訪客接待申請(qǐng)表》（見模板六），注明訪客姓名、單位、職務(wù)、到訪時(shí)間、事由、陪同人員及需求（如翻譯、停車）。審批與準(zhǔn)備：行政部對(duì)接人審批后，協(xié)調(diào)接待場地（如會(huì)議室、洽談室），準(zhǔn)備訪客資料（如公司宣傳冊(cè)、議程表），并通知前臺(tái)、保安等相關(guān)部門。接待實(shí)施：前臺(tái)提前10分鐘在大堂等候，引導(dǎo)訪客至接待區(qū)域；陪同人員主動(dòng)出示工牌，與訪客交換名片，確認(rèn)接待流程；如需用餐或用車，提前行政部安排。送別與歸檔：接待結(jié)束后，陪同人員送訪客至公司門口，填寫《訪客接待記錄表》（見模板七），行政部將申請(qǐng)表、記錄表等材料存檔。四、模板工具模板一：辦公物資申領(lǐng)表序號(hào)物資名稱規(guī)格/型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量用途說明預(yù)計(jì)領(lǐng)用日期申請(qǐng)人部門審核意見（簽字：*）行政部審批意見（簽字：*）1A4紙80g包5日常打印2023-10-20張三同意，部門預(yù)算充足同意，庫存充足2簽字筆0.5mm黑色支10會(huì)議使用2023-10-20張三模板二：會(huì)議室使用申請(qǐng)表會(huì)議主題時(shí)間（年/月/日時(shí)分）地點(diǎn)參會(huì)人數(shù)所需設(shè)備特殊需求（茶水/橫幅等）申請(qǐng)人部門審核（簽字：*）行政部審批（簽字：*）第三季度銷售復(fù)盤會(huì)2023-10-2514:00-16:00301會(huì)議室20投影儀、麥克風(fēng)礦泉水10瓶李四同意同意，設(shè)備已調(diào)試模板三：會(huì)議室使用登記表日期使用部門使用時(shí)段會(huì)議主題設(shè)備使用情況場地整潔度簽字（申請(qǐng)人）簽字（行政部）2023-10-25銷售部14:00-16:00季度復(fù)盤會(huì)投影儀正常良好李四王五模板四：差旅審批單姓名部門出差事由出發(fā)時(shí)間返程時(shí)間地點(diǎn)交通方式預(yù)計(jì)費(fèi)用（元）申請(qǐng)人簽字部門審核（簽字：*）行政部審批（簽字：*）趙六市場部客戶洽談2023-10-2609:002023-10-2718:00上海高鐵2800趙六同意同意，符合差旅標(biāo)準(zhǔn)模板五：活動(dòng)申請(qǐng)表活動(dòng)主題時(shí)間地點(diǎn)參與人數(shù)活動(dòng)流程物資需求負(fù)責(zé)人部門審核（簽字：*）行政部審批（簽字：*）部門團(tuán)建活動(dòng)2023-11-05公園30破冰游戲、自由活動(dòng)橫幅1條、礦泉水30瓶周七同意同意，預(yù)算可控模板六：訪客接待申請(qǐng)表訪客姓名單位職務(wù)到訪時(shí)間事由陪同人員需求（停車/翻譯等）申請(qǐng)人行政部審批（簽字：*）陳八XX科技有限公司總經(jīng)理2023-10-2710:00合作洽談吳九需停車位1個(gè)吳九同意，已安排車位模板七：訪客接待記錄表日期訪客信息（姓名/單位/職務(wù)）到訪時(shí)間離開時(shí)間接待事由陪同人員記錄人2023-10-27陳八/XX科技/總經(jīng)理10:0011:30合作洽談吳九王五五、注意事項(xiàng)（一）通用注意事項(xiàng)提前規(guī)劃：各類事務(wù)需提前1-3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急事務(wù)需注明“加急”并同步聯(lián)系行政部溝通；信息準(zhǔn)確：申請(qǐng)表格中的信息（如名稱、時(shí)間、數(shù)量）需真實(shí)、完整，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致事務(wù)延誤；遵守時(shí)限：審核人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急事務(wù)除外）；資源節(jié)約：申領(lǐng)物資、使用會(huì)議室等需遵循“按需申領(lǐng)、節(jié)約使用”原則，避免浪費(fèi)。（二）各環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)申請(qǐng)環(huán)節(jié)：明確事務(wù)需求，如會(huì)議室需注明設(shè)備要求，差旅需說明交通方式偏好；審核環(huán)節(jié)：部門負(fù)責(zé)人需嚴(yán)格把控必要性，如辦公物資申領(lǐng)需核對(duì)部門實(shí)際需求；審批環(huán)節(jié)：行政部需重點(diǎn)審核資源沖突與合規(guī)性，如大型活動(dòng)需評(píng)估安全風(fēng)險(xiǎn)；執(zhí)行環(huán)節(jié)：申請(qǐng)人需