一、適用場景：哪些情況需要使用采購申請工具？在企業(yè)日常運(yùn)營中，產(chǎn)品采購是保障業(yè)務(wù)開展的重要環(huán)節(jié)，以下場景需規(guī)范使用采購申請及審核工具：常規(guī)采購需求：如辦公耗材（紙張、文具）、IT設(shè)備（電腦、打印機(jī)）、生產(chǎn)原材料等常規(guī)物資的采購申請。新項目采購：新業(yè)務(wù)拓展、研發(fā)項目等專項物資采購，需明確預(yù)算歸屬及項目關(guān)聯(lián)性。預(yù)算內(nèi)補(bǔ)采：已獲批預(yù)算但未執(zhí)行完畢的季度/年度計劃內(nèi)補(bǔ)采，需核對剩余預(yù)算額度。緊急采購：突發(fā)故障維修、臨時應(yīng)急物資等需快速響應(yīng)的采購，需標(biāo)注緊急程度并同步說明原因?？绮块T協(xié)作采購：多個部門聯(lián)合使用的共享設(shè)備或服務(wù)，需明確牽頭部門及成本分?jǐn)偡桨?。二、操作流程：六步完成采購申請與審核第一步：發(fā)起申請（申請人：需求部門經(jīng)辦人）動作：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)申請單），根據(jù)采購需求填寫《采購申請單》基礎(chǔ)信息（含申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購用途等）。關(guān)鍵要求：明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價及總價，并相關(guān)支撐材料（如報價單、技術(shù)需求說明書、項目立項批文等）。輸出結(jié)果：提交完整的采購申請單至部門負(fù)責(zé)人審核。第二步：部門審核（審核人：需求部門負(fù)責(zé)人*）動作：審核采購需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配度（如為部門年度預(yù)算內(nèi)采購，需核對預(yù)算科目；超預(yù)算需說明資金來源）。關(guān)鍵要求：重點(diǎn)關(guān)注“是否為必需品”“數(shù)量是否合理”“是否符合部門業(yè)務(wù)規(guī)劃”，必要時與申請人溝通補(bǔ)充說明。輸出結(jié)果：通過后流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門審核；駁回需注明具體原因并退回申請人修改。第三步：財務(wù)審核（審核人：財務(wù)部專員*）動作：審核采購預(yù)算的合規(guī)性、預(yù)估價格的合理性及付款方式（如是否符合企業(yè)付款政策、是否需簽訂合同等）。關(guān)鍵要求：核對“預(yù)算科目是否正確”“總價是否超預(yù)算”“報價是否符合市場均價”（若為單次采購超5萬元，需提供至少3家供應(yīng)商比價記錄）。輸出結(jié)果：通過后流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；駁回需注明“預(yù)算不足”“價格異常”等具體問題。第四步：領(lǐng)導(dǎo)審批（審批人：分管副總/總經(jīng)理*）動作：根據(jù)采購金額及事項重要性進(jìn)行審批（如單次采購≤1萬元由部門負(fù)責(zé)人審批；1萬-5萬元由分管副總審批；≥5萬元由總經(jīng)理審批）。關(guān)鍵要求：大額采購或戰(zhàn)略物資需結(jié)合企業(yè)年度采購計劃審批；緊急采購可“先審批后補(bǔ)流程”，但需在申請單中標(biāo)注“緊急”并說明原因。輸出結(jié)果：審批通過后采購任務(wù)，流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；駁回需明確決策依據(jù)。第五步：采購執(zhí)行（執(zhí)行人：采購部專員*）動作：根據(jù)審批通過的申請單，實(shí)施供應(yīng)商尋源、比價、談判、合同簽訂及下單采購。關(guān)鍵要求：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄；新供應(yīng)商需進(jìn)行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）；采購結(jié)果需在系統(tǒng)中備案。輸出結(jié)果：向申請人反饋預(yù)計到貨時間，同步采購訂單號至財務(wù)部備案。第六步：驗收與歸檔（驗收人：需求部門經(jīng)辦人+采購部專員*）動作：物品到貨后，需求部門對照申請單核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在驗收單上簽字；采購部將申請單、審批記錄、合同、驗收單等資料整理歸檔。關(guān)鍵要求：驗收不合格需在24小時內(nèi)反饋至采購部，啟動退換貨或索賠流程；電子檔資料保存期限≥3年，紙質(zhì)檔需按企業(yè)檔案管理規(guī)定存檔。三、模板工具：采購申請單（含填寫說明）表格名稱：企業(yè)產(chǎn)品采購申請單申請基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請部門如：市場部、生產(chǎn)部申請人需求部門經(jīng)辦人姓名（如：張*）聯(lián)系方式企業(yè)內(nèi)部短號/分機(jī)號（禁止填寫手機(jī)號）申請日期年月日采購用途如：日常辦公、項目研發(fā)、設(shè)備維修等采購明細(xì)信息內(nèi)容物品/服務(wù)名稱需填寫全稱（如：“聯(lián)想ThinkPadX1筆記本”而非“筆記本”）規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)詳細(xì)描述（如：CPU:i7-1260P/內(nèi)存:16GB/硬盤:512GBSSD）單位臺、套、件、批等數(shù)量需為阿拉伯?dāng)?shù)字，不得涂改預(yù)估單價（元）含稅單價，需保留兩位小數(shù)預(yù)估總價（元）數(shù)量×單價，自動計算或手動填寫（大寫：預(yù)算科目如：“行政辦公費(fèi)-辦公設(shè)備”“研發(fā)費(fèi)用-材料采購”供應(yīng)商信息（可選）如有指定供應(yīng)商，填寫名稱及聯(lián)系人附件清單□報價單□技術(shù)需求書□立項批文□其他：______審批流程意見/簽字部門負(fù)責(zé)人審核簽字：_________日期：_________財務(wù)部審核簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批（如需）簽字：_________日期：_________填寫說明：“采購用途”欄：需明確關(guān)聯(lián)項目名稱或具體業(yè)務(wù)場景，避免填寫“辦公用”等模糊表述?！耙?guī)格型號”欄：技術(shù)參數(shù)需完整，避免后續(xù)因規(guī)格不符導(dǎo)致退換貨?！邦A(yù)算科目”欄：需嚴(yán)格按企業(yè)財務(wù)預(yù)算目錄填寫，可咨詢財務(wù)部確認(rèn)?！案郊鍐巍睓冢汗催x已附件，未提供附件的采購申請可能被駁回。審批流程：需按順序依次審核，不可越級審批；電子簽章需與紙質(zhì)簽字具有同等效力。四、使用要點(diǎn)：避免踩坑的關(guān)鍵提醒填寫完整性：所有帶“*”為必填項，遺漏信息會導(dǎo)致審批流程中斷；預(yù)估總價需與附件報價單一致，誤差不得超過±5%。預(yù)算時效性：年度預(yù)算內(nèi)采購需在預(yù)算有效期內(nèi)（如自然年或財年）提交，逾期需重新申請預(yù)算。緊急采購處理：緊急采購需提前通過電話/企業(yè)即時通訊工具向部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部報備，并在申請單中標(biāo)注“緊急”及原因（如“生產(chǎn)設(shè)備故障停機(jī)，需24小時內(nèi)到貨”），審批流程可并行處理，但事后需補(bǔ)簽書面說明。附件規(guī)范性：報價單需加蓋供應(yīng)商公章（電子檔需PDF格式），技術(shù)需求書需由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，保證采購需求無歧義。驗收責(zé)任：需求部門為驗收第一責(zé)任人，未經(jīng)驗收收貨的，后續(xù)出現(xiàn)質(zhì)