學(xué)校綜合辦公室文件傳輸要求一、文件傳輸概述

文件傳輸是學(xué)校綜合辦公室日常工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，涉及行政文件、教學(xué)資料、科研數(shù)據(jù)等多種類型。為確保文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性、安全性和高效性，特制定本規(guī)范。

（一）文件傳輸目的

1.提高辦公協(xié)同效率

2.保證信息傳遞的完整性

3.降低數(shù)據(jù)丟失或泄露風(fēng)險

（二）適用范圍

1.綜合辦公室內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)

2.與校內(nèi)其他部門（如教務(wù)處、科研部）的文件交換

3.有限制地與校外合作單位傳輸非涉密文件

二、文件傳輸基本要求

為確保文件傳輸符合規(guī)范，需遵循以下要求：

（一）文件格式規(guī)范

1.文本類文件：優(yōu)先使用Word（.doc/.docx）或PDF格式

2.表格類文件：使用Excel（.xls/.xlsx）或CSV格式

3.圖像類文件：掃描件需為JPG或PNG格式，分辨率不低于300dpi

4.視頻或音頻文件：傳輸前需確認(rèn)接收方設(shè)備兼容性

（二）文件命名規(guī)則

1.采用“日期-部門-事由”結(jié)構(gòu)，如“20231115-教務(wù)處-期末考試安排.docx”

2.長度不超過50個字符，避免使用特殊符號（如*<>?”等）

3.多個文件傳輸時統(tǒng)一命名前綴，如“會議資料-附件1”“會議資料-附件2”

（三）傳輸方式選擇

1.內(nèi)部傳輸優(yōu)先使用學(xué)校統(tǒng)一辦公平臺（如釘釘、企業(yè)微信）的文件傳輸功能

2.大型文件（>50MB）需提前通過郵件附件或網(wǎng)盤分批次發(fā)送

3.涉密文件（如學(xué)生成績單）必須通過加密傳輸渠道（如加密郵件或內(nèi)部安全系統(tǒng)）

三、操作流程規(guī)范

文件傳輸需按以下步驟執(zhí)行，確保每環(huán)節(jié)合規(guī)：

（一）傳輸前準(zhǔn)備

1.校對文件內(nèi)容：確認(rèn)無錯別字、數(shù)據(jù)錯誤或敏感信息遺漏

2.檢查附件完整性：逐項核對是否包含所有相關(guān)文檔

3.評估文件大小：超出平臺限制時需壓縮或分段處理

（二）傳輸實(shí)施要點(diǎn)

(1)內(nèi)部傳輸流程

①登錄辦公平臺，選擇目標(biāo)接收人

②填寫傳輸說明（如“請教務(wù)處查收，明日會議使用”）

③確認(rèn)發(fā)送前再次核對收件人及文件名

(2)校外傳輸流程

①書面記錄傳輸事由及接收單位

②使用學(xué)校認(rèn)證郵箱發(fā)送，注明“非涉密”或“已加密”

③延遲發(fā)送敏感文件（如需），通過短信或電話確認(rèn)對方已接收

（三）傳輸后確認(rèn)

1.收件方需在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)記“已接收”或回復(fù)確認(rèn)郵件

2.重大文件（如財務(wù)報銷）需保留傳輸記錄截圖

3.7個工作日內(nèi)未收到回復(fù)時，需主動跟進(jìn)傳輸狀態(tài)

四、安全與保密措施

（一）權(quán)限管理

1.僅授權(quán)人員可訪問傳輸系統(tǒng)

2.超過30天的未使用文件自動歸檔至長期存儲區(qū)

（二）數(shù)據(jù)保護(hù)

1.傳輸前對涉密文件進(jìn)行加密（推薦AES-256算法）

2.定期檢查傳輸設(shè)備（如U盤）是否攜帶病毒

（三）異常處理

1.發(fā)現(xiàn)傳輸錯誤（如文件損壞）需立即聯(lián)系發(fā)送方重傳

2.接收方發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不符時，需記錄問題并反饋至發(fā)送部門

五、附則

1.本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋

2.每年12月對文件傳輸流程進(jìn)行復(fù)盤，更新技術(shù)要求

3.各部門需指定1名聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)文件傳輸監(jiān)督

一、文件傳輸概述

文件傳輸是學(xué)校綜合辦公室日常工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，涉及行政文件、教學(xué)資料、科研數(shù)據(jù)等多種類型。為確保文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性、安全性和高效性，特制定本規(guī)范。文件傳輸?shù)囊?guī)范與否直接影響部門間的協(xié)作效率和信息安全，因此必須嚴(yán)格遵守操作流程。

（一）文件傳輸目的

1.提高辦公協(xié)同效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化的傳輸流程，減少文件傳遞過程中的等待時間和溝通成本，使信息能夠快速、準(zhǔn)確地到達(dá)目的地。

2.保證信息傳遞的完整性：確保在傳輸過程中文件不被篡改、丟失或損壞，保證文件內(nèi)容的真實(shí)性和一致性。

3.降低數(shù)據(jù)丟失或泄露風(fēng)險：通過規(guī)范傳輸方式和加強(qiáng)安全措施，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失或敏感信息泄露。

（二）適用范圍

1.綜合辦公室內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)：包括辦公室內(nèi)部各崗位之間、以及辦公室與其他校內(nèi)部門之間的文件交換。

2.校內(nèi)其他部門文件交換：如教務(wù)處、科研部、學(xué)生處等部門之間，以及部門與綜合辦公室之間的文件傳遞。

3.有限制地與校外合作單位傳輸非涉密文件：在確保信息安全的前提下，可與學(xué)校合作單位（如共建實(shí)驗室、實(shí)習(xí)基地等）傳輸非涉密文件。

二、文件傳輸基本要求

為確保文件傳輸符合規(guī)范，需遵循以下要求：

（一）文件格式規(guī)范

1.文本類文件：優(yōu)先使用Word（.doc/.docx）或PDF格式。Word格式適用于需要編輯和修訂的文件，PDF格式適用于最終版文件，以保證格式在不同設(shè)備上的一致性。同時，文本文件應(yīng)避免使用過多復(fù)雜的排版和特殊字體，以減少兼容性問題。

2.表格類文件：使用Excel（.xls/.xlsx）或CSV格式。Excel格式適用于需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計的文件，CSV格式適用于需要導(dǎo)入其他系統(tǒng)（如數(shù)據(jù)庫）的文件。表格文件中的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行必要的格式化，如數(shù)字格式、日期格式等，并添加必要的標(biāo)題和注釋。

3.圖像類文件：掃描件需為JPG或PNG格式，分辨率不低于300dpi。JPG格式適用于彩色圖像，PNG格式適用于需要透明背景的圖像。掃描時應(yīng)注意掃描參數(shù)的設(shè)置，以保證圖像質(zhì)量和文件大小之間的平衡。

4.視頻或音頻文件：傳輸前需確認(rèn)接收方設(shè)備兼容性。建議使用常見的視頻格式（如MP4）和音頻格式（如MP3），并對文件大小進(jìn)行適當(dāng)?shù)膲嚎s，以避免傳輸過程中的網(wǎng)絡(luò)擁堵和存儲空間的浪費(fèi)。

（二）文件命名規(guī)則

1.采用“日期-部門-事由”結(jié)構(gòu)，如“20231115-教務(wù)處-期末考試安排.docx”。日期格式統(tǒng)一使用YYYYMMDD，部門名稱使用規(guī)范簡稱，事由簡明扼要地概括文件內(nèi)容。

2.長度不超過50個字符，避免使用特殊符號（如*<>?”等）。文件名中的特殊符號可能會導(dǎo)致文件無法傳輸或打開，因此應(yīng)盡量避免使用。

3.多個文件傳輸時統(tǒng)一命名前綴，如“會議資料-附件1”“會議資料-附件2”。這樣可以方便接收方識別和管理文件，避免混淆。

（三）傳輸方式選擇

1.內(nèi)部傳輸優(yōu)先使用學(xué)校統(tǒng)一辦公平臺（如釘釘、企業(yè)微信）的文件傳輸功能。這些平臺通常具有較好的安全性和穩(wěn)定性，并提供多種傳輸方式，如文件傳輸、郵件傳輸?shù)取?/p>

2.大型文件（>50MB）需提前通過郵件附件或網(wǎng)盤分批次發(fā)送。郵件附件的傳輸速度較慢，且可能存在附件大小限制，因此建議使用網(wǎng)盤進(jìn)行傳輸。發(fā)送時，應(yīng)將文件分割成多個較小的文件，并分別發(fā)送，以避免傳輸失敗。

3.涉密文件（如學(xué)生成績單）必須通過加密傳輸渠道（如加密郵件或內(nèi)部安全系統(tǒng)）傳輸。加密傳輸可以有效防止文件在傳輸過程中被竊取或篡改，確保文件的安全性。

三、操作流程規(guī)范

文件傳輸需按以下步驟執(zhí)行，確保每環(huán)節(jié)合規(guī)：

（一）傳輸前準(zhǔn)備

1.校對文件內(nèi)容：確認(rèn)無錯別字、數(shù)據(jù)錯誤或敏感信息遺漏。校對時應(yīng)仔細(xì)閱讀文件內(nèi)容，檢查是否存在語法錯誤、數(shù)據(jù)錯誤、格式錯誤等問題。對于重要的文件，建議進(jìn)行多次校對，以確保文件質(zhì)量。

2.檢查附件完整性：逐項核對是否包含所有相關(guān)文檔。在發(fā)送文件之前，應(yīng)仔細(xì)檢查附件是否齊全，是否存在遺漏或重復(fù)的情況。可以使用清單或表格等方式，列出所有附件的名稱和格式，以便核對。

3.評估文件大?。撼銎脚_限制時需壓縮或分段處理。不同的傳輸平臺對文件大小有限制，因此需要提前評估文件大小。如果文件過大，可以使用壓縮工具進(jìn)行壓縮，或者將文件分割成多個較小的文件，分別進(jìn)行傳輸。

（二）傳輸實(shí)施要點(diǎn)

(1)內(nèi)部傳輸流程

①登錄辦公平臺，選擇目標(biāo)接收人。登錄學(xué)校統(tǒng)一辦公平臺，選擇需要發(fā)送文件的目標(biāo)接收人。確保選擇正確的接收人，避免發(fā)送給錯誤的收件人。

②填寫傳輸說明：傳輸說明應(yīng)簡明扼要地概括文件內(nèi)容，并注明傳輸事由。傳輸說明可以幫助接收方快速了解文件內(nèi)容，并采取相應(yīng)的措施。

③確認(rèn)發(fā)送前再次核對收件人及文件名：在發(fā)送文件之前，應(yīng)再次核對收件人的姓名和郵箱地址，以及文件名是否正確。確認(rèn)無誤后，方可發(fā)送文件。

(2)校外傳輸流程

①書面記錄傳輸事由及接收單位：在傳輸文件之前，應(yīng)將傳輸事由和接收單位記錄在書面材料中，以便后續(xù)查閱和追溯。

②使用學(xué)校認(rèn)證郵箱發(fā)送，注明“非涉密”或“已加密”：使用學(xué)校認(rèn)證郵箱發(fā)送文件，可以保證郵件的安全性。發(fā)送時，應(yīng)在郵件主題或正文中注明“非涉密”或“已加密”，以便接收方了解文件的安全性級別。

③延遲發(fā)送敏感文件（如需），通過短信或電話確認(rèn)對方已接收：對于敏感文件，可以采取延遲發(fā)送的方式，即先將文件發(fā)送到臨時存儲位置，然后通過短信或電話與接收方確認(rèn)是否可以發(fā)送。確認(rèn)對方已接收后，再進(jìn)行正式發(fā)送。

（三）傳輸后確認(rèn)

1.收件方需在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)記“已接收”或回復(fù)確認(rèn)郵件：收件方在收到文件后，應(yīng)在辦公平臺或郵件系統(tǒng)中標(biāo)記“已接收”，或者回復(fù)一封確認(rèn)郵件，告知發(fā)送方文件已收到。

2.重大文件（如財務(wù)報銷）需保留傳輸記錄截圖：對于重要的文件，收件方應(yīng)保留傳輸記錄的截圖或截圖，以便后續(xù)查閱和追溯。

3.7個工作日內(nèi)未收到回復(fù)時，需主動跟進(jìn)傳輸狀態(tài)：如果在7個工作日內(nèi)未收到收件方的確認(rèn)回復(fù)，應(yīng)主動聯(lián)系收件方，確認(rèn)文件是否已收到，以及是否存在傳輸問題。

四、安全與保密措施

（一）權(quán)限管理

1.僅授權(quán)人員可訪問傳輸系統(tǒng)：只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問文件傳輸系統(tǒng)，未經(jīng)授權(quán)的人員不得訪問。

2.超過30天的未使用文件自動歸檔至長期存儲區(qū)：對于超過30天未使用的文件，系統(tǒng)應(yīng)自動將其歸檔至長期存儲區(qū)，以釋放存儲空間，并減少安全風(fēng)險。

（二）數(shù)據(jù)保護(hù)

1.傳輸前對涉密文件進(jìn)行加密（推薦AES-256算法）：在傳輸涉密文件之前，應(yīng)使用加密工具對文件進(jìn)行加密，推薦使用AES-256算法，以確保文件的安全性。

2.定期檢查傳輸設(shè)備（如U盤）是否攜帶病毒：對于用于文件傳輸?shù)脑O(shè)備（如U盤、移動硬盤等），應(yīng)定期檢查是否攜帶病毒，以確保文件的安全性。

（三）異常處理

1.發(fā)現(xiàn)傳輸錯誤（如文件損壞）需立即聯(lián)系發(fā)送方重傳：如果在傳輸過程中發(fā)現(xiàn)文件損壞或傳輸錯誤，應(yīng)立即聯(lián)系發(fā)送方，要求重新發(fā)送文件。

2.接收方發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不符時，需記錄問題并反饋至發(fā)送部門：如果在傳輸過程中發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容與預(yù)期不符，應(yīng)記錄問題，并反饋至發(fā)送部門，以便進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)查和處理。

五、附則

1.本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋：本規(guī)范自發(fā)布之日起正式執(zhí)行，綜合辦公室負(fù)責(zé)對本規(guī)范的解釋和修訂。

2.每年12月對文件傳輸流程進(jìn)行復(fù)盤，更新技術(shù)要求：每年12月，綜合辦公室應(yīng)對文件傳輸流程進(jìn)行復(fù)盤，評估流程的有效性和安全性，并根據(jù)技術(shù)發(fā)展情況更新技術(shù)要求。

3.各部門需指定1名聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)文件傳輸監(jiān)督：各部門需指定1名聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門的文件傳輸工作，確保本部門文件傳輸?shù)暮弦?guī)性。

一、文件傳輸概述

文件傳輸是學(xué)校綜合辦公室日常工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，涉及行政文件、教學(xué)資料、科研數(shù)據(jù)等多種類型。為確保文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性、安全性和高效性，特制定本規(guī)范。

（一）文件傳輸目的

1.提高辦公協(xié)同效率

2.保證信息傳遞的完整性

3.降低數(shù)據(jù)丟失或泄露風(fēng)險

（二）適用范圍

1.綜合辦公室內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)

2.與校內(nèi)其他部門（如教務(wù)處、科研部）的文件交換

3.有限制地與校外合作單位傳輸非涉密文件

二、文件傳輸基本要求

為確保文件傳輸符合規(guī)范，需遵循以下要求：

（一）文件格式規(guī)范

1.文本類文件：優(yōu)先使用Word（.doc/.docx）或PDF格式

2.表格類文件：使用Excel（.xls/.xlsx）或CSV格式

3.圖像類文件：掃描件需為JPG或PNG格式，分辨率不低于300dpi

4.視頻或音頻文件：傳輸前需確認(rèn)接收方設(shè)備兼容性

（二）文件命名規(guī)則

1.采用“日期-部門-事由”結(jié)構(gòu)，如“20231115-教務(wù)處-期末考試安排.docx”

2.長度不超過50個字符，避免使用特殊符號（如*<>?”等）

3.多個文件傳輸時統(tǒng)一命名前綴，如“會議資料-附件1”“會議資料-附件2”

（三）傳輸方式選擇

1.內(nèi)部傳輸優(yōu)先使用學(xué)校統(tǒng)一辦公平臺（如釘釘、企業(yè)微信）的文件傳輸功能

2.大型文件（>50MB）需提前通過郵件附件或網(wǎng)盤分批次發(fā)送

3.涉密文件（如學(xué)生成績單）必須通過加密傳輸渠道（如加密郵件或內(nèi)部安全系統(tǒng)）

三、操作流程規(guī)范

文件傳輸需按以下步驟執(zhí)行，確保每環(huán)節(jié)合規(guī)：

（一）傳輸前準(zhǔn)備

1.校對文件內(nèi)容：確認(rèn)無錯別字、數(shù)據(jù)錯誤或敏感信息遺漏

2.檢查附件完整性：逐項核對是否包含所有相關(guān)文檔

3.評估文件大小：超出平臺限制時需壓縮或分段處理

（二）傳輸實(shí)施要點(diǎn)

(1)內(nèi)部傳輸流程

①登錄辦公平臺，選擇目標(biāo)接收人

②填寫傳輸說明（如“請教務(wù)處查收，明日會議使用”）

③確認(rèn)發(fā)送前再次核對收件人及文件名

(2)校外傳輸流程

①書面記錄傳輸事由及接收單位

②使用學(xué)校認(rèn)證郵箱發(fā)送，注明“非涉密”或“已加密”

③延遲發(fā)送敏感文件（如需），通過短信或電話確認(rèn)對方已接收

（三）傳輸后確認(rèn)

1.收件方需在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)記“已接收”或回復(fù)確認(rèn)郵件

2.重大文件（如財務(wù)報銷）需保留傳輸記錄截圖

3.7個工作日內(nèi)未收到回復(fù)時，需主動跟進(jìn)傳輸狀態(tài)

四、安全與保密措施

（一）權(quán)限管理

1.僅授權(quán)人員可訪問傳輸系統(tǒng)

2.超過30天的未使用文件自動歸檔至長期存儲區(qū)

（二）數(shù)據(jù)保護(hù)

1.傳輸前對涉密文件進(jìn)行加密（推薦AES-256算法）

2.定期檢查傳輸設(shè)備（如U盤）是否攜帶病毒

（三）異常處理

1.發(fā)現(xiàn)傳輸錯誤（如文件損壞）需立即聯(lián)系發(fā)送方重傳

2.接收方發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不符時，需記錄問題并反饋至發(fā)送部門

五、附則

1.本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋

2.每年12月對文件傳輸流程進(jìn)行復(fù)盤，更新技術(shù)要求

3.各部門需指定1名聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)文件傳輸監(jiān)督

一、文件傳輸概述

文件傳輸是學(xué)校綜合辦公室日常工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，涉及行政文件、教學(xué)資料、科研數(shù)據(jù)等多種類型。為確保文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性、安全性和高效性，特制定本規(guī)范。文件傳輸?shù)囊?guī)范與否直接影響部門間的協(xié)作效率和信息安全，因此必須嚴(yán)格遵守操作流程。

（一）文件傳輸目的

1.提高辦公協(xié)同效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化的傳輸流程，減少文件傳遞過程中的等待時間和溝通成本，使信息能夠快速、準(zhǔn)確地到達(dá)目的地。

2.保證信息傳遞的完整性：確保在傳輸過程中文件不被篡改、丟失或損壞，保證文件內(nèi)容的真實(shí)性和一致性。

3.降低數(shù)據(jù)丟失或泄露風(fēng)險：通過規(guī)范傳輸方式和加強(qiáng)安全措施，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失或敏感信息泄露。

（二）適用范圍

1.綜合辦公室內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)：包括辦公室內(nèi)部各崗位之間、以及辦公室與其他校內(nèi)部門之間的文件交換。

2.校內(nèi)其他部門文件交換：如教務(wù)處、科研部、學(xué)生處等部門之間，以及部門與綜合辦公室之間的文件傳遞。

3.有限制地與校外合作單位傳輸非涉密文件：在確保信息安全的前提下，可與學(xué)校合作單位（如共建實(shí)驗室、實(shí)習(xí)基地等）傳輸非涉密文件。

二、文件傳輸基本要求

為確保文件傳輸符合規(guī)范，需遵循以下要求：

（一）文件格式規(guī)范

1.文本類文件：優(yōu)先使用Word（.doc/.docx）或PDF格式。Word格式適用于需要編輯和修訂的文件，PDF格式適用于最終版文件，以保證格式在不同設(shè)備上的一致性。同時，文本文件應(yīng)避免使用過多復(fù)雜的排版和特殊字體，以減少兼容性問題。

2.表格類文件：使用Excel（.xls/.xlsx）或CSV格式。Excel格式適用于需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計的文件，CSV格式適用于需要導(dǎo)入其他系統(tǒng)（如數(shù)據(jù)庫）的文件。表格文件中的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行必要的格式化，如數(shù)字格式、日期格式等，并添加必要的標(biāo)題和注釋。

3.圖像類文件：掃描件需為JPG或PNG格式，分辨率不低于300dpi。JPG格式適用于彩色圖像，PNG格式適用于需要透明背景的圖像。掃描時應(yīng)注意掃描參數(shù)的設(shè)置，以保證圖像質(zhì)量和文件大小之間的平衡。

4.視頻或音頻文件：傳輸前需確認(rèn)接收方設(shè)備兼容性。建議使用常見的視頻格式（如MP4）和音頻格式（如MP3），并對文件大小進(jìn)行適當(dāng)?shù)膲嚎s，以避免傳輸過程中的網(wǎng)絡(luò)擁堵和存儲空間的浪費(fèi)。

（二）文件命名規(guī)則

1.采用“日期-部門-事由”結(jié)構(gòu)，如“20231115-教務(wù)處-期末考試安排.docx”。日期格式統(tǒng)一使用YYYYMMDD，部門名稱使用規(guī)范簡稱，事由簡明扼要地概括文件內(nèi)容。

2.長度不超過50個字符，避免使用特殊符號（如*<>?”等）。文件名中的特殊符號可能會導(dǎo)致文件無法傳輸或打開，因此應(yīng)盡量避免使用。

3.多個文件傳輸時統(tǒng)一命名前綴，如“會議資料-附件1”“會議資料-附件2”。這樣可以方便接收方識別和管理文件，避免混淆。

（三）傳輸方式選擇

1.內(nèi)部傳輸優(yōu)先使用學(xué)校統(tǒng)一辦公平臺（如釘釘、企業(yè)微信）的文件傳輸功能。這些平臺通常具有較好的安全性和穩(wěn)定性，并提供多種傳輸方式，如文件傳輸、郵件傳輸?shù)取?/p>

2.大型文件（>50MB）需提前通過郵件附件或網(wǎng)盤分批次發(fā)送。郵件附件的傳輸速度較慢，且可能存在附件大小限制，因此建議使用網(wǎng)盤進(jìn)行傳輸。發(fā)送時，應(yīng)將文件分割成多個較小的文件，并分別發(fā)送，以避免傳輸失敗。

3.涉密文件（如學(xué)生成績單）必須通過加密傳輸渠道（如加密郵件或內(nèi)部安全系統(tǒng)）傳輸。加密傳輸可以有效防止文件在傳輸過程中被竊取或篡改，確保文件的安全性。

三、操作流程規(guī)范

文件傳輸需按以下步驟執(zhí)行，確保每環(huán)節(jié)合規(guī)：

（一）傳輸前準(zhǔn)備

1.校對文件內(nèi)容：確認(rèn)無錯別字、數(shù)據(jù)錯誤或敏感信息遺漏。校對時應(yīng)仔細(xì)閱讀文件內(nèi)容，檢查是否存在語法錯誤、數(shù)據(jù)錯誤、格式錯誤等問題。對于重要的文件，建議進(jìn)行多次校對，以確保文件質(zhì)量。

2.檢查附件完整性：逐項核對是否包含所有相關(guān)文檔。在發(fā)送文件之前，應(yīng)仔細(xì)檢查附件是否齊全，是否存在遺漏或重復(fù)的情況?？梢允褂们鍐位虮砀竦确绞?，列出所有附件的名稱和格式，以便核對。

3.評估文件大?。撼銎脚_限制時需壓縮或分段處理。不同的傳輸平臺對文件大小有限制，因此需要提前評估文件大小。如果文件過大，可以使用壓縮工具進(jìn)行壓縮，或者將文件分割成多個較小的文件，分別進(jìn)行傳輸。

（二）傳輸實(shí)施要點(diǎn)

(1)內(nèi)部傳輸流程

①登錄辦公平臺，選擇目標(biāo)接收人。登錄學(xué)校統(tǒng)一辦公平臺，選擇需要發(fā)送文件的目標(biāo)接收人。確保選擇正確的接收人，避免發(fā)送給錯誤的收件人。

②填寫傳輸說明：傳輸說明應(yīng)簡明扼要地概括文件內(nèi)容，并注明傳輸事由。傳輸說明可以幫助接收方快速了解文件內(nèi)容，并采取相應(yīng)的措施。

③確認(rèn)發(fā)送前再次核對收件人及文件名：在發(fā)送文件之前，應(yīng)再次核對收件人的姓名和郵箱地址，以及文件名是否正確。確認(rèn)無誤后，方可發(fā)送文件。

(2)校外傳輸流程

①書面記錄傳輸事由及接收單位：在傳輸文件之前，應(yīng)將傳輸事由和接收單位記錄在書面材料中，以便后續(xù)查閱和追溯。

②使用學(xué)校認(rèn)證郵箱發(fā)送，注明“非涉密”或“已加密”：使用學(xué)校認(rèn)證郵箱發(fā)送文件，可以保證郵件的安全性。發(fā)送時，應(yīng)在郵件主題或正文中注明“非涉密”或“已加密”，以便接收方了解文件的安全性級別。

③延遲發(fā)送敏感文件（如需），通過短信或電話確認(rèn)對方已接收：對于敏感文件，可以采取延遲發(fā)送的方式，即先將文件發(fā)送到臨時存儲位置，然后通過短信或電話與接收方確認(rèn)是否可以發(fā)送。確認(rèn)對方已接收后，再進(jìn)行正式發(fā)送。

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