學(xué)校綜合辦公室業(yè)務(wù)流程規(guī)定制定一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，明確崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于辦公室全體工作人員及與辦公室業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或個(gè)人。

二、業(yè)務(wù)流程規(guī)范

（一）日常行政事務(wù)

1.文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)

(1)所有收文需經(jīng)辦公室指定人員登記，記錄文件名稱、來源、日期等信息，并按流程分發(fā)給相關(guān)處室。

(2)發(fā)文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，辦公室統(tǒng)一編號(hào)、打印、蓋章，并按指定渠道送達(dá)。

(3)重要文件需留存電子版，并定期歸檔。

2.會(huì)議組織與管理

(1)提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參會(huì)人員。

(2)會(huì)議期間做好記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給相關(guān)人員。

(3)會(huì)議材料需提前準(zhǔn)備，確保按時(shí)分發(fā)。

（二）印章管理

1.印章使用審批

(1)所有用印需填寫《用印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)辦公室主管審批。

(2)辦公室工作人員核對(duì)申請(qǐng)表信息無誤后，方可蓋章。

(3)蓋章后需在申請(qǐng)表上簽字，并妥善保管用印記錄。

2.印章保管

(1)印章由專人保管，不得外借或轉(zhuǎn)交他人。

(2)保管人員需定期檢查印章狀態(tài)，確保完好無損。

(3)如遇印章?lián)p壞或遺失，需立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。

（三）物資管理

1.物資采購申請(qǐng)

(1)需采購的物資需填寫《物資采購申請(qǐng)單》，注明物資名稱、數(shù)量、用途等信息。

(2)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)辦公室統(tǒng)一匯總。

(3)辦公室根據(jù)實(shí)際需求及預(yù)算，確定采購方案并執(zhí)行。

2.物資領(lǐng)用登記

(1)物資到貨后需清點(diǎn)核對(duì)，并登記入庫。

(2)領(lǐng)用人需填寫《物資領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取。

(3)辦公室定期盤點(diǎn)物資，確保賬實(shí)相符。

（四）接待與協(xié)調(diào)

1.對(duì)外接待流程

(1)接待任務(wù)需提前通知辦公室，明確接待時(shí)間、對(duì)象及要求。

(2)辦公室安排接待人員，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作（如會(huì)議室布置、資料準(zhǔn)備等）。

(3)接待結(jié)束后，做好記錄并反饋相關(guān)部門。

2.部門間協(xié)調(diào)

(1)需跨部門協(xié)作的事項(xiàng)，需提交《跨部門協(xié)調(diào)申請(qǐng)》，經(jīng)相關(guān)部門簽字確認(rèn)后報(bào)辦公室協(xié)調(diào)。

(2)辦公室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通，并跟蹤落實(shí)情況。

(3)協(xié)調(diào)結(jié)果需書面記錄，并分發(fā)給相關(guān)方。

三、附則

（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

（二）辦公室可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本規(guī)定進(jìn)行修訂，修訂后的規(guī)定另行發(fā)布。

（三）所有工作人員需嚴(yán)格遵守本規(guī)定，如有違反，將按學(xué)校相關(guān)制度處理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，明確崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于辦公室全體工作人員及與辦公室業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或個(gè)人。

本規(guī)定的制定旨在實(shí)現(xiàn)辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，減少人為錯(cuò)誤，優(yōu)化資源配置，提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度。通過明確各環(huán)節(jié)的操作要求，確保辦公室工作的高效、規(guī)范和透明。

二、業(yè)務(wù)流程規(guī)范

（一）日常行政事務(wù)

1.文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)

(1)所有收文需經(jīng)辦公室指定人員登記，記錄文件名稱、來源、日期、密級(jí)（如有）、收件人等信息，并按流程分發(fā)給相關(guān)處室。具體操作步驟如下：

①接收文件時(shí)，檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后進(jìn)行登記，使用《文件收文登記表》。

②根據(jù)文件內(nèi)容或部門分工，將文件分發(fā)給具體負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人。

③重要或緊急文件需優(yōu)先處理，并通知收件人及時(shí)查閱。

④定期對(duì)收文進(jìn)行匯總，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

(2)發(fā)文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，辦公室統(tǒng)一編號(hào)、打印、蓋章，并按指定渠道送達(dá)。具體操作步驟如下：

①起草人完成文稿后，提交部門負(fù)責(zé)人審核，修改完善。

②審核通過后，由辦公室指定人員進(jìn)行編號(hào)、排版、打印。

③打印完成后，再次核對(duì)內(nèi)容，確無錯(cuò)誤后加蓋公章。

④根據(jù)文件類型和重要性，選擇合適的送達(dá)方式（如內(nèi)部郵件、快遞等），并記錄送達(dá)時(shí)間及簽收人。

(3)重要文件需留存電子版，并定期歸檔。具體操作步驟如下：

①對(duì)重要文件進(jìn)行掃描或拍照，確保圖像清晰可辨。

②將電子版文件存儲(chǔ)在指定服務(wù)器或云存儲(chǔ)中，并設(shè)置訪問權(quán)限。

③定期備份文件，防止數(shù)據(jù)丟失。

④按照檔案管理規(guī)定，每年對(duì)電子版文件進(jìn)行整理和歸檔。

2.會(huì)議組織與管理

(1)提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參會(huì)人員。具體操作步驟如下：

①收集各部門會(huì)議需求，匯總后確定會(huì)議時(shí)間。

②預(yù)訂會(huì)議室，并布置會(huì)議所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)等）。

③編寫會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議材料（如有）等信息。

④通過內(nèi)部郵件、公告欄等方式發(fā)布會(huì)議通知。

(2)會(huì)議期間做好記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給相關(guān)人員。具體操作步驟如下：

①安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論結(jié)果及決議。

②會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

③將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并確認(rèn)簽收。

(3)會(huì)議材料需提前準(zhǔn)備，確保按時(shí)分發(fā)。具體操作步驟如下：

①根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料（如報(bào)告、數(shù)據(jù)等）。

②材料準(zhǔn)備完成后，進(jìn)行打印和裝訂。

③會(huì)前將材料分發(fā)給參會(huì)人員，或放置在會(huì)議室供參會(huì)者取用。

（二）印章管理

1.印章使用審批

(1)所有用印需填寫《用印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)辦公室主管審批。具體操作步驟如下：

①用印申請(qǐng)人填寫《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、用印數(shù)量等信息。

②部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表內(nèi)容，確認(rèn)無誤后簽字。

③將申請(qǐng)表提交至辦公室主管，主管進(jìn)行最終審批。

④審批通過后，將申請(qǐng)表交還用印申請(qǐng)人，方可進(jìn)行用印操作。

(2)辦公室工作人員核對(duì)申請(qǐng)表信息無誤后，方可蓋章。具體操作步驟如下：

①用印申請(qǐng)人在領(lǐng)取印章前，再次核對(duì)申請(qǐng)表信息，確保與實(shí)際用印內(nèi)容一致。

②辦公室工作人員檢查申請(qǐng)表，確認(rèn)簽字齊全、審批通過后，方可蓋章。

③蓋章時(shí)需確保印章位置正確，字跡清晰。

(3)蓋章后需在申請(qǐng)表上簽字，并妥善保管用印記錄。具體操作步驟如下：

①蓋章完成后，用印申請(qǐng)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。

②辦公室工作人員將申請(qǐng)表存檔，并定期整理用印記錄，以備查驗(yàn)。

2.印章保管

(1)印章由專人保管，不得外借或轉(zhuǎn)交他人。具體操作步驟如下：

①辦公室指定專人負(fù)責(zé)印章保管，并簽訂保管責(zé)任書。

②保管人員需妥善保管印章，不得將其置于不安全的環(huán)境中。

③嚴(yán)禁將印章借給他人使用，如遇特殊情況需經(jīng)主管批準(zhǔn)。

(2)保管人員需定期檢查印章狀態(tài)，確保完好無損。具體操作步驟如下：

①保管人員每周對(duì)印章進(jìn)行檢查，確認(rèn)印章無磨損、模糊等情況。

②如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞，需立即報(bào)告主管，并采取措施防止繼續(xù)使用。

(3)如遇印章?lián)p壞或遺失，需立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。具體操作步驟如下：

①印章?lián)p壞或遺失后，保管人員需立即向主管報(bào)告，并說明具體情況。

②主管根據(jù)情況決定是否需要重新刻制印章，并報(bào)相關(guān)部門審批。

③重新刻制印章時(shí)，需確保新印章與舊印章規(guī)格一致，并做好新舊印章的替換工作。

（三）物資管理

1.物資采購申請(qǐng)

(1)需采購的物資需填寫《物資采購申請(qǐng)單》，注明物資名稱、數(shù)量、用途等信息。具體操作步驟如下：

①用需采購物資的部門填寫《物資采購申請(qǐng)單》，詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。

②部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)單，確認(rèn)采購需求合理后簽字。

③將申請(qǐng)單提交至辦公室，辦公室匯總后報(bào)采購部門審批。

(2)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)辦公室統(tǒng)一匯總。具體操作步驟如下：

①辦公室定期收集各部門物資采購申請(qǐng)單，并進(jìn)行匯總整理。

②對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行初步審核，確認(rèn)物資需求合理、信息完整后，報(bào)采購部門審批。

(3)辦公室根據(jù)實(shí)際需求及預(yù)算，確定采購方案并執(zhí)行。具體操作步驟如下：

①采購部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)單，確定采購方案（如供應(yīng)商選擇、采購方式等）。

②選擇合適的供應(yīng)商，并進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確定最優(yōu)采購方案。

③下達(dá)采購訂單，并跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。

2.物資領(lǐng)用登記

(1)物資到貨后需清點(diǎn)核對(duì)，并登記入庫。具體操作步驟如下：

①物資到貨后，由辦公室指定人員進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)物資名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息。

②確認(rèn)無誤后，在《物資入庫登記表》中記錄物資信息，并貼上標(biāo)簽。

③將物資存放在指定倉庫，并做好防潮、防塵等措施。

(2)領(lǐng)用人需填寫《物資領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取。具體操作步驟如下：

①領(lǐng)用人填寫《物資領(lǐng)用登記表》，注明物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息。

②部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)單，確認(rèn)無誤后簽字。

③領(lǐng)用人持申請(qǐng)單到辦公室，辦理領(lǐng)用手續(xù)，并領(lǐng)取物資。

(3)辦公室定期盤點(diǎn)物資，確保賬實(shí)相符。具體操作步驟如下：

①每季度或每年，辦公室組織對(duì)倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格等信息。

②對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總，并與庫存賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。

③如發(fā)現(xiàn)差異，需立即查找原因，并采取補(bǔ)救措施。

（四）接待與協(xié)調(diào)

1.對(duì)外接待流程

(1)接待任務(wù)需提前通知辦公室，明確接待時(shí)間、對(duì)象及要求。具體操作步驟如下：

①需要接待外部人員或機(jī)構(gòu)的部門，提前一周向辦公室提交《接待申請(qǐng)表》，注明接待時(shí)間、對(duì)象、目的、所需資源等信息。

②辦公室審核申請(qǐng)表，確認(rèn)無誤后安排接待人員，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

③接待前，辦公室與相關(guān)部門溝通，明確接待流程和注意事項(xiàng)。

(2)辦公室安排接待人員，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作（如會(huì)議室布置、資料準(zhǔn)備等）。具體操作步驟如下：

①根據(jù)接待對(duì)象和目的，安排合適的接待人員。

②布置會(huì)議室，準(zhǔn)備相關(guān)資料（如公司介紹、產(chǎn)品手冊(cè)等）。

③準(zhǔn)備茶水、點(diǎn)心等接待用品，確保接待環(huán)境舒適。

(3)接待結(jié)束后，做好記錄并反饋相關(guān)部門。具體操作步驟如下：

①接待結(jié)束后，接待人員填寫《接待反饋表》，記錄接待情況、對(duì)方反饋等信息。

②將接待反饋表提交至辦公室，辦公室匯總后報(bào)相關(guān)部門。

2.部門間協(xié)調(diào)

(1)需跨部門協(xié)作的事項(xiàng)，需提交《跨部門協(xié)調(diào)申請(qǐng)》，經(jīng)相關(guān)部門簽字確認(rèn)后報(bào)辦公室協(xié)調(diào)。具體操作步驟如下：

①需要跨部門協(xié)作的部門，填寫《跨部門協(xié)調(diào)申請(qǐng)》，詳細(xì)說明協(xié)作事項(xiàng)、涉及部門、預(yù)期目標(biāo)等信息。

②將申請(qǐng)單提交至涉及部門，相關(guān)部門審核并簽字確認(rèn)。

③將申請(qǐng)單提交至辦公室，辦公室匯總后報(bào)主管審批。

(2)辦公室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通，并跟蹤落實(shí)情況。具體操作步驟如下：

①辦公室根據(jù)審批后的申請(qǐng)單，組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)議，討論協(xié)作方案。

②會(huì)議結(jié)束后，形成協(xié)作方案，并分發(fā)給相關(guān)部門執(zhí)行。

③辦公室跟蹤協(xié)作進(jìn)度，確保事項(xiàng)按時(shí)完成。

(3)協(xié)調(diào)結(jié)果需書面記錄，并分發(fā)給相關(guān)方。具體操作步驟如下：

①協(xié)作完成后，辦公室整理協(xié)作結(jié)果，形成書面記錄。

②將書面記錄分發(fā)給相關(guān)部門，并確認(rèn)簽收。

三、附則

（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

（二）辦公室可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本規(guī)定進(jìn)行修訂，修訂后的規(guī)定另行發(fā)布。

（三）所有工作人員需嚴(yán)格遵守本規(guī)定，如有違反，將按學(xué)校相關(guān)制度處理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，明確崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于辦公室全體工作人員及與辦公室業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或個(gè)人。

二、業(yè)務(wù)流程規(guī)范

（一）日常行政事務(wù)

1.文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)

(1)所有收文需經(jīng)辦公室指定人員登記，記錄文件名稱、來源、日期等信息，并按流程分發(fā)給相關(guān)處室。

(2)發(fā)文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，辦公室統(tǒng)一編號(hào)、打印、蓋章，并按指定渠道送達(dá)。

(3)重要文件需留存電子版，并定期歸檔。

2.會(huì)議組織與管理

(1)提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參會(huì)人員。

(2)會(huì)議期間做好記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給相關(guān)人員。

(3)會(huì)議材料需提前準(zhǔn)備，確保按時(shí)分發(fā)。

（二）印章管理

1.印章使用審批

(1)所有用印需填寫《用印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)辦公室主管審批。

(2)辦公室工作人員核對(duì)申請(qǐng)表信息無誤后，方可蓋章。

(3)蓋章后需在申請(qǐng)表上簽字，并妥善保管用印記錄。

2.印章保管

(1)印章由專人保管，不得外借或轉(zhuǎn)交他人。

(2)保管人員需定期檢查印章狀態(tài)，確保完好無損。

(3)如遇印章?lián)p壞或遺失，需立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。

（三）物資管理

1.物資采購申請(qǐng)

(1)需采購的物資需填寫《物資采購申請(qǐng)單》，注明物資名稱、數(shù)量、用途等信息。

(2)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)辦公室統(tǒng)一匯總。

(3)辦公室根據(jù)實(shí)際需求及預(yù)算，確定采購方案并執(zhí)行。

2.物資領(lǐng)用登記

(1)物資到貨后需清點(diǎn)核對(duì)，并登記入庫。

(2)領(lǐng)用人需填寫《物資領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取。

(3)辦公室定期盤點(diǎn)物資，確保賬實(shí)相符。

（四）接待與協(xié)調(diào)

1.對(duì)外接待流程

(1)接待任務(wù)需提前通知辦公室，明確接待時(shí)間、對(duì)象及要求。

(2)辦公室安排接待人員，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作（如會(huì)議室布置、資料準(zhǔn)備等）。

(3)接待結(jié)束后，做好記錄并反饋相關(guān)部門。

2.部門間協(xié)調(diào)

(1)需跨部門協(xié)作的事項(xiàng)，需提交《跨部門協(xié)調(diào)申請(qǐng)》，經(jīng)相關(guān)部門簽字確認(rèn)后報(bào)辦公室協(xié)調(diào)。

(2)辦公室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通，并跟蹤落實(shí)情況。

(3)協(xié)調(diào)結(jié)果需書面記錄，并分發(fā)給相關(guān)方。

三、附則

（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

（二）辦公室可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本規(guī)定進(jìn)行修訂，修訂后的規(guī)定另行發(fā)布。

（三）所有工作人員需嚴(yán)格遵守本規(guī)定，如有違反，將按學(xué)校相關(guān)制度處理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，明確崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于辦公室全體工作人員及與辦公室業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或個(gè)人。

本規(guī)定的制定旨在實(shí)現(xiàn)辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，減少人為錯(cuò)誤，優(yōu)化資源配置，提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度。通過明確各環(huán)節(jié)的操作要求，確保辦公室工作的高效、規(guī)范和透明。

二、業(yè)務(wù)流程規(guī)范

（一）日常行政事務(wù)

1.文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)

(1)所有收文需經(jīng)辦公室指定人員登記，記錄文件名稱、來源、日期、密級(jí)（如有）、收件人等信息，并按流程分發(fā)給相關(guān)處室。具體操作步驟如下：

①接收文件時(shí)，檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后進(jìn)行登記，使用《文件收文登記表》。

②根據(jù)文件內(nèi)容或部門分工，將文件分發(fā)給具體負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人。

③重要或緊急文件需優(yōu)先處理，并通知收件人及時(shí)查閱。

④定期對(duì)收文進(jìn)行匯總，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

(2)發(fā)文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，辦公室統(tǒng)一編號(hào)、打印、蓋章，并按指定渠道送達(dá)。具體操作步驟如下：

①起草人完成文稿后，提交部門負(fù)責(zé)人審核，修改完善。

②審核通過后，由辦公室指定人員進(jìn)行編號(hào)、排版、打印。

③打印完成后，再次核對(duì)內(nèi)容，確無錯(cuò)誤后加蓋公章。

④根據(jù)文件類型和重要性，選擇合適的送達(dá)方式（如內(nèi)部郵件、快遞等），并記錄送達(dá)時(shí)間及簽收人。

(3)重要文件需留存電子版，并定期歸檔。具體操作步驟如下：

①對(duì)重要文件進(jìn)行掃描或拍照，確保圖像清晰可辨。

②將電子版文件存儲(chǔ)在指定服務(wù)器或云存儲(chǔ)中，并設(shè)置訪問權(quán)限。

③定期備份文件，防止數(shù)據(jù)丟失。

④按照檔案管理規(guī)定，每年對(duì)電子版文件進(jìn)行整理和歸檔。

2.會(huì)議組織與管理

(1)提前一周發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參會(huì)人員。具體操作步驟如下：

①收集各部門會(huì)議需求，匯總后確定會(huì)議時(shí)間。

②預(yù)訂會(huì)議室，并布置會(huì)議所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)等）。

③編寫會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議材料（如有）等信息。

④通過內(nèi)部郵件、公告欄等方式發(fā)布會(huì)議通知。

(2)會(huì)議期間做好記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給相關(guān)人員。具體操作步驟如下：

①安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論結(jié)果及決議。

②會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

③將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并確認(rèn)簽收。

(3)會(huì)議材料需提前準(zhǔn)備，確保按時(shí)分發(fā)。具體操作步驟如下：

①根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料（如報(bào)告、數(shù)據(jù)等）。

②材料準(zhǔn)備完成后，進(jìn)行打印和裝訂。

③會(huì)前將材料分發(fā)給參會(huì)人員，或放置在會(huì)議室供參會(huì)者取用。

（二）印章管理

1.印章使用審批

(1)所有用印需填寫《用印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)辦公室主管審批。具體操作步驟如下：

①用印申請(qǐng)人填寫《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、用印數(shù)量等信息。

②部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表內(nèi)容，確認(rèn)無誤后簽字。

③將申請(qǐng)表提交至辦公室主管，主管進(jìn)行最終審批。

④審批通過后，將申請(qǐng)表交還用印申請(qǐng)人，方可進(jìn)行用印操作。

(2)辦公室工作人員核對(duì)申請(qǐng)表信息無誤后，方可蓋章。具體操作步驟如下：

①用印申請(qǐng)人在領(lǐng)取印章前，再次核對(duì)申請(qǐng)表信息，確保與實(shí)際用印內(nèi)容一致。

②辦公室工作人員檢查申請(qǐng)表，確認(rèn)簽字齊全、審批通過后，方可蓋章。

③蓋章時(shí)需確保印章位置正確，字跡清晰。

(3)蓋章后需在申請(qǐng)表上簽字，并妥善保管用印記錄。具體操作步驟如下：

①蓋章完成后，用印申請(qǐng)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。

②辦公室工作人員將申請(qǐng)表存檔，并定期整理用印記錄，以備查驗(yàn)。

2.印章保管

(1)印章由專人保管，不得外借或轉(zhuǎn)交他人。具體操作步驟如下：

①辦公室指定專人負(fù)責(zé)印章保管，并簽訂保管責(zé)任書。

②保管人員需妥善保管印章，不得將其置于不安全的環(huán)境中。

③嚴(yán)禁將印章借給他人使用，如遇特殊情況需經(jīng)主管批準(zhǔn)。

(2)保管人員需定期檢查印章狀態(tài)，確保完好無損。具體操作步驟如下：

①保管人員每周對(duì)印章進(jìn)行檢查，確認(rèn)印章無磨損、模糊等情況。

②如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞，需立即報(bào)告主管，并采取措施防止繼續(xù)使用。

(3)如遇印章?lián)p壞或遺失，需立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。具體操作步驟如下：

①印章?lián)p壞或遺失后，保管人員需立即向主管報(bào)告，并說明具體情況。

②主管根據(jù)情況決定是否需要重新刻制印章，并報(bào)相關(guān)部門審批。

③重新刻制印章時(shí)，需確保新印章與舊印章規(guī)格一致，并做好新舊印章的替換工作。

（三）物資管理

1.物資采購申請(qǐng)

(1)需采購的物資需填寫《物資采購申請(qǐng)單》，注明物資名稱、數(shù)量、用途等信息。具體操作步驟如下：

①用需采購物資的部門填寫《物資采購申請(qǐng)單》，詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。

②部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)單，確認(rèn)采購需求合理后簽字。

③將申請(qǐng)單提交至辦公室，辦公室匯總后報(bào)采購部門審批。

(2)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)辦公室統(tǒng)一匯總。具體操作步驟如下：

①辦公室定期收集各部門物資采購申請(qǐng)單，并進(jìn)行匯總整理。

②對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行初步審核，確認(rèn)物資需求合理、信息完整后，報(bào)采購部門審批。

(3)辦公室根據(jù)實(shí)際需求及預(yù)算，確定采購方案并執(zhí)行。具體操作步驟如下：

①采購部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)單，確定采購方案（如供應(yīng)商選擇、采購方式等）。

②選擇合適的供應(yīng)商，并進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確定最優(yōu)采購方案。

③下達(dá)采購訂單，并跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。

2.物資領(lǐng)用登記

(1)物資到貨后需清點(diǎn)核對(duì)，并登記入庫。具體操作步驟如下：

①物資到貨后，由辦公室指定人員進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)物資名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息。

②確認(rèn)無誤后，在《物資入庫登記表》中記錄物資信息，并貼上標(biāo)簽。

③將物資存放在指定倉庫，并做好防潮、防塵等措施。

(2)領(lǐng)用人需填寫《物資領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取。具體操作步驟如下：

①領(lǐng)用人填寫《物資領(lǐng)用登記表》，注明物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息。

②部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)單，確認(rèn)無誤后簽字。

③領(lǐng)用人持申請(qǐng)單到辦公室，辦理領(lǐng)用手續(xù)，并領(lǐng)取物資。

(3)辦公室定期盤點(diǎn)物資，確保賬實(shí)相符。具體操作步驟如下：

①每季度或每年，辦公室組織對(duì)倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格等信息。

②對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)