學(xué)校綜合辦公室信息管理規(guī)定一、總則

信息管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)，旨在確保信息的準(zhǔn)確性、及時性、安全性和有效性。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有工作人員，明確了信息收集、處理、存儲、傳遞和銷毀等環(huán)節(jié)的管理要求。

（一）管理目標(biāo)

1.保障信息資源的規(guī)范化管理。

2.提高信息處理效率，支持辦公決策。

3.防范信息泄露風(fēng)險，確保信息安全。

（二）適用范圍

1.學(xué)校行政文件、通知公告。

2.各部門工作數(shù)據(jù)、會議紀(jì)要。

3.師生信息（非敏感類）。

4.辦公系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)。

二、信息收集與錄入

信息收集應(yīng)遵循真實、完整、準(zhǔn)確的原則，確保來源可靠。

（一）信息來源

1.各部門上報材料。

2.會議記錄與決議。

3.師生反饋信息。

4.系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)。

（二）錄入要求

1.使用標(biāo)準(zhǔn)格式，如：文件名“YYYYMMDD-部門-事項”。

2.字段填寫完整，避免錯別字或格式錯誤。

3.重要信息需雙人核對。

三、信息處理與存儲

信息處理包括分類、篩選、匯總等步驟，存儲需符合安全規(guī)范。

（一）分類標(biāo)準(zhǔn)

1.按部門分類：如“教務(wù)處”“后勤部”“辦公室”。

2.按時效分類：如“緊急”“常規(guī)”“歸檔”。

3.按性質(zhì)分類：如“通知”“報告”“數(shù)據(jù)統(tǒng)計”。

（二）存儲要求

1.紙質(zhì)文件：歸檔于指定檔案柜，標(biāo)注索引卡。

2.電子文件：存儲在加密服務(wù)器，定期備份。

3.存儲周期：短期文件（1年）定期清理，長期文件（5年）轉(zhuǎn)交檔案室。

四、信息傳遞與使用

信息傳遞需遵循內(nèi)部審批流程，確保傳遞對象準(zhǔn)確。

（一）傳遞方式

1.電子傳遞：通過學(xué)校郵箱或辦公系統(tǒng)發(fā)送。

2.紙質(zhì)傳遞：由專人遞送至指定部門。

3.會議分發(fā)：提前準(zhǔn)備紙質(zhì)或電子版材料。

（二）使用權(quán)限

1.僅限授權(quán)人員訪問敏感信息。

2.非工作需要不得復(fù)制或外傳。

3.個人賬戶需定期更換密碼。

五、信息安全與保密

信息保密是信息管理的重點，需落實防泄露措施。

（一）保密措施

1.設(shè)置訪問權(quán)限，記錄操作日志。

2.定期進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高保密意識。

3.離崗人員需交還所有信息資料。

（二）應(yīng)急處理

1.發(fā)現(xiàn)泄密行為，立即上報并切斷源頭。

2.按照學(xué)校規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。

3.每季度開展一次保密演練。

六、監(jiān)督與改進(jìn)

綜合辦公室定期檢查信息管理執(zhí)行情況，持續(xù)優(yōu)化流程。

（一）檢查內(nèi)容

1.信息分類是否規(guī)范。

2.存儲設(shè)備是否完好。

3.員工操作是否合規(guī)。

（二）改進(jìn)機(jī)制

1.每半年提交管理報告。

2.根據(jù)檢查結(jié)果調(diào)整制度。

3.鼓勵員工提出優(yōu)化建議。

七、附則

本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。如有修訂，將另行通知。

一、總則

信息管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)，旨在確保信息的準(zhǔn)確性、及時性、安全性和有效性。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有工作人員，明確了信息收集、處理、存儲、傳遞和銷毀等環(huán)節(jié)的管理要求。

（一）管理目標(biāo)

1.保障信息資源的規(guī)范化管理。建立統(tǒng)一的信息分類、編碼和存儲標(biāo)準(zhǔn)，減少冗余和混亂。

2.提高信息處理效率，支持辦公決策。通過自動化工具和流程優(yōu)化，縮短信息處理時間，提升決策的準(zhǔn)確性。

3.防范信息泄露風(fēng)險，確保信息安全。實施多層次的安全防護(hù)措施，降低人為或技術(shù)故障導(dǎo)致的信息風(fēng)險。

（二）適用范圍

1.學(xué)校行政文件、通知公告。包括但不限于校長辦公會決議、部門通知、校園活動公告等。

2.各部門工作數(shù)據(jù)、會議紀(jì)要。如教務(wù)處學(xué)生成績數(shù)據(jù)、后勤部物資采購記錄、各部門例會紀(jì)要等。

3.師生信息（非敏感類）。如師生聯(lián)系方式、課程安排、學(xué)術(shù)成果（非隱私類）等。

4.辦公系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)。包括OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等平臺的數(shù)據(jù)錄入與管理。

二、信息收集與錄入

信息收集應(yīng)遵循真實、完整、準(zhǔn)確的原則，確保來源可靠。

（一）信息來源

1.各部門上報材料。需明確上報格式模板，如“部門月度工作報告模板”“項目進(jìn)展表單”。

2.會議記錄與決議。要求會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀(jì)要整理，附?jīng)Q議事項的執(zhí)行責(zé)任人及時間節(jié)點。

3.師生反饋信息。通過問卷調(diào)查、意見箱等渠道收集，需標(biāo)注反饋者身份（匿名或?qū)嵜┘奥?lián)系方式。

4.系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)。如門禁系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、圖書館借閱記錄等，需定期導(dǎo)出并核對。

（二）錄入要求

1.使用標(biāo)準(zhǔn)格式，如：文件名“YYYYMMDD-部門-事項”，例：“20231026-教務(wù)處-期中考試安排”。

2.字段填寫完整，避免錯別字或格式錯誤。

-通知公告需包含：發(fā)布日期、發(fā)布部門、標(biāo)題、正文、附件鏈接。

-數(shù)據(jù)統(tǒng)計需按“類別-指標(biāo)-數(shù)值”結(jié)構(gòu)錄入，如“學(xué)生人數(shù)-本科生-1500人”。

3.重要信息需雙人核對。

-電子郵件發(fā)送前，由收件人確認(rèn)附件內(nèi)容。

-重大決議需在系統(tǒng)中留痕，記錄核對人及時間。

三、信息處理與存儲

信息處理包括分類、篩選、匯總等步驟，存儲需符合安全規(guī)范。

（一）分類標(biāo)準(zhǔn)

1.按部門分類：如“教務(wù)處”“后勤部”“辦公室”。

-教務(wù)處：教學(xué)計劃、考試安排、成績數(shù)據(jù)。

-后勤部：物資采購、維修記錄、場地預(yù)定。

-辦公室：人事信息、會議記錄、行政文件。

2.按時效分類：如“緊急”“常規(guī)”“歸檔”。

-緊急：需在1小時內(nèi)處理的信息，如突發(fā)事件通知。

-常規(guī)：按周或月周期處理的信息，如考勤統(tǒng)計。

-歸檔：長期保存的文件，如年度報告、合同協(xié)議。

3.按性質(zhì)分類：如“通知”“報告”“數(shù)據(jù)統(tǒng)計”。

-通知：面向全體或特定群體的公告。

-報告：定期或?qū)ｍ椆ぷ骺偨Y(jié)，如月度工作報告。

-數(shù)據(jù)統(tǒng)計：量化分析結(jié)果，如學(xué)生出勤率圖表。

（二）存儲要求

1.紙質(zhì)文件：歸檔于指定檔案柜，標(biāo)注索引卡。

-檔案柜編號規(guī)則：“部門-編號”，如“辦公室-01”。

-索引卡需包含：文件名、日期、存放位置。

2.電子文件：存儲在加密服務(wù)器，定期備份。

-文件夾結(jié)構(gòu)：“根目錄/部門/年份/類別”，如“/教務(wù)處/2023/通知公告”。

-備份頻率：每周五全量備份，每日增量備份。

3.存儲周期：短期文件（1年）定期清理，長期文件（5年）轉(zhuǎn)交檔案室。

-清理流程：由信息管理員列出待刪除文件清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。

-檔案室交接：需填寫“檔案交接單”，記錄文件數(shù)量及狀態(tài)。

四、信息傳遞與使用

信息傳遞需遵循內(nèi)部審批流程，確保傳遞對象準(zhǔn)確。

（一）傳遞方式

1.電子傳遞：通過學(xué)校郵箱或辦公系統(tǒng)發(fā)送。

-郵件格式：標(biāo)題“【信息傳遞】+文件名”，正文注明收件人及目的。

-辦公系統(tǒng)流程：需填寫“信息發(fā)布申請單”，經(jīng)審批后發(fā)布。

2.紙質(zhì)傳遞：由專人遞送至指定部門。

-遞送清單：記錄文件名稱、接收部門、遞送人、簽收人。

-保密文件需雙人護(hù)送，并記錄簽收時間。

3.會議分發(fā)：提前準(zhǔn)備紙質(zhì)或電子版材料。

-紙質(zhì)材料：按參會人座位擺放，會后清點回收。

-電子材料：提前3天發(fā)送預(yù)覽版，確認(rèn)無誤后正式發(fā)布。

（二）使用權(quán)限

1.僅限授權(quán)人員訪問敏感信息。

-敏感信息定義：涉及財務(wù)數(shù)據(jù)、人事變動、校領(lǐng)導(dǎo)日程等。

-訪問申請：需填寫“信息訪問申請單”，經(jīng)信息管理員審核。

2.非工作需要不得復(fù)制或外傳。

-電子文件：禁止右鍵另存為，需通過系統(tǒng)導(dǎo)出功能。

-紙質(zhì)文件：復(fù)印需填寫“文件復(fù)印申請單”。

3.個人賬戶需定期更換密碼。

-密碼規(guī)則：必須包含大小寫字母、數(shù)字及特殊符號，長度≥8位。

-強(qiáng)制更換周期：每季度一次。

五、信息安全與保密

信息保密是信息管理的重點，需落實防泄露措施。

（一）保密措施

1.設(shè)置訪問權(quán)限，記錄操作日志。

-權(quán)限申請：部門負(fù)責(zé)人提交“權(quán)限申請表”，信息管理員配置。

-日志審計：每月檢查登錄記錄，異常行為需調(diào)查。

2.定期進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高保密意識。

-培訓(xùn)內(nèi)容：信息分類標(biāo)準(zhǔn)、密碼管理、防病毒操作。

-考核方式：書面測試+實際操作模擬。

3.離崗人員需交還所有信息資料。

-交接清單：包含電腦、U盤、紙質(zhì)文件等。

-簽名確認(rèn)：雙方簽字存檔。

（二）應(yīng)急處理

1.發(fā)現(xiàn)泄密行為，立即上報并切斷源頭。

-報告流程：信息管理員→部門負(fù)責(zé)人→綜合辦公室主任。

-控制措施：臨時凍結(jié)賬號、隔離涉事設(shè)備。

2.按照學(xué)校規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。

-追究依據(jù)：根據(jù)“信息安全責(zé)任制度”執(zhí)行。

-教育為主：首次違規(guī)以培訓(xùn)整改為主。

3.每季度開展一次保密演練。

-演練場景：模擬釣魚郵件、設(shè)備丟失等情況。

-效果評估：記錄處理時間及準(zhǔn)確性。

六、監(jiān)督與改進(jìn)

綜合辦公室定期檢查信息管理執(zhí)行情況，持續(xù)優(yōu)化流程。

（一）檢查內(nèi)容

1.信息分類是否規(guī)范。

-檢查標(biāo)準(zhǔn)：對照“信息分類目錄”逐項核對。

-問題記錄：列出不符合項及整改建議。

2.存儲設(shè)備是否完好。

-檢查項目：服務(wù)器運行狀態(tài)、備份成功率、檔案柜鎖具。

-維護(hù)記錄：每次檢查需簽字確認(rèn)。

3.員工操作是否合規(guī)。

-抽查方式：隨機(jī)查看系統(tǒng)操作日志。

-違規(guī)案例：匯總并公示（匿名處理）。

（二）改進(jìn)機(jī)制

1.每半年提交管理報告。

-報告結(jié)構(gòu)：現(xiàn)狀分析→問題匯總→改進(jìn)措施→下階段計劃。

-評審流程：部門負(fù)責(zé)人審閱→綜合辦公室主任批準(zhǔn)。

2.根據(jù)檢查結(jié)果調(diào)整制度。

-修訂流程：問題嚴(yán)重需修訂制度的，需經(jīng)“信息管理小組”討論。

-版本控制：每次修訂需標(biāo)注版本號及生效日期。

3.鼓勵員工提出優(yōu)化建議。

-收集渠道：意見箱、系統(tǒng)反饋入口、定期座談會。

-實施原則：合理建議優(yōu)先納入改進(jìn)計劃。

七、附則

本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。如有修訂，將另行通知。

一、總則

信息管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)，旨在確保信息的準(zhǔn)確性、及時性、安全性和有效性。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有工作人員，明確了信息收集、處理、存儲、傳遞和銷毀等環(huán)節(jié)的管理要求。

（一）管理目標(biāo)

1.保障信息資源的規(guī)范化管理。

2.提高信息處理效率，支持辦公決策。

3.防范信息泄露風(fēng)險，確保信息安全。

（二）適用范圍

1.學(xué)校行政文件、通知公告。

2.各部門工作數(shù)據(jù)、會議紀(jì)要。

3.師生信息（非敏感類）。

4.辦公系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)。

二、信息收集與錄入

信息收集應(yīng)遵循真實、完整、準(zhǔn)確的原則，確保來源可靠。

（一）信息來源

1.各部門上報材料。

2.會議記錄與決議。

3.師生反饋信息。

4.系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)。

（二）錄入要求

1.使用標(biāo)準(zhǔn)格式，如：文件名“YYYYMMDD-部門-事項”。

2.字段填寫完整，避免錯別字或格式錯誤。

3.重要信息需雙人核對。

三、信息處理與存儲

信息處理包括分類、篩選、匯總等步驟，存儲需符合安全規(guī)范。

（一）分類標(biāo)準(zhǔn)

1.按部門分類：如“教務(wù)處”“后勤部”“辦公室”。

2.按時效分類：如“緊急”“常規(guī)”“歸檔”。

3.按性質(zhì)分類：如“通知”“報告”“數(shù)據(jù)統(tǒng)計”。

（二）存儲要求

1.紙質(zhì)文件：歸檔于指定檔案柜，標(biāo)注索引卡。

2.電子文件：存儲在加密服務(wù)器，定期備份。

3.存儲周期：短期文件（1年）定期清理，長期文件（5年）轉(zhuǎn)交檔案室。

四、信息傳遞與使用

信息傳遞需遵循內(nèi)部審批流程，確保傳遞對象準(zhǔn)確。

（一）傳遞方式

1.電子傳遞：通過學(xué)校郵箱或辦公系統(tǒng)發(fā)送。

2.紙質(zhì)傳遞：由專人遞送至指定部門。

3.會議分發(fā)：提前準(zhǔn)備紙質(zhì)或電子版材料。

（二）使用權(quán)限

1.僅限授權(quán)人員訪問敏感信息。

2.非工作需要不得復(fù)制或外傳。

3.個人賬戶需定期更換密碼。

五、信息安全與保密

信息保密是信息管理的重點，需落實防泄露措施。

（一）保密措施

1.設(shè)置訪問權(quán)限，記錄操作日志。

2.定期進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高保密意識。

3.離崗人員需交還所有信息資料。

（二）應(yīng)急處理

1.發(fā)現(xiàn)泄密行為，立即上報并切斷源頭。

2.按照學(xué)校規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。

3.每季度開展一次保密演練。

六、監(jiān)督與改進(jìn)

綜合辦公室定期檢查信息管理執(zhí)行情況，持續(xù)優(yōu)化流程。

（一）檢查內(nèi)容

1.信息分類是否規(guī)范。

2.存儲設(shè)備是否完好。

3.員工操作是否合規(guī)。

（二）改進(jìn)機(jī)制

1.每半年提交管理報告。

2.根據(jù)檢查結(jié)果調(diào)整制度。

3.鼓勵員工提出優(yōu)化建議。

七、附則

本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。如有修訂，將另行通知。

一、總則

信息管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)，旨在確保信息的準(zhǔn)確性、及時性、安全性和有效性。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有工作人員，明確了信息收集、處理、存儲、傳遞和銷毀等環(huán)節(jié)的管理要求。

（一）管理目標(biāo)

1.保障信息資源的規(guī)范化管理。建立統(tǒng)一的信息分類、編碼和存儲標(biāo)準(zhǔn)，減少冗余和混亂。

2.提高信息處理效率，支持辦公決策。通過自動化工具和流程優(yōu)化，縮短信息處理時間，提升決策的準(zhǔn)確性。

3.防范信息泄露風(fēng)險，確保信息安全。實施多層次的安全防護(hù)措施，降低人為或技術(shù)故障導(dǎo)致的信息風(fēng)險。

（二）適用范圍

1.學(xué)校行政文件、通知公告。包括但不限于校長辦公會決議、部門通知、校園活動公告等。

2.各部門工作數(shù)據(jù)、會議紀(jì)要。如教務(wù)處學(xué)生成績數(shù)據(jù)、后勤部物資采購記錄、各部門例會紀(jì)要等。

3.師生信息（非敏感類）。如師生聯(lián)系方式、課程安排、學(xué)術(shù)成果（非隱私類）等。

4.辦公系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)。包括OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等平臺的數(shù)據(jù)錄入與管理。

二、信息收集與錄入

信息收集應(yīng)遵循真實、完整、準(zhǔn)確的原則，確保來源可靠。

（一）信息來源

1.各部門上報材料。需明確上報格式模板，如“部門月度工作報告模板”“項目進(jìn)展表單”。

2.會議記錄與決議。要求會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀(jì)要整理，附?jīng)Q議事項的執(zhí)行責(zé)任人及時間節(jié)點。

3.師生反饋信息。通過問卷調(diào)查、意見箱等渠道收集，需標(biāo)注反饋者身份（匿名或?qū)嵜┘奥?lián)系方式。

4.系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)。如門禁系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、圖書館借閱記錄等，需定期導(dǎo)出并核對。

（二）錄入要求

1.使用標(biāo)準(zhǔn)格式，如：文件名“YYYYMMDD-部門-事項”，例：“20231026-教務(wù)處-期中考試安排”。

2.字段填寫完整，避免錯別字或格式錯誤。

-通知公告需包含：發(fā)布日期、發(fā)布部門、標(biāo)題、正文、附件鏈接。

-數(shù)據(jù)統(tǒng)計需按“類別-指標(biāo)-數(shù)值”結(jié)構(gòu)錄入，如“學(xué)生人數(shù)-本科生-1500人”。

3.重要信息需雙人核對。

-電子郵件發(fā)送前，由收件人確認(rèn)附件內(nèi)容。

-重大決議需在系統(tǒng)中留痕，記錄核對人及時間。

三、信息處理與存儲

信息處理包括分類、篩選、匯總等步驟，存儲需符合安全規(guī)范。

（一）分類標(biāo)準(zhǔn)

1.按部門分類：如“教務(wù)處”“后勤部”“辦公室”。

-教務(wù)處：教學(xué)計劃、考試安排、成績數(shù)據(jù)。

-后勤部：物資采購、維修記錄、場地預(yù)定。

-辦公室：人事信息、會議記錄、行政文件。

2.按時效分類：如“緊急”“常規(guī)”“歸檔”。

-緊急：需在1小時內(nèi)處理的信息，如突發(fā)事件通知。

-常規(guī)：按周或月周期處理的信息，如考勤統(tǒng)計。

-歸檔：長期保存的文件，如年度報告、合同協(xié)議。

3.按性質(zhì)分類：如“通知”“報告”“數(shù)據(jù)統(tǒng)計”。

-通知：面向全體或特定群體的公告。

-報告：定期或?qū)ｍ椆ぷ骺偨Y(jié)，如月度工作報告。

-數(shù)據(jù)統(tǒng)計：量化分析結(jié)果，如學(xué)生出勤率圖表。

（二）存儲要求

1.紙質(zhì)文件：歸檔于指定檔案柜，標(biāo)注索引卡。

-檔案柜編號規(guī)則：“部門-編號”，如“辦公室-01”。

-索引卡需包含：文件名、日期、存放位置。

2.電子文件：存儲在加密服務(wù)器，定期備份。

-文件夾結(jié)構(gòu)：“根目錄/部門/年份/類別”，如“/教務(wù)處/2023/通知公告”。

-備份頻率：每周五全量備份，每日增量備份。

3.存儲周期：短期文件（1年）定期清理，長期文件（5年）轉(zhuǎn)交檔案室。

-清理流程：由信息管理員列出待刪除文件清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。

-檔案室交接：需填寫“檔案交接單”，記錄文件數(shù)量及狀態(tài)。

四、信息傳遞與使用

信息傳遞需遵循內(nèi)部審批流程，確保傳遞對象準(zhǔn)確。

（一）傳遞方式

1.電子傳遞：通過學(xué)校郵箱或辦公系統(tǒng)發(fā)送。

-郵件格式：標(biāo)題“【信息傳遞】+文件名”，正文注明收件人及目的。

-辦公系統(tǒng)流程：需填寫“信息發(fā)布申請單”，經(jīng)審批后發(fā)布。

2.紙質(zhì)傳遞：由專人遞送至指定部門。

-遞送清單：記錄文件名稱、接收部門、遞送人、簽收人。

-保密文件需雙人護(hù)送，并記錄簽收時間。

3.會議分發(fā)：提前準(zhǔn)備紙質(zhì)或電子版材料。

-紙質(zhì)材料：按參會人座位擺放，會后清點回收。

-電子材料：提前3天發(fā)送預(yù)覽版，確認(rèn)無誤后正式發(fā)布。

（二）使用權(quán)限

1.僅限授權(quán)人員訪問敏感信息。

-敏感信息定義：涉及財務(wù)數(shù)據(jù)、人事變動、校領(lǐng)導(dǎo)日程等。

-訪問申請：需填寫“信息訪問申請單”，經(jīng)信息管理員審核。

2.非工作需要不得復(fù)制或外傳。

-電子文件：禁止右鍵另存為，需通過系統(tǒng)導(dǎo)出功能。

-紙質(zhì)文件：復(fù)印需填寫“文件復(fù)印申請單”。

3.個人賬戶需定期更換密碼。

-密碼規(guī)則：必須包含大小寫字母、數(shù)字及特殊符號，長度≥8位。

-強(qiáng)制更換周期：每季度一次。

五、信息安全與保密

信息保密是信息管理的重點，需落實防泄露措施。

（一）保密措施

1.設(shè)置訪問權(quán)限，記錄操作日志。

-權(quán)限申請：部門負(fù)責(zé)人提交“權(quán)限申請表”，信息管理員配置。

-日志審