學(xué)校綜合辦公室會(huì)議議事規(guī)則一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室會(huì)議的議事流程，提高會(huì)議效率，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)則。

二、會(huì)議組織

（一）會(huì)議類(lèi)型

1.例會(huì)：每周召開(kāi)一次，總結(jié)近期工作，部署下階段任務(wù)。

2.專(zhuān)題會(huì)：根據(jù)實(shí)際需要，就特定事項(xiàng)臨時(shí)召集。

3.緊急會(huì)：遇重大事項(xiàng)或突發(fā)事件時(shí)，隨時(shí)召開(kāi)。

（二）參會(huì)人員

1.綜合辦公室全體成員必須參加例會(huì)。

2.專(zhuān)題會(huì)由相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及涉及人員參加。

3.緊急會(huì)根據(jù)需要確定參會(huì)范圍。

（三）會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)

1.例會(huì)時(shí)間：每周五下午3:00，地點(diǎn)：綜合辦公室會(huì)議室。

2.專(zhuān)題會(huì)及緊急會(huì)時(shí)間地點(diǎn)由召集人提前通知。

三、會(huì)議準(zhǔn)備

（一）議題提交

1.各部門(mén)需提前提交會(huì)議議題，內(nèi)容包括：事項(xiàng)背景、解決方案、預(yù)期目標(biāo)。

2.召集人審核議題，確認(rèn)可行性后列入會(huì)議議程。

（二）材料準(zhǔn)備

1.議題涉及的數(shù)據(jù)、報(bào)告等材料需提前整理完畢。

2.確保材料準(zhǔn)確無(wú)誤，格式統(tǒng)一。

（三）通知發(fā)布

1.召集人提前3天發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、議題。

2.參會(huì)人員收到通知后需確認(rèn)是否出席。

四、會(huì)議流程

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.檢查會(huì)議室設(shè)備（投影儀、音響等）是否正常。

2.準(zhǔn)備會(huì)議簽到表、筆等輔助用品。

（二）會(huì)議進(jìn)行

1.召集人主持開(kāi)場(chǎng)，介紹參會(huì)人員及會(huì)議議程。

2.按議程逐項(xiàng)討論，每個(gè)議題限時(shí)發(fā)言（每人不超過(guò)5分鐘）。

3.記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括決議事項(xiàng)及責(zé)任分工。

（三）會(huì)議結(jié)束

1.召集人總結(jié)發(fā)言，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)事項(xiàng)及完成時(shí)限。

2.參會(huì)人員確認(rèn)無(wú)遺漏后離場(chǎng)。

3.記錄員整理會(huì)議紀(jì)要，于會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至相關(guān)人員。

五、會(huì)議決議執(zhí)行

（一）責(zé)任分工

1.每項(xiàng)決議明確責(zé)任部門(mén)及負(fù)責(zé)人。

2.負(fù)責(zé)人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成工作。

（二）進(jìn)度跟蹤

1.每周五例會(huì)中，責(zé)任人匯報(bào)工作進(jìn)展。

2.召集人根據(jù)匯報(bào)情況調(diào)整后續(xù)安排。

（三）反饋機(jī)制

1.遇問(wèn)題及時(shí)向召集人反饋，協(xié)商解決方案。

2.完成后提交成果報(bào)告，存檔備查。

六、附則

（一）會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，不得無(wú)故缺席。

2.會(huì)議期間保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉。

3.未經(jīng)允許不得錄音錄像，涉密事項(xiàng)需額外審批。

（二）規(guī)則修訂

1.本規(guī)則由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2.每年評(píng)估一次，根據(jù)實(shí)際需求修訂完善。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室會(huì)議的議事流程，提高會(huì)議效率，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)則。本規(guī)則旨在明確會(huì)議的組織形式、參會(huì)人員、議事流程、決議執(zhí)行及紀(jì)律要求，旨在促進(jìn)綜合辦公室內(nèi)部及與其他部門(mén)的協(xié)同工作，保障學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的順暢。

二、會(huì)議組織

（一）會(huì)議類(lèi)型

1.**例會(huì)**：

例會(huì)是綜合辦公室常規(guī)性的會(huì)議形式，旨在定期總結(jié)工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)各部門(mén)事務(wù)，并部署新的工作任務(wù)。例會(huì)通常每周召開(kāi)一次，具體時(shí)間固定為每周五下午3:00，地點(diǎn)設(shè)在綜合辦公室會(huì)議室。例會(huì)的主要內(nèi)容包括但不限于：

(1)各部門(mén)工作匯報(bào)：各部門(mén)負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)要匯報(bào)上周工作完成情況、存在問(wèn)題及下周工作計(jì)劃。匯報(bào)內(nèi)容需簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，控制在3分鐘以內(nèi)。

(2)重點(diǎn)工作討論：針對(duì)學(xué)校近期重點(diǎn)推進(jìn)的事項(xiàng)進(jìn)行討論，明確責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。例如，若學(xué)校正在籌備一項(xiàng)大型活動(dòng)，會(huì)議將討論活動(dòng)方案、物資準(zhǔn)備、人員安排等具體事宜。

(3)信息共享：傳達(dá)學(xué)校或上級(jí)部門(mén)的重要通知、政策變動(dòng)等信息，確保各部門(mén)及時(shí)了解并落實(shí)。

(4)其他事項(xiàng)：處理臨時(shí)性工作安排或遺留問(wèn)題的討論。

2.**專(zhuān)題會(huì)**：

專(zhuān)題會(huì)是根據(jù)特定工作需求臨時(shí)召集的會(huì)議，旨在集中討論和解決某一特定問(wèn)題或項(xiàng)目。專(zhuān)題會(huì)的召開(kāi)由綜合辦公室負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際需要提議，并提前發(fā)布會(huì)議通知。專(zhuān)題會(huì)的參會(huì)人員通常包括與議題直接相關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等。例如，若學(xué)校需要優(yōu)化某項(xiàng)流程，將召集涉及該流程的各部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)，共同討論改進(jìn)方案。

(1)議題確定：提出專(zhuān)題會(huì)的具體議題，并附上相關(guān)背景資料、初步方案等，以便參會(huì)人員提前準(zhǔn)備。

(2)參會(huì)人員邀請(qǐng)：根據(jù)議題內(nèi)容，邀請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議效率。

(3)會(huì)議流程：專(zhuān)題會(huì)通常包括議題介紹、討論發(fā)言、方案制定、責(zé)任分工等環(huán)節(jié)。

3.**緊急會(huì)**：

緊急會(huì)是在學(xué)校遇到突發(fā)事件或緊急情況時(shí)臨時(shí)召集的會(huì)議，旨在快速響應(yīng)、協(xié)調(diào)資源、制定應(yīng)對(duì)措施。緊急會(huì)的召開(kāi)不受時(shí)間限制，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況決定。緊急會(huì)參會(huì)人員通常包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員。例如，若學(xué)校突然發(fā)生設(shè)備故障，將立即召集涉及后勤、技術(shù)等部門(mén)召開(kāi)緊急會(huì)，商討解決方案。

(1)緊急情況判斷：迅速評(píng)估事件的嚴(yán)重程度和影響范圍，決定是否召開(kāi)緊急會(huì)。

(2)參會(huì)人員確定：根據(jù)事件性質(zhì)，邀請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行緊急商議。

(3)快速?zèng)Q策：會(huì)議需迅速制定應(yīng)對(duì)方案，明確責(zé)任分工，并立即執(zhí)行。

（二）參會(huì)人員

1.**例會(huì)參會(huì)人員**：

綜合辦公室全體成員必須參加例會(huì)，確保信息同步和工作協(xié)調(diào)。如確有特殊情況無(wú)法參會(huì)，需提前向召集人請(qǐng)假，并安排好替會(huì)人員。

2.**專(zhuān)題會(huì)參會(huì)人員**：

專(zhuān)題會(huì)由相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及涉及人員參加。例如，若召開(kāi)關(guān)于“校園綠化養(yǎng)護(hù)”的專(zhuān)題會(huì)，參會(huì)人員可能包括后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人、綠化養(yǎng)護(hù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人、校園環(huán)境管理部門(mén)等。具體參會(huì)人員由提議部門(mén)確定，并提前通知相關(guān)人員。

3.**緊急會(huì)參會(huì)人員**：

緊急會(huì)根據(jù)需要確定參會(huì)范圍，通常包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員。例如，若發(fā)生校園安全事件，參會(huì)人員可能包括安保部門(mén)負(fù)責(zé)人、后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。

（三）會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)

1.**例會(huì)時(shí)間與地點(diǎn)**：

例會(huì)時(shí)間固定為每周五下午3:00，地點(diǎn)在綜合辦公室會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間通常為1.5小時(shí)，具體可根據(jù)議題多少進(jìn)行調(diào)整。

2.**專(zhuān)題會(huì)及緊急會(huì)時(shí)間地點(diǎn)**：

專(zhuān)題會(huì)及緊急會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)由召集人提前通知。專(zhuān)題會(huì)的時(shí)間根據(jù)議題復(fù)雜程度而定，通常為1-2小時(shí)。緊急會(huì)的時(shí)間不受限制，以快速解決問(wèn)題為原則。會(huì)議地點(diǎn)根據(jù)參會(huì)人數(shù)和議題性質(zhì)選擇，可在綜合辦公室會(huì)議室、學(xué)校多功能廳或其他適宜場(chǎng)所。

三、會(huì)議準(zhǔn)備

（一）議題提交

1.**議題內(nèi)容要求**：

各部門(mén)需提前提交會(huì)議議題，議題內(nèi)容應(yīng)包括以下要素：

(1)事項(xiàng)背景：簡(jiǎn)要介紹議題的起因、現(xiàn)狀及重要性。

(2)解決方案：提出初步的解決方案或改進(jìn)建議，包括具體措施、預(yù)期效果等。

(3)預(yù)期目標(biāo)：明確議題討論后的預(yù)期成果，如問(wèn)題解決、流程優(yōu)化、效率提升等。

(4)附件材料：如涉及數(shù)據(jù)、報(bào)告、圖表等，需作為附件提交，確保材料準(zhǔn)確、完整。

2.**議題提交流程**：

各部門(mén)在例會(huì)前3天將議題提交至綜合辦公室指定人員（如辦公室主任或會(huì)議記錄員），由其審核議題的必要性及完整性。審核通過(guò)后，議題將列入會(huì)議議程。

3.**議題優(yōu)先級(jí)**：

對(duì)于緊急或重要的議題，可標(biāo)注優(yōu)先級(jí)，確保在會(huì)議中優(yōu)先討論。例如，可將議題分為“高、中、低”三級(jí)，高優(yōu)先級(jí)議題將優(yōu)先安排討論。

（二）材料準(zhǔn)備

1.**數(shù)據(jù)與報(bào)告整理**：

議題涉及的數(shù)據(jù)、報(bào)告等材料需提前整理完畢，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和報(bào)告的邏輯性。例如，若議題涉及“學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用情況”，需提前準(zhǔn)備經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)表、預(yù)算對(duì)比表等。

2.**圖表與演示文稿**：

對(duì)于涉及較多數(shù)據(jù)的議題，可制作圖表或演示文稿（如PPT），以便更直觀地展示信息。例如，可將“校園綠化養(yǎng)護(hù)成本分析”制作成柱狀圖或折線圖，清晰展示不同區(qū)域的養(yǎng)護(hù)成本。

3.**材料審核**：

材料準(zhǔn)備完成后，需由部門(mén)負(fù)責(zé)人或綜合辦公室指定人員進(jìn)行審核，確保內(nèi)容無(wú)誤、格式統(tǒng)一。例如，所有提交的材料均需使用學(xué)校規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，并標(biāo)注部門(mén)名稱、日期等信息。

（三）通知發(fā)布

1.**會(huì)議通知內(nèi)容**：

會(huì)議通知應(yīng)包含以下信息：

(1)會(huì)議類(lèi)型：例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)或緊急會(huì)。

(2)會(huì)議時(shí)間：具體日期和時(shí)間。

(3)會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議室名稱或地址。

(4)會(huì)議議題：列出主要討論事項(xiàng)。

(5)參會(huì)人員：明確要求參會(huì)的人員或部門(mén)。

(6)其他要求：如需提前準(zhǔn)備材料、攜帶特定文件等。

2.**通知發(fā)布方式**：

會(huì)議通知可通過(guò)以下方式發(fā)布：

(1)內(nèi)部郵件：發(fā)送至各部門(mén)郵箱，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。

(2)即時(shí)通訊工具：通過(guò)企業(yè)微信、釘釘?shù)裙ぞ甙l(fā)布通知，并提醒參會(huì)人員查收。

(3)紙質(zhì)通知：對(duì)于重要會(huì)議，可張貼紙質(zhì)通知在公告欄，并提醒相關(guān)部門(mén)傳達(dá)。

3.**參會(huì)確認(rèn)**：

參會(huì)人員收到通知后需確認(rèn)是否出席，可通過(guò)回復(fù)郵件、即時(shí)通訊工具或直接聯(lián)系召集人等方式確認(rèn)。如無(wú)法參會(huì)，需提前告知替代人員。

四、會(huì)議流程

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.**會(huì)議室布置**：

(1)提前檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常工作，包括投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)修。

(2)準(zhǔn)備會(huì)議所需物資，如簽到表、筆、紙、飲用水等。確保物資充足且擺放整齊。

(3)檢查會(huì)議室環(huán)境，確保整潔、安靜，適合開(kāi)會(huì)。如需空調(diào)或燈光調(diào)節(jié)，提前設(shè)置好。

2.**參會(huì)人員簽到**：

(1)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到，記錄參會(huì)人員姓名、部門(mén)等信息。

(2)如有替會(huì)人員，需在簽到表上注明，并確保其了解會(huì)議內(nèi)容。

3.**會(huì)議材料分發(fā)**：

(1)如有會(huì)議材料，提前分發(fā)給參會(huì)人員?？商崆胺胖迷跁?huì)議桌上，或由專(zhuān)人分發(fā)。

(2)確保每位參會(huì)人員都收到所需材料，并了解材料內(nèi)容。

（二）會(huì)議進(jìn)行

1.**開(kāi)場(chǎng)白**：

(1)召集人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹參會(huì)人員及會(huì)議議程。

(2)強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，如準(zhǔn)時(shí)參會(huì)、手機(jī)靜音、積極參與討論等。

2.**議題討論**：

(1)按照會(huì)議議程逐項(xiàng)討論，每個(gè)議題由提議部門(mén)或負(fù)責(zé)人主持。

(2)主持人簡(jiǎn)要介紹議題背景和目標(biāo)，引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言。

(3)參會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行討論，每人發(fā)言時(shí)間控制在5分鐘以內(nèi)，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

(4)對(duì)于重要議題，可進(jìn)行分組討論，每個(gè)小組選出代表發(fā)言，以提高討論效率。

3.**決議形成**：

(1)對(duì)于需要形成決議的議題，由召集人或主持人總結(jié)討論結(jié)果，明確決議內(nèi)容。

(2)召集參會(huì)人員確認(rèn)決議內(nèi)容，確保無(wú)遺漏或誤解。

(3)對(duì)于有爭(zhēng)議的議題，可暫緩討論，會(huì)后進(jìn)一步研究，下次會(huì)議再議。

4.**會(huì)議記錄**：

(1)記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、完成時(shí)限等。

(2)記錄需清晰、準(zhǔn)確，避免遺漏重要信息。

(3)如有電子設(shè)備，可同步進(jìn)行錄音或錄像，但需提前通知參會(huì)人員。

（三）會(huì)議結(jié)束

1.**總結(jié)發(fā)言**：

(1)召集人總結(jié)會(huì)議成果，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)事項(xiàng)及完成時(shí)限。

(2)對(duì)于需要跟進(jìn)的事項(xiàng)，明確責(zé)任部門(mén)和負(fù)責(zé)人。

2.**參會(huì)確認(rèn)**：

(1)參會(huì)人員確認(rèn)無(wú)遺漏后離場(chǎng)。

(2)如有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步討論，可會(huì)后與召集人或主持人溝通。

3.**會(huì)議紀(jì)要整理**：

(1)記錄員整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題討論情況、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工等。

(2)會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至相關(guān)人員，確保信息及時(shí)傳達(dá)。

(3)會(huì)議紀(jì)要存檔備查，作為后續(xù)工作的重要參考。

五、會(huì)議決議執(zhí)行

（一）責(zé)任分工

1.**明確責(zé)任部門(mén)**：

對(duì)于會(huì)議形成的決議，需明確責(zé)任部門(mén)，確保每項(xiàng)任務(wù)都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。例如，若決議“優(yōu)化學(xué)生活動(dòng)報(bào)名流程”，責(zé)任部門(mén)可能是學(xué)生事務(wù)部或信息技術(shù)部。

2.**明確負(fù)責(zé)人**：

在責(zé)任部門(mén)內(nèi)部，明確具體負(fù)責(zé)人，確保任務(wù)落實(shí)到位。例如，學(xué)生事務(wù)部指定一名副總監(jiān)作為負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)推動(dòng)流程優(yōu)化工作。

3.**制定工作計(jì)劃**：

負(fù)責(zé)人需根據(jù)決議內(nèi)容，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，包括具體步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、所需資源等。例如，信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人可制定以下工作計(jì)劃：

(1)第一周：調(diào)研現(xiàn)有報(bào)名流程，收集學(xué)生反饋。

(2)第二周：設(shè)計(jì)新的報(bào)名系統(tǒng)原型，組織內(nèi)部測(cè)試。

(3)第三周：邀請(qǐng)學(xué)生代表進(jìn)行試用，收集意見(jiàn)并優(yōu)化系統(tǒng)。

(4)第四周：正式上線新系統(tǒng)，并提供培訓(xùn)支持。

（二）進(jìn)度跟蹤

1.**定期匯報(bào)**：

負(fù)責(zé)人需定期向召集人匯報(bào)工作進(jìn)展，匯報(bào)頻率根據(jù)任務(wù)復(fù)雜程度而定，可為每周或每?jī)芍芤淮?。匯報(bào)內(nèi)容包括：

(1)已完成的工作：列出已完成的具體任務(wù)和成果。

(2)遇到的問(wèn)題：描述工作中遇到的困難和挑戰(zhàn)。

(3)下一步計(jì)劃：說(shuō)明后續(xù)工作安排和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2.**會(huì)議匯報(bào)**：

在例會(huì)中，責(zé)任人匯報(bào)工作進(jìn)展，其他部門(mén)可提供支持和建議。例如，信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人在例會(huì)上匯報(bào)新報(bào)名系統(tǒng)開(kāi)發(fā)進(jìn)度，后勤部門(mén)可提供必要的場(chǎng)地和技術(shù)支持。

3.**調(diào)整優(yōu)化**：

根據(jù)匯報(bào)情況，召集人可調(diào)整后續(xù)安排，優(yōu)化資源配置，確保任務(wù)按時(shí)完成。例如，若發(fā)現(xiàn)某個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)度滯后，可增加人力或調(diào)整計(jì)劃，加快進(jìn)度。

（三）反饋機(jī)制

1.**問(wèn)題反饋**：

遇到問(wèn)題時(shí)，責(zé)任人需及時(shí)向召集人反饋，協(xié)商解決方案。例如，若新報(bào)名系統(tǒng)開(kāi)發(fā)遇到技術(shù)難題，信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人需立即向召集人匯報(bào)，共同商討解決方案。

2.**成果反饋**：

任務(wù)完成后，責(zé)任人需提交成果報(bào)告，供召集人和相關(guān)部門(mén)審核。例如，新報(bào)名系統(tǒng)上線后，信息技術(shù)部提交系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告和用戶反饋，供學(xué)生事務(wù)部和學(xué)生代表參考。

3.**存檔備查**：

成果報(bào)告需存檔備查，作為后續(xù)工作的重要參考。例如，學(xué)生事務(wù)部將新報(bào)名系統(tǒng)的測(cè)試報(bào)告和用戶反饋存檔，作為未來(lái)優(yōu)化的依據(jù)。

六、附則

（一）會(huì)議紀(jì)律

1.**準(zhǔn)時(shí)參會(huì)**：

參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，不得無(wú)故遲到、早退或缺席。如確有特殊情況，需提前向召集人請(qǐng)假，并安排好替會(huì)人員。

2.**手機(jī)管理**：

會(huì)議期間保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，不得接打電話或發(fā)送信息。如需使用手機(jī)，需提前向召集人申請(qǐng)。

3.**會(huì)議記錄**：

記錄員需認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、完整。如有疑問(wèn)，可隨時(shí)向發(fā)言人確認(rèn)。

4.**保密要求**：

對(duì)于涉密議題，參會(huì)人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得外泄會(huì)議內(nèi)容。例如，若會(huì)議討論學(xué)校內(nèi)部的人事變動(dòng)，參會(huì)人員需確保信息不被泄露。

5.**積極參與**：

參會(huì)人員需積極參與討論，提出建設(shè)性意見(jiàn)，共同推動(dòng)工作進(jìn)展。不得私下議論或打斷他人發(fā)言。

（二）規(guī)則修訂

1.**解釋權(quán)**：

本規(guī)則由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)_保規(guī)則的合理性和可操作性。

2.**評(píng)估與修訂**：

綜合辦公室每年對(duì)會(huì)議規(guī)則進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際需求修訂完善。例如，若發(fā)現(xiàn)規(guī)則中存在不合理之處，可收集參會(huì)人員的反饋意見(jiàn)，進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

3.**發(fā)布與執(zhí)行**：

修訂后的規(guī)則需發(fā)布至全體參會(huì)人員，并確保有效執(zhí)行?？赏ㄟ^(guò)內(nèi)部郵件、公告欄、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)布，并提醒相關(guān)人員遵守。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室會(huì)議的議事流程，提高會(huì)議效率，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)則。

二、會(huì)議組織

（一）會(huì)議類(lèi)型

1.例會(huì)：每周召開(kāi)一次，總結(jié)近期工作，部署下階段任務(wù)。

2.專(zhuān)題會(huì)：根據(jù)實(shí)際需要，就特定事項(xiàng)臨時(shí)召集。

3.緊急會(huì)：遇重大事項(xiàng)或突發(fā)事件時(shí)，隨時(shí)召開(kāi)。

（二）參會(huì)人員

1.綜合辦公室全體成員必須參加例會(huì)。

2.專(zhuān)題會(huì)由相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及涉及人員參加。

3.緊急會(huì)根據(jù)需要確定參會(huì)范圍。

（三）會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)

1.例會(huì)時(shí)間：每周五下午3:00，地點(diǎn)：綜合辦公室會(huì)議室。

2.專(zhuān)題會(huì)及緊急會(huì)時(shí)間地點(diǎn)由召集人提前通知。

三、會(huì)議準(zhǔn)備

（一）議題提交

1.各部門(mén)需提前提交會(huì)議議題，內(nèi)容包括：事項(xiàng)背景、解決方案、預(yù)期目標(biāo)。

2.召集人審核議題，確認(rèn)可行性后列入會(huì)議議程。

（二）材料準(zhǔn)備

1.議題涉及的數(shù)據(jù)、報(bào)告等材料需提前整理完畢。

2.確保材料準(zhǔn)確無(wú)誤，格式統(tǒng)一。

（三）通知發(fā)布

1.召集人提前3天發(fā)布會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、議題。

2.參會(huì)人員收到通知后需確認(rèn)是否出席。

四、會(huì)議流程

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.檢查會(huì)議室設(shè)備（投影儀、音響等）是否正常。

2.準(zhǔn)備會(huì)議簽到表、筆等輔助用品。

（二）會(huì)議進(jìn)行

1.召集人主持開(kāi)場(chǎng)，介紹參會(huì)人員及會(huì)議議程。

2.按議程逐項(xiàng)討論，每個(gè)議題限時(shí)發(fā)言（每人不超過(guò)5分鐘）。

3.記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括決議事項(xiàng)及責(zé)任分工。

（三）會(huì)議結(jié)束

1.召集人總結(jié)發(fā)言，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)事項(xiàng)及完成時(shí)限。

2.參會(huì)人員確認(rèn)無(wú)遺漏后離場(chǎng)。

3.記錄員整理會(huì)議紀(jì)要，于會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至相關(guān)人員。

五、會(huì)議決議執(zhí)行

（一）責(zé)任分工

1.每項(xiàng)決議明確責(zé)任部門(mén)及負(fù)責(zé)人。

2.負(fù)責(zé)人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成工作。

（二）進(jìn)度跟蹤

1.每周五例會(huì)中，責(zé)任人匯報(bào)工作進(jìn)展。

2.召集人根據(jù)匯報(bào)情況調(diào)整后續(xù)安排。

（三）反饋機(jī)制

1.遇問(wèn)題及時(shí)向召集人反饋，協(xié)商解決方案。

2.完成后提交成果報(bào)告，存檔備查。

六、附則

（一）會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，不得無(wú)故缺席。

2.會(huì)議期間保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉。

3.未經(jīng)允許不得錄音錄像，涉密事項(xiàng)需額外審批。

（二）規(guī)則修訂

1.本規(guī)則由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2.每年評(píng)估一次，根據(jù)實(shí)際需求修訂完善。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室會(huì)議的議事流程，提高會(huì)議效率，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)則。本規(guī)則旨在明確會(huì)議的組織形式、參會(huì)人員、議事流程、決議執(zhí)行及紀(jì)律要求，旨在促進(jìn)綜合辦公室內(nèi)部及與其他部門(mén)的協(xié)同工作，保障學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的順暢。

二、會(huì)議組織

（一）會(huì)議類(lèi)型

1.**例會(huì)**：

例會(huì)是綜合辦公室常規(guī)性的會(huì)議形式，旨在定期總結(jié)工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)各部門(mén)事務(wù)，并部署新的工作任務(wù)。例會(huì)通常每周召開(kāi)一次，具體時(shí)間固定為每周五下午3:00，地點(diǎn)設(shè)在綜合辦公室會(huì)議室。例會(huì)的主要內(nèi)容包括但不限于：

(1)各部門(mén)工作匯報(bào)：各部門(mén)負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)要匯報(bào)上周工作完成情況、存在問(wèn)題及下周工作計(jì)劃。匯報(bào)內(nèi)容需簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，控制在3分鐘以內(nèi)。

(2)重點(diǎn)工作討論：針對(duì)學(xué)校近期重點(diǎn)推進(jìn)的事項(xiàng)進(jìn)行討論，明確責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。例如，若學(xué)校正在籌備一項(xiàng)大型活動(dòng)，會(huì)議將討論活動(dòng)方案、物資準(zhǔn)備、人員安排等具體事宜。

(3)信息共享：傳達(dá)學(xué)?；蛏霞?jí)部門(mén)的重要通知、政策變動(dòng)等信息，確保各部門(mén)及時(shí)了解并落實(shí)。

(4)其他事項(xiàng)：處理臨時(shí)性工作安排或遺留問(wèn)題的討論。

2.**專(zhuān)題會(huì)**：

專(zhuān)題會(huì)是根據(jù)特定工作需求臨時(shí)召集的會(huì)議，旨在集中討論和解決某一特定問(wèn)題或項(xiàng)目。專(zhuān)題會(huì)的召開(kāi)由綜合辦公室負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際需要提議，并提前發(fā)布會(huì)議通知。專(zhuān)題會(huì)的參會(huì)人員通常包括與議題直接相關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等。例如，若學(xué)校需要優(yōu)化某項(xiàng)流程，將召集涉及該流程的各部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)，共同討論改進(jìn)方案。

(1)議題確定：提出專(zhuān)題會(huì)的具體議題，并附上相關(guān)背景資料、初步方案等，以便參會(huì)人員提前準(zhǔn)備。

(2)參會(huì)人員邀請(qǐng)：根據(jù)議題內(nèi)容，邀請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議效率。

(3)會(huì)議流程：專(zhuān)題會(huì)通常包括議題介紹、討論發(fā)言、方案制定、責(zé)任分工等環(huán)節(jié)。

3.**緊急會(huì)**：

緊急會(huì)是在學(xué)校遇到突發(fā)事件或緊急情況時(shí)臨時(shí)召集的會(huì)議，旨在快速響應(yīng)、協(xié)調(diào)資源、制定應(yīng)對(duì)措施。緊急會(huì)的召開(kāi)不受時(shí)間限制，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況決定。緊急會(huì)參會(huì)人員通常包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員。例如，若學(xué)校突然發(fā)生設(shè)備故障，將立即召集涉及后勤、技術(shù)等部門(mén)召開(kāi)緊急會(huì)，商討解決方案。

(1)緊急情況判斷：迅速評(píng)估事件的嚴(yán)重程度和影響范圍，決定是否召開(kāi)緊急會(huì)。

(2)參會(huì)人員確定：根據(jù)事件性質(zhì)，邀請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行緊急商議。

(3)快速?zèng)Q策：會(huì)議需迅速制定應(yīng)對(duì)方案，明確責(zé)任分工，并立即執(zhí)行。

（二）參會(huì)人員

1.**例會(huì)參會(huì)人員**：

綜合辦公室全體成員必須參加例會(huì)，確保信息同步和工作協(xié)調(diào)。如確有特殊情況無(wú)法參會(huì)，需提前向召集人請(qǐng)假，并安排好替會(huì)人員。

2.**專(zhuān)題會(huì)參會(huì)人員**：

專(zhuān)題會(huì)由相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及涉及人員參加。例如，若召開(kāi)關(guān)于“校園綠化養(yǎng)護(hù)”的專(zhuān)題會(huì)，參會(huì)人員可能包括后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人、綠化養(yǎng)護(hù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人、校園環(huán)境管理部門(mén)等。具體參會(huì)人員由提議部門(mén)確定，并提前通知相關(guān)人員。

3.**緊急會(huì)參會(huì)人員**：

緊急會(huì)根據(jù)需要確定參會(huì)范圍，通常包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員。例如，若發(fā)生校園安全事件，參會(huì)人員可能包括安保部門(mén)負(fù)責(zé)人、后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。

（三）會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)

1.**例會(huì)時(shí)間與地點(diǎn)**：

例會(huì)時(shí)間固定為每周五下午3:00，地點(diǎn)在綜合辦公室會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間通常為1.5小時(shí)，具體可根據(jù)議題多少進(jìn)行調(diào)整。

2.**專(zhuān)題會(huì)及緊急會(huì)時(shí)間地點(diǎn)**：

專(zhuān)題會(huì)及緊急會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)由召集人提前通知。專(zhuān)題會(huì)的時(shí)間根據(jù)議題復(fù)雜程度而定，通常為1-2小時(shí)。緊急會(huì)的時(shí)間不受限制，以快速解決問(wèn)題為原則。會(huì)議地點(diǎn)根據(jù)參會(huì)人數(shù)和議題性質(zhì)選擇，可在綜合辦公室會(huì)議室、學(xué)校多功能廳或其他適宜場(chǎng)所。

三、會(huì)議準(zhǔn)備

（一）議題提交

1.**議題內(nèi)容要求**：

各部門(mén)需提前提交會(huì)議議題，議題內(nèi)容應(yīng)包括以下要素：

(1)事項(xiàng)背景：簡(jiǎn)要介紹議題的起因、現(xiàn)狀及重要性。

(2)解決方案：提出初步的解決方案或改進(jìn)建議，包括具體措施、預(yù)期效果等。

(3)預(yù)期目標(biāo)：明確議題討論后的預(yù)期成果，如問(wèn)題解決、流程優(yōu)化、效率提升等。

(4)附件材料：如涉及數(shù)據(jù)、報(bào)告、圖表等，需作為附件提交，確保材料準(zhǔn)確、完整。

2.**議題提交流程**：

各部門(mén)在例會(huì)前3天將議題提交至綜合辦公室指定人員（如辦公室主任或會(huì)議記錄員），由其審核議題的必要性及完整性。審核通過(guò)后，議題將列入會(huì)議議程。

3.**議題優(yōu)先級(jí)**：

對(duì)于緊急或重要的議題，可標(biāo)注優(yōu)先級(jí)，確保在會(huì)議中優(yōu)先討論。例如，可將議題分為“高、中、低”三級(jí)，高優(yōu)先級(jí)議題將優(yōu)先安排討論。

（二）材料準(zhǔn)備

1.**數(shù)據(jù)與報(bào)告整理**：

議題涉及的數(shù)據(jù)、報(bào)告等材料需提前整理完畢，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和報(bào)告的邏輯性。例如，若議題涉及“學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用情況”，需提前準(zhǔn)備經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)表、預(yù)算對(duì)比表等。

2.**圖表與演示文稿**：

對(duì)于涉及較多數(shù)據(jù)的議題，可制作圖表或演示文稿（如PPT），以便更直觀地展示信息。例如，可將“校園綠化養(yǎng)護(hù)成本分析”制作成柱狀圖或折線圖，清晰展示不同區(qū)域的養(yǎng)護(hù)成本。

3.**材料審核**：

材料準(zhǔn)備完成后，需由部門(mén)負(fù)責(zé)人或綜合辦公室指定人員進(jìn)行審核，確保內(nèi)容無(wú)誤、格式統(tǒng)一。例如，所有提交的材料均需使用學(xué)校規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，并標(biāo)注部門(mén)名稱、日期等信息。

（三）通知發(fā)布

1.**會(huì)議通知內(nèi)容**：

會(huì)議通知應(yīng)包含以下信息：

(1)會(huì)議類(lèi)型：例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)或緊急會(huì)。

(2)會(huì)議時(shí)間：具體日期和時(shí)間。

(3)會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議室名稱或地址。

(4)會(huì)議議題：列出主要討論事項(xiàng)。

(5)參會(huì)人員：明確要求參會(huì)的人員或部門(mén)。

(6)其他要求：如需提前準(zhǔn)備材料、攜帶特定文件等。

2.**通知發(fā)布方式**：

會(huì)議通知可通過(guò)以下方式發(fā)布：

(1)內(nèi)部郵件：發(fā)送至各部門(mén)郵箱，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。

(2)即時(shí)通訊工具：通過(guò)企業(yè)微信、釘釘?shù)裙ぞ甙l(fā)布通知，并提醒參會(huì)人員查收。

(3)紙質(zhì)通知：對(duì)于重要會(huì)議，可張貼紙質(zhì)通知在公告欄，并提醒相關(guān)部門(mén)傳達(dá)。

3.**參會(huì)確認(rèn)**：

參會(huì)人員收到通知后需確認(rèn)是否出席，可通過(guò)回復(fù)郵件、即時(shí)通訊工具或直接聯(lián)系召集人等方式確認(rèn)。如無(wú)法參會(huì)，需提前告知替代人員。

四、會(huì)議流程

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.**會(huì)議室布置**：

(1)提前檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常工作，包括投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)修。

(2)準(zhǔn)備會(huì)議所需物資，如簽到表、筆、紙、飲用水等。確保物資充足且擺放整齊。

(3)檢查會(huì)議室環(huán)境，確保整潔、安靜，適合開(kāi)會(huì)。如需空調(diào)或燈光調(diào)節(jié)，提前設(shè)置好。

2.**參會(huì)人員簽到**：

(1)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到，記錄參會(huì)人員姓名、部門(mén)等信息。

(2)如有替會(huì)人員，需在簽到表上注明，并確保其了解會(huì)議內(nèi)容。

3.**會(huì)議材料分發(fā)**：

(1)如有會(huì)議材料，提前分發(fā)給參會(huì)人員?？商崆胺胖迷跁?huì)議桌上，或由專(zhuān)人分發(fā)。

(2)確保每位參會(huì)人員都收到所需材料，并了解材料內(nèi)容。

（二）會(huì)議進(jìn)行

1.**開(kāi)場(chǎng)白**：

(1)召集人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹參會(huì)人員及會(huì)議議程。

(2)強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，如準(zhǔn)時(shí)參會(huì)、手機(jī)靜音、積極參與討論等。

2.**議題討論**：

(1)按照會(huì)議議程逐項(xiàng)討論，每個(gè)議題由提議部門(mén)或負(fù)責(zé)人主持。

(2)主持人簡(jiǎn)要介紹議題背景和目標(biāo)，引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言。

(3)參會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行討論，每人發(fā)言時(shí)間控制在5分鐘以內(nèi)，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

(4)對(duì)于重要議題，可進(jìn)行分組討論，每個(gè)小組選出代表發(fā)言，以提高討論效率。

3.**決議形成**：

(1)對(duì)于需要形成決議的議題，由召集人或主持人總結(jié)討論結(jié)果，明確決議內(nèi)容。

(2)召集參會(huì)人員確認(rèn)決議內(nèi)容，確保無(wú)遺漏或誤解。

(3)對(duì)于有爭(zhēng)議的議題，可暫緩討論，會(huì)后進(jìn)一步研究，下次會(huì)議再議。

4.**會(huì)議記錄**：

(1)記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、完成時(shí)限等。

(2)記錄需清晰、準(zhǔn)確，避免遺漏重要信息。

(3)如有電子設(shè)備，可同步進(jìn)行錄音或錄像，但需提前通知參會(huì)人員。

（三）會(huì)議結(jié)束

1.**總結(jié)發(fā)言**：

(1)召集人總結(jié)會(huì)議成果，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)事項(xiàng)及完成時(shí)限。

(2)對(duì)于需要跟進(jìn)的事項(xiàng)，明確責(zé)任部門(mén)和負(fù)責(zé)人。

2.**參會(huì)確認(rèn)**：

(1)參會(huì)人員確認(rèn)無(wú)遺漏后離場(chǎng)。

(2)如有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步討論，可會(huì)后與召集人或主持人溝通。

3.**會(huì)議紀(jì)要整理**：

(1)記錄員整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題討論情況、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工等。

(2)會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至相關(guān)人員，確保信息及時(shí)傳達(dá)。

(3)會(huì)議紀(jì)要存檔備查，作為后續(xù)工作的重要參考。

五、會(huì)議決議執(zhí)行

（一）責(zé)任分工

1.**明確責(zé)任部門(mén)**：

對(duì)于會(huì)議形成的決議，需明確責(zé)任部門(mén)，確保每項(xiàng)任務(wù)都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。例如，若決議“優(yōu)化學(xué)生活動(dòng)報(bào)名流程”，責(zé)任部門(mén)可能是學(xué)生事務(wù)部或信息技術(shù)部。

2.**明確負(fù)責(zé)人**：

在責(zé)任部門(mén)內(nèi)部，明確具體負(fù)責(zé)人，確保任務(wù)落實(shí)到位。例如，學(xué)生事務(wù)部指定一名副總監(jiān)作為負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)推動(dòng)流程優(yōu)化工作。

3.**制定工作計(jì)劃**：

負(fù)責(zé)人需根據(jù)決議內(nèi)容，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，包括具體步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、所需資源等。例如，信息技術(shù)部負(fù)責(zé)